事業(yè)單位檔案數字化管理探究

王晶

【摘要】事業(yè)單位對于數字化檔案管理模式的使用，是當前對于科學技術應用的最佳表現(xiàn)，也成為事業(yè)單位實施檔案管理的主要手段。至此，找到事業(yè)單位檔案數字化管理的有效途徑，才能夠利用檔案的有效管理，推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

【關鍵詞】事業(yè)單位;檔案;數字化;管理

在事業(yè)單位管理中，檔案管理作為重要組成部分，對于促進事業(yè)單位高效運轉有著重要的推動作用。在電子信息技術和網絡技術不斷發(fā)展的今天，檔案數字化管理模式在事業(yè)單位的檔案管理事務中得到廣泛的使用。但是因為各種原因的影響，事業(yè)單位的檔案數字化管理會存在一定的問題，這就需要合理分析，找準有效途徑，最終幫助事業(yè)單位更好地開展檔案數字化管理。

一、事業(yè)單位檔案數字化管理的意義

（一）滿足檔案使用需要。數字化管理的實施，主要是利用信息系統(tǒng)來推動檔案管理，這樣就可以在檔案管理之中融入網絡化、信息化、智能化以及個性化的理念，也可以合理借助云計算、大數據平臺來做好檔案數據信息的處理，進而滿足事業(yè)單位對于檔案資源實際的使用要求。伴隨著事業(yè)單位改革的持續(xù)深入，檔案管理工作也從原本的傳統(tǒng)檔案保管逐漸朝著開放性的檔案資源體系建設發(fā)展。檔案管理需要注重對于完善管理體系的形成，強調檔案資源的實際使用價值，進而滿足各個事業(yè)單位以及大眾對于公共信息調閱與使用的要求。

（二）提高檔案運行效率。新時期，事業(yè)單位開展檔案數字化管理，能夠實現(xiàn)檔案管理工作效率的提升，有效克服紙質檔案管理弊端，這樣就可以實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化，從而滿足建設戰(zhàn)略、管理設備、人力資源對應的優(yōu)化配置處理。對于檔案室的發(fā)展，有利于對龐大檔案信息量的處理。通過數字化的管理措施，在滿足工作效率提升的同時，也可以滿足管理成本的降低，最終形成相應的運行管理體系，從而在實現(xiàn)上級行政機構服務、社會公益服務方面可以實現(xiàn)彼此的聯(lián)系，最終達到人民群眾、機關的檔案需求，在管理壓力降低的同時，可以實現(xiàn)檔案管理有效性的全面提高，最終推動檔案事業(yè)高速運轉。

二、事業(yè)單位檔案管理數字化管理的有效措施

（一）確立準確的工作重點。針對事業(yè)單位檔案數字化管理，還需要明確其工作目標和工作重心。讓檔案管理工作能夠圍繞對應的目標來快速有效實施。伴隨著市場經濟的持續(xù)進步，網絡得到廣泛的使用，在工作重心不變的情況下，提升工作效率，需要事業(yè)單位在工作模式和方法上進行適當的轉變。尤其是考慮到檔案管理的特性要求，檔案工作需要進行高效化、精確化以及高質量化的執(zhí)行。通過信息技術工具，從而掌握這一部分特點，也可實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化處理。所以，事業(yè)單位需要明確工作重點，能夠落實檔案管理重點，推動數字化建設，從而提升信息服務水平。

（二）建立檔案數字化管理系統(tǒng)。建立事業(yè)單位數字化檔案管理體系，可以實現(xiàn)管理效率的全面提升。在現(xiàn)階段，檔案管理是否可以滿足高效、便捷信息服務的要求，成為產出效益衡量的重要指標之一。在具體的操作中，應該注重提升檔案管理效率，能夠迎合社會的發(fā)展，匹配人民群眾的需求，從而實現(xiàn)管理系統(tǒng)的優(yōu)化調節(jié)，迎合數字化建設需求，并且考慮到檔案管理本身不是一成不變地開展檔案的收集與記錄，開展檔案管理的數字化建設，就是為了將原本“重藏輕用”的管理理念打破。雖然檔案管理必須要有收集、記錄與檔案資源加工，但是利用數字化檔案建設的有效運行，不僅可以滿足檔案管理工作效率的提升，同時也能夠實現(xiàn)檔案價值的挖掘，最終將檔案的社會效益完全發(fā)揮出來。數字化檔案管理系統(tǒng)對于檔案價值的發(fā)揮產生了重要的推動作用，管理系統(tǒng)主要是通過合理的分類處理，要求其條理明晰，具有一定的指向性和針對性，同時，在輸入輸出上也需要實現(xiàn)信息的對稱處理，讓彼此相互銜接起來。對于檔案數字化管理系統(tǒng)的完善，還需要對號其屬性針對性設置。對于一般檔案資料，主要是利用數字化管理系統(tǒng)來滿足共享。針對內部員工，在登錄之后，就可以查閱相關的檔案資料，也可以提供下載需求。資源本身是互通的，共享的，這樣可以實現(xiàn)工作效率的提高，同時也可以減少不必要的浪費。對于有機密性要求的檔案資料，還需要落實其加密管理，能夠指派專業(yè)的人員進行處理。機密檔案，還需要通過系統(tǒng)的升級，落實其安全與維護，這樣才可以防范外泄的情況出現(xiàn)。

（三）完善檔案管理安全保密制度。針對事業(yè)單位檔案管理，無論是組織文件，還是個人信息，都要求保密，一旦信息泄露，可能會對檔案所有者帶來一定的影響與危害。所以，在具體的管理環(huán)節(jié)之中，合理有效的安全保密制度是不可缺少的。第一，不同的檔案，其對應的檔案保密的等級是存在一定差異的，同時，在實際的使用之中，還應該配套其管理權限，這樣才能夠保障信息的安全性不受任何的影響。第二，檔案管理人員應該具有保密意識和安全意識，能夠在需求的時候，打開需要的具體信息。第三，完善檔案和系統(tǒng)的加密處理，同時做好定期的檢查和維護，這樣才可以將隱患及時消除掉，確保檔案信息本身的安全性。

（四）增強人才培養(yǎng)力度。無論是哪一個領域，或者某一項工作，人才都是重要的資源，同樣，檔案數字化建設也需要人才的支撐，并且還需要一定數量和質量的人才作為基礎。身為檔案管理人員，不僅需要詳細了解本職工作，同時還需要具有較高的計算機技術水平，能夠靈活使用計算機來開展對應的業(yè)務活動。作為事業(yè)單位，需要加大對于人才的培育力度，向相關工作人員傳授檔案數字化建設以及管理先進知識和技術，能夠出色完成崗位工作，以此來推動檔案信息化管理的有效實施。同時，事業(yè)單位還應該注重檔案管理人員職業(yè)道德方面的教育，努力提升其道德水平，持續(xù)增強奉獻精神，這樣才可以讓工作人員憑借積極的心態(tài)、飽滿的熱情，投入到實踐工作中去，以此來迎接各項挑戰(zhàn)，能夠心甘情愿、踏踏實實做好檔案的歸檔、利用、保管等相應的工作，為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展貢獻自己的力量。

三、結語

總而言之，事業(yè)單位檔案數字化管理對于重要資料的保存，對于信息的篩選查閱等方面都發(fā)揮了重要的作用。在技術逐漸成熟的今天，隨著事業(yè)單位的重視與投入，檔案數字化管理能夠直接步入全新的階段。針對檔案數字化管理可能存在的問題，事業(yè)單位本身也能夠提高其對應的認識，能夠采取科學合理的策略來持續(xù)優(yōu)化，這樣就可以滿足檔案管理和利用效率的提升，在保證檔案安全性的同時，也可以推動事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展，最終成為合格的服務型單位。

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