淺談醫院文書檔案雙軌制管理對醫療文書的管理價值

【摘要】本文針對醫院文書檔案的保存形式及當前時代背景下的發展形勢，結合醫院文書檔案雙軌制管理模式，展開深入的探討和研究，通過對于醫療文書檔案的深入管理，確保醫療文書檔案的真實性、有效性和完整性，旨在為臨床工作的開展提供更好的服務和幫助。

【關鍵詞】雙軌制管理；醫療文書；管理價值

【中圖分類號】G275.2 【文獻標識碼】A

引言

隨著現代信息化的發展和進步，醫療文書檔案電子化的發展趨勢已經形成一定規模，而醫療文書的相關資料可以進一步幫助醫院提高運行效率，尤其是各種影像資料、文字圖片等對于現代醫療的指導作用尤為重要，特別是雙軌制管理措施的建立對于醫院文書檔案的管理起到決定性的幫助和作用。

一、制定醫院文書檔案雙軌制管理步驟

（一）制定醫院文書檔案雙軌制管理的相關措施及辦法

醫院在開展醫院文書檔案雙軌制管理工作的過程中，首先要明確醫院文書檔案雙軌制管理的意義和作用，將管理過程中遇到的各種問題以及相關內容進行總結；其次，對于臨床醫護工作者書寫的文書以及詳細資料要進行復印、保存、建檔，利用現代科學技術上傳到互聯網進行云備份，同時利用云加速等技術進行信息管理和信息處理等方面內容的操作，進一步醫生信息管理能力和醫院文書檔案的存儲能力；最后，在完成相關操作后，其操作部門的相關主管要協同處理，對于一些重要資料要提高重視程度，落實好相關管理細則，明確各自的責任和義務，進而提高醫院文書的建檔、歸檔等相關操作效率，為文書檔案的制作、運行、儲存、備份、登記以及一攬子操作內容，都可以有序開展。需要注意的是，作為文書檔案的管理人員，要控制其相關的權限，謹防權限過大，做出超過其管理權限的事情，夯實責任內容和責任明細，加大對于管理人員的約束程度和監督力度，完善醫院文書的管理措施和管理辦法。

（二）制定醫院文書檔案雙軌制管理流程

對于醫院開展醫院文書檔案雙軌制管理的工程流程，要提高管理意識，明確管理流程的細節，著重梳理其重要的部分和內容；另一方面，深化管理規程中，對于簽收、歸檔、檢查、取證、復印、備份等各方面內容的管理細節，并落實其相應的管理制度，確立各工作流程的相關負責人，明確責任義務，制定管理方案后，嚴格按照方案的內容和流程進行，嚴禁跨界填報，增加管理障礙，強化對于非法查閱、刪除、修改等違法違規操作。嚴格監督文書檔案的后期變更情況，對于部分變更事件，嚴肅處理相關責任人和負責人。當醫療糾紛發生時，需要調閱文書檔案，務必按照相關流程，嚴禁個人私自進行查閱，無論任何理由和原因，實事求是，提高廣大醫護工作人員的管理意識和規章意識，保障患者的權利和隱私，加強防范意識和危機意識。

（三）確定醫院文書檔案歸檔時間

實施醫院文書檔案管理雙軌制的過程中，著重強調紙質版本醫療文書歸檔時間，通常是在患者出院后，24-72小時之間。當電子文書、紙質文化都制作完畢后，進行檔案歸檔，提交到醫療文書院方管理部門，如無特殊情況，逾期歸檔的要追究其相關人員責任和處罰，保證文書檔案可以按時歸檔。

（四）制定醫院文書檔案電子版以及紙質版本的歸檔方式和流程

通過實施醫院文書檔案雙軌制管理，紙質文書、電子文書進行有效歸檔的雙重程序后，針對醫院的具體情況，可以確認醫院科室為管理單位，對電子文書進行上傳儲存，并且后期通過醫院文書檔案管理工作室的相關人員，可以對于上傳完畢的醫院文書檔案進行核查和檢查，謹防出現失誤和缺漏。

（五）提高醫院文書檔案的保護以及保管意識

利用醫院文書檔案雙軌制管理措施，同時結合紙質版以及電子版檔案的保存特點，提出更好的保管措施和管理措施，提高對于醫院文書的保護流程以及保管意識。作為檔案的保管人員，要充分認識到醫院文書和檔案的重要性，尤其是紙質版的文書和檔案，堅決做好相關防控工作，務必落實檔案文書的防火、防盜、防蟲蛀等事情的發生，同時，保持檔案文書的放置環境，干燥、安全、整潔。對于電子版的文書檔案歸檔后，減少不必要的修改和刪減，同時，保存所有的更改記錄和更改流程，防止后期發生更改后產生不必要的麻煩和誤解。作為電子版文書檔案的管理人員，首先要提高管理意識，落實好相應的管理制度，充分利用好自身的權限和能力，將醫院文書的檔案內容進行電子加密、電子簽署、網盤保存等操作。

二、醫院文書檔案進行雙軌制管理的意義

（一）提高醫務人員的書寫質量

醫務人員的質量一直都是全社會關注的內容，尤其是一些經驗豐富的知名醫生，其書寫內容看不懂、看不清被廣大患者所詬病；另一方面，書寫質量較差會影響到后面的其他醫療流程，如買藥、檢查、復查等。而醫院文書檔案雙軌制的實施，可以有效解決這一些列的問題和麻煩，尤其是電子檔的存在，避免患者對于書寫資料的誤解和異議。同時，電子檔的存在可以幫助醫生進一步改善自身的書寫習慣，減少了醫患之間的麻煩和困擾。內容清晰的文書資料，可以有效幫助患者完成后續的治療工作。實施文書檔案管理雙軌制后，問題的解決得到了顯著成效，不僅規范了醫生的字體和內容，更加規范了醫院的診治工作更加規范、科學，提升了醫院的服務質量，改善了患者對于醫院的既有印象，從而緩解了醫患之間的矛盾和誤會。

（二）提高醫務人員的書寫效率

相比傳統的手寫文書檔案，現代化的科學設備已經讓醫務工作者解放雙手，更加有效地完成對于文書的書寫速度，同時還可以提高工作效率。例如，將規范化的診療內容輸入到電腦程序后，醫生可以避免相關藥品或者使用方式記憶不清晰，或者名字書寫錯誤，同時，減少了這些失誤造成的損失。規范化的電子流程，可以將藥品名字、檢查事項、使用方式等所有內容提高準備完畢，讓傳統的診治時間加快好幾倍，極大地降低了醫務工作者的書寫工作，同時也避免了粗心導致的書寫失誤。書寫的資料和內容，還可以打印、歸檔，形成紙質資料，避免了傳統醫護人員，寫好的紙質內容后，由于后期患者丟失，造成重復檢查、重復消費的誤區，增加了患者的就醫體驗。

（三）提高醫務人員的歸檔效率

歸檔效率一直是醫院檔案文書管理部門的工作難點，尤其是當前，醫患過多，病人資料繁雜，而作為傳統的管理方式，又缺乏足夠的人員，大量紙質檔案無法有序開展歸檔流程，因而導致歸檔效率過低。當醫院引入檔案文書管理雙軌制后，大量文書檔案被轉化為電子檔案，曾經十幾個人的工作量如今一臺電腦就可以解決，同時，電子檔和紙質檔同步歸檔，減少了大量查找時間，避免了資料缺漏或者資料錯誤造成的歸檔延遲，提高了歸檔效率。為文書檔案管理人員減輕了大量工作任務，提高了管理效率和歸檔效率[1]。

（四）提高醫務人員的服務意識

在實行醫院文書檔案雙軌制管理制度后，作為醫務人員，無需等待病人是否出院，就可以對病人的檔案資料進行相關的管理和操作，在病人住院期間，對整個病歷資料都進行有效的監測和關注，不僅提高了患者的保障措施，同時對于檔案文書的相關問題也可以及早發現、及早完善，有助于患者的治療工作的開展以及后期的康復流程的安排，進一步提高了醫務人員的服務理念[2]。

（五）減少紙質版文書檔案以及電子版文書檔案的固有缺陷

雖然醫院文書檔案雙軌制管理制度的實施，具有諸多優勢和特點，但是，作為醫療文書檔案的管理人員，依然要提高維護意識，確保文書檔案的保存和管理，萬無一失。例如，對于紙質版本的檔案文書，要進行定期檢查、防火、防蟲、防盜工作，尤其是紙質版本資料使用率較低，謹防丟失和遺落。另一方面，雖然電子版本的使用程度相對較高，但是電子版本的資料內容，受現代科技水平的制約，病毒、硬盤損壞、人為破壞等，都有可能損失。作為文書檔案的管理人員，首先，要確保資料在云盤的備份情況。同時，在醫院本地區的備份情況、電腦使用情況、硬盤儲存情況、文件加密情況等方面內容，都要進行嚴格管理。謹防電子版本的檔案文書，遭到破壞和損失。同時，醫院應該設定電子維護工作小組，建立完善的電腦維護流程，保證醫院信息的有效性和安全性。最后，當電子資料發生不可控的外來風險時，即便是資料損失，也可以利用雙軌制的管理模式，采用紙質版本的內容，進行雙向維護，優勢互補，從而為醫院保障文書檔案的安全。當然，作為管理人員，要防范大于未然，提高監管意識是必不可少的。另一方面，做好紙質檔案和電子檔案的電子監控工作，將視頻影像和音頻內容，及時保存到網絡云端，做好在云盤中，與醫療文書檔案的區分工作，防止資料和影像遭到破壞，造成全部遺失。提高防范意識是每個管理人員的必備心理素質，雙軌制的建立和推廣，必將為醫院從業人員迎來新的改變和革新[3]。

三、結論

綜上所述，醫院文書檔案雙軌制管理措施的實施，不僅幫助醫務人員提高了工作效率，減輕了工作壓力，更提升了醫院的服務質量和服務理念，作為人民群眾息息相關的醫療行業，借此迎來新的發展動力和契機。

參考文獻：

[1]孟蒙.醫院文書檔案雙軌制管理對醫療文書的管理價值[J].世界最新醫學信息文摘，2019，19（85）：160，163.

[2]陳慧.醫院文書檔案雙軌制管理對醫療文書的管理價值[J].中國衛生標準管理，2019，10（10）：1-2.

[3]崔岱.醫院文書檔案雙軌制管理對醫療文書的管理價值[J].蘭臺內外，2019（3）：56-57.

作者簡介：李霞（1979-），女，漢族，河北省廊坊市人，廊坊市第三人民醫院，工會主席，館員，本科（學士學位），研究方向：檔案管理。