檔案精細(xì)化管理模式構(gòu)建思路

趙哲

【摘要】本文從檔案的精細(xì)化管理模式構(gòu)建意義展開(kāi)分析，并以此為依據(jù)，提出創(chuàng)新精細(xì)化管理理念、明確崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、提升檔案管理人員的綜合能力等措施。希望事業(yè)單位能夠編制長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)，加強(qiáng)檔案的精細(xì)化管理和人員約束力，以提升檔案管理效率。

【關(guān)鍵詞】檔案;精細(xì)化管理;數(shù)據(jù)庫(kù);崗位設(shè)計(jì)

事業(yè)單位檔案是在生產(chǎn)運(yùn)行過(guò)程中，形成的資料、信息與數(shù)據(jù)記錄，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀展現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其不僅能夠記錄單位的各方面工作情況，還能夠?yàn)榻?jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與檔案管理人員要摒除傳統(tǒng)的管理理念，構(gòu)建精細(xì)化的檔案管理模式。在融入先進(jìn)信息化技術(shù)手段的同時(shí)，加快數(shù)據(jù)的傳遞與共享速度，避免不必要的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題發(fā)生，進(jìn)而推動(dòng)事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

一、檔案的精細(xì)化管理模式構(gòu)建意義

（一）實(shí)現(xiàn)單位服務(wù)效能最大化。首先，精細(xì)化管理屬于現(xiàn)代化的管理理念，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有重要的促進(jìn)作用。但是，要想將精細(xì)化管理思想落到實(shí)處，就要利用事業(yè)單位的文化進(jìn)行引導(dǎo)，保證單位內(nèi)部思想與價(jià)值觀的統(tǒng)一。在強(qiáng)化文化建設(shè)工作的同時(shí)，建立高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，并且創(chuàng)設(shè)良好的工作氛圍，使員工能夠直觀了解自身的不足之處，明確檔案管理工作的使命，并且遵循和認(rèn)同精細(xì)化管理思想，以不斷提升自身的綜合素質(zhì)，積極將精細(xì)化管理思想融入其中，增強(qiáng)單位的向心力。

（二）促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。事業(yè)單位在開(kāi)展各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的同時(shí)，效益不僅僅是事業(yè)單位生存的關(guān)鍵部分，也是許多事業(yè)單位發(fā)展的核心。在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境愈發(fā)激烈的背景下，事業(yè)單位要想獲得更多的發(fā)展機(jī)遇，就要從內(nèi)部管理工作入手，逐步引入、強(qiáng)化精細(xì)化的運(yùn)作模式，以提升檔案管理的效率。在事業(yè)單位的檔案建立和完善過(guò)程中，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行了客觀翔實(shí)的記錄，包括了大量的原始文件或過(guò)程性資料。因此，檔案管理人員能從檔案資料中獲取有價(jià)值的信息，并通過(guò)檔案價(jià)值理念進(jìn)行解讀，服務(wù)于單位發(fā)展實(shí)際，從而進(jìn)一步明確自身基本職責(zé)，最大限度地發(fā)揮檔案管理工作效能。

二、檔案的精細(xì)化管理模式構(gòu)建思路

（一）創(chuàng)新精細(xì)化管理理念，明確崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)。從事業(yè)單位的檔案管理工作分析，每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都需要?jiǎng)?chuàng)新。因此，在事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新過(guò)程中，要將精細(xì)化管理置于首要位置，并保證檔案管理創(chuàng)新工作的實(shí)施。現(xiàn)階段，事業(yè)單位在開(kāi)展傳統(tǒng)檔案管理工作的同時(shí)，逐步向著網(wǎng)絡(luò)化與知識(shí)化的方向發(fā)展，體現(xiàn)著現(xiàn)代化、精細(xì)化的管理理念。我們通過(guò)對(duì)檔案管理精細(xì)化理論進(jìn)行探究，還可以搭建具有鮮明特色的工作經(jīng)驗(yàn)交流平臺(tái)，從中發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題。此外，由于事業(yè)單位檔案管理的業(yè)務(wù)流程比較復(fù)雜，檔案管理人員需要做大量的收集、整理、分類與編目、核對(duì)等工作。在形成檔案之后，逐步加強(qiáng)安全管理力度，為后續(xù)的檔案查詢提供方便。所以，應(yīng)根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，做好崗位與流程設(shè)計(jì)工作。結(jié)合各個(gè)崗位的設(shè)計(jì)角色與任務(wù)，賦予員工相應(yīng)的工作職責(zé)，并實(shí)施合理的績(jī)效評(píng)價(jià)。流程設(shè)計(jì)的主要含義就是將制度形式作為基礎(chǔ)內(nèi)容，并利用信息化的管理模式，對(duì)各個(gè)檔案崗位的關(guān)系進(jìn)行評(píng)估，強(qiáng)化過(guò)程控制工作，實(shí)行多個(gè)崗位之間的交流與溝通，逐步規(guī)范化檔案管理工作。

（二）創(chuàng)新管理模式，建立數(shù)據(jù)庫(kù)。事業(yè)單位在創(chuàng)新精細(xì)化檔案管理模式的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)將建立檔案室作為核心內(nèi)容，并且建立資料庫(kù)與治理庫(kù)等，實(shí)現(xiàn)電子檔案與實(shí)物檔案的融合。單位要明確檔案管理重點(diǎn)，采取多元化的管理方式。如組織檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，可以邀請(qǐng)行業(yè)專家舉辦講座或集中上網(wǎng)課，還可以采取集體專訪、培訓(xùn)等形式，借鑒其他單位的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)和管理理念。在建立信息化檔案管理平臺(tái)的同時(shí)，要更加注重信息資源與材料的獲取，并且對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的利用，避免本末倒置，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的管理目標(biāo)。要?jiǎng)?chuàng)新檔案檢查評(píng)價(jià)機(jī)制，嚴(yán)格評(píng)估制度，設(shè)計(jì)專門量表，及時(shí)推廣先進(jìn)的做法，把檔案管理中存在的問(wèn)題上報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)，解決管理制度中的某些關(guān)鍵問(wèn)題。在促進(jìn)檔案管理模式創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，需要將重心放在規(guī)范化檔案管理的過(guò)程中，結(jié)合現(xiàn)代化管理制度的需求，保障必要的管理資金。只有將必要的資金投入到檔案的數(shù)據(jù)完善與信息化研發(fā)過(guò)程中，才能有效發(fā)揮事業(yè)單位資金使用效益，逐步規(guī)范檔案管理制度。

（三）提升檔案管理人員的綜合能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源精細(xì)化管理。事業(yè)單位的服務(wù)性、公益性屬性決定了它日常業(yè)務(wù)的非商業(yè)化運(yùn)行模式，但作為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)單元，必然反映市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基本特點(diǎn)和規(guī)律，集中體現(xiàn)社會(huì)發(fā)展過(guò)程中某領(lǐng)域內(nèi)的內(nèi)容。首先，為了凸顯檔案價(jià)值、實(shí)現(xiàn)單位職能市場(chǎng)化運(yùn)行目標(biāo)，需要在單位運(yùn)營(yíng)的價(jià)值體系中有計(jì)劃地將檔案信息進(jìn)行透明化處理，通過(guò)各類媒體渠道合作，使更多受眾能夠了解社會(huì)進(jìn)步與發(fā)展的情況，逐步實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的基本服務(wù)職能。實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)，就必須重視提升檔案管理人員的綜合能力，開(kāi)發(fā)檔案應(yīng)用課題，不斷拓展檔案管理人員的職業(yè)視界。其次，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行研究分析，檔案管理人員就可以結(jié)合信息化檔案管理的內(nèi)容，合理利用信息化技術(shù)與傳播技術(shù)，了解不同檔案管理崗位的基本工作特點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，了解檔案信息化管理的重心，明確各個(gè)崗位的基本職責(zé)，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工工作行為的約束，并貫徹精細(xì)化的管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理人員要不斷提升綜合能力，還要定期開(kāi)展專項(xiàng)培訓(xùn)，并明確員工的日常工作表現(xiàn)力。此外，還可以開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)安全管理能力、硬件監(jiān)督與監(jiān)察能力等方面的研究。最后，通過(guò)在事業(yè)單位內(nèi)部建立局域網(wǎng)的形式，合理利用檔案信息化資源，可以使系統(tǒng)更加完善，突破各個(gè)部門之間各自為政的局限。還能增強(qiáng)業(yè)務(wù)部門與檔案管理部門的溝通與聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)資源的共享互補(bǔ)與精細(xì)化管理，有效提升工作效率。

三、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，新時(shí)代背景下，檔案的精細(xì)化管理工作逐漸成為事業(yè)單位的檔案管理需求。因此，相關(guān)的檔案管理人員要更加注重檔案精細(xì)化管理，提升自身的管理與服務(wù)意識(shí)，根據(jù)檔案管理的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，做好崗位設(shè)計(jì)與流程設(shè)計(jì)工作，并立足于事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展情況，全面開(kāi)展分析與調(diào)研工作，并形成健全的檔案管理體系。只有將事業(yè)單位檔案信息資源的效用發(fā)揮出來(lái)，才能為經(jīng)營(yíng)決策提供依據(jù)，進(jìn)而提升事業(yè)單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力，使其能夠在多變的市場(chǎng)環(huán)境中站穩(wěn)腳跟。

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