論化工企業檔案的精細化管理

金文君 郭崇勝

【摘要】本文在分析化工企業檔案管理現狀的基礎上，提出檔案精細化管理工作的措施，從檔案管理精細化、制度精細化、員工素質精細化角度進行探討分析。通過企業檔案的精細化管理，能夠提高檔案管理的水平，實現檔案管理的可持續性發展。

【關鍵詞】化工企業;檔案精細化管理

精細化管理作為檔案管理的一部分，是推動化工企業可持續性發展、實現企業經濟效益最大化的發展需求。目前，如何全面實施并推進檔案的精細化工作是檔案管理工作的重心，本文將從檔案管理的現狀分析，結合實際的工作制定出合理化的措施，運用精細化的思想理念、專業化的管理技術，建立健全工作體制、制度、流程，對檔案實施科學化、精細化管理。

一、檔案精細化管理的現狀

（一）精細化管理思想落后。過去，檔案管理部門屬于企業的輔助性部門，相較于盈利部門而言，對于企業的貢獻并不顯著，檔案管理工作很難引起管理層的足夠重視。對于檔案工作者，缺乏對檔案工作全面的思想認識，認為檔案工作僅僅是對工程設計圖紙（藍圖）、計算書、各類重要資料等檔案進行技驗、核對、歸類、存檔，是一類簡單機械的管理工作，對企業的生產經營沒有實際效益。

（二）檔案管理技術落后。企業檔案部門主要管理以紙質為載體的檔案，管理電子檔案為輔。近幾年，部門逐步將數字化信息化技術引入工作中，盡管已經做了大量檔案電子化工作，比如通過掃描儀等設備將紙質圖紙轉換為電子圖紙，減少藍圖的收集存檔并擴大電子檔案文件的存儲，增設自動化辦公系統（OA系統）中檔案模塊等工作，仍舊不能完全實現檔案的精細化管理，在實體檔案和電子文件的管理中均有管理漏洞。

（三）檔案人員綜合素質低。檔案部門的工作人員大多不是專業檔案出身，存在專業技術不強、專業技巧不夠完善、接受新知識的觀念不積極等現象，新的法律法規及規章制度不能及時應用到工作中，容易造成工作效率低、服務質量低等問題。此外，由于人員長時間機械化工作，缺乏積極性、創造性。

二、檔案精細化管理的措施

（一）檔案制度的精細化。檔案制度的精細化是指精細化的檔案管理政策、相關的法律法規及管理制度等方面的精細化。首先在《檔案法》的規范下，制定出完善可行的適合本企業的檔案管理制度，并保證其在工作中實現標準化、規范化、精細化。比如，企業檔案管理部門針對工作中工程文件、圖紙等收集歸檔不及時、不認真的現象，甚至現場的文控檔案資料、建設項目檔案、工程監理檔案流失等現象，針對這些現象制定相應的管理規范，能夠避免工作的漏洞，做到精細化管理。此外，隨著檔案工作信息化的推進，面對紙質檔案數字化、網絡安全等情況的出現，及時擬定和更新對應的規范制度。工作中對制度進行精細化管理，強化檔案管理，提高檔案的管理效率。

（二）檔案管理的精細化。檔案管理的精細化包括技術的精細化和檔案流程的精細化。檔案技術的精細化是指不斷加強的新技術、數字信息化建設。近年來，企業檔案資料部門逐步引進先進的數字化設備，如多功能打印機、藍圖曬圖機、掃描儀、光盤刻錄儀等。其中，部門把OA系統看成實現檔案精細化管理的一種有效途徑，通過OA系統這種精細化辦公方式，能夠有效實現各部門以及本部門內部的協作和溝通，提升了檔案管理的實效性、便捷性。此外，部門還引入ISO9001質量管理體系、ISO14001環境管理體系等先進的管理方法，使檔案工作更加規范化、體系化、安全化、人性化。檔案流程的精細化主要分為兩部分，實體檔案管理和電子文件流程的精細化。實體檔案主要包括文書檔案、財務檔案、工程檔案的技驗、歸檔保存等工作環節，通過在每一環節制定實施辦法和規章制度實現精細化管理。而電子文件的精細化管理更加注重精細化的流程，細化流程中的操作過程、業務范圍、操作安全等方面，可以實現減輕工作負擔、提高工作效率、節約辦公時間等效果。比如，部門逐步細化現有的流程單以及增設了一些新的流程單，如設計任務（可研、初設、基礎設計、專篇）完成驗收復制發圖歸檔通知單等。隨著OA業務范圍的逐漸擴大，員工的工作逐漸快捷高效，檔案的管理逐漸變得高效簡潔化。公司通過OA流程辦公，給員工工作帶來如下的便捷：第一，節約紙張，方便利用。在沒有實行OA流程前，申請人需下載申請表單，通過一系列簽字審批最后歸檔于檔案資料部，檔案部工作人員審核并入庫歸檔。每年這樣的申請表單不計其數，長此以往不僅消耗大量工程圖紙，而且存儲保管這些文件需浪費大量人力物力，在推行OA辦公流程后，這些問題迎刃而解。OA平臺能夠分類管理大量數據，不僅可以快速檢索查閱入庫歸檔的資料，而且促進實體檔案的保護，防止資料文件易碎易丟失。第二，提升工作效率、節約辦公時間。申請人為給現場補發項目設計圖紙，不需要親自到檔案部門查閱是否完整歸檔，只需通過OA平臺快速檢索圖紙是否已經入庫歸檔，確定圖紙完整且歸檔的情況下發起申請流程，經過一系列操作后最終將曬完的圖紙發往現場目的地。從流程申請到結束整個過程中，節約申請人大量的工作時間和精力去處理檔案是否完整歸檔、能否借閱、審批簽字等諸多事情，也不會由于部分審批人出差在外延誤審批時間，只需通過手機客戶端審批即可。此外，當申請流程在某一節點發生停滯，申請人通過狀態快速查詢在哪一環節出現問題，能夠快速、有效、準確地和該環節負責人溝通解決，最終保證整個流程快速結束，最終提升了各個部門的工作效率。第三，辦公流程規范化、制度化。通過OA平臺操作申請流程，從表單內容、申請流程、操作方式到工作中對應的規章制度均是規范、統一的，實現檔案管理提質增效的目的。

（三）員工素質的精細化。檔案資料部對員工進行精細化管理，主要通過進行系列專業培訓、業務實踐指導、思想教育的方式提高員工的綜合素質，只有不斷加強員工的理論培養，才能在工作中探索出更多的檔案管理方式，實現更先進的檔案管理方式。第一，增加員工外出培訓。自2019年1月《檔案專業人員繼續教育規定》實施以來，公司檔案部門積極組織員工分批參加國家檔案干部教育中心在北京、鄭州、廈門等地舉辦的培訓班。通過不同專題的學習，員工學習了檔案專業的新理論、新技術、新方法，不斷完善個人的知識體系，強化崗位的創新能力，并將學習知識理論消化吸收再傳授給部門的其他員工。部門通過這種以點帶面、逐步擴大的學習方式，穩步提升了檔案人員的整體素質。第二，業務指導實踐。在實際工作中，制定的規章制度、操作流程并不能完全適應員工的工作方式，需要部門內部以及相關部門之間逐漸磨合和探討這種工作方式，探討出最優的工作模式，保證工作效益的最大化。第三，定崗定責。檔案精細化管理的特征在于細化過程、工作內容、工作職責。精細化管理需要對每一位員工的工作技能以精細化的標準來要求，保證工作的零誤差。

三、結語

檔案的精細化管理是檔案管理的基本要求，有助于檔案管理的改革和創新，更有助于企業實現可持續性發展。掌握精細化的管理思維并運用信息化技術，通過細化管理方法和流程、提升人員綜合素質等方式，使企業的檔案管理更加標準化、制度化、精細化。

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