地質系統文書檔案規范化管理工作的創新研究

【摘要】地質工作是我國重要的科研系統工作，在長期的勘測與記錄中，會有非常大量的文書檔案。而地質工作所形成的文書檔案中的地質結構信息都是相關部門文書檔案中的重要參考資料，因此從根本上規范化管理將是重中之重。本文將從我國現階段地質系統文書檔案規范化管理工作，分析存在的不足并提出解決辦法和方法借鑒。

【關鍵詞】文書檔案；規范化；地質系統

【中圖分類號】G275.2 【文獻標識碼】A

引言

隨著我國科技文化經濟的日新月異和大力發展，對國家基礎能源的使用與開發的工作開展得更加引人注意，而對于能源的勘測更是變得尤為重要。隨著科學的進步，勘測工作的進行和飛速發展，在對于信息的歸檔與查詢的需求也在飛速增加，因此，對于地質系統文書檔案的管理的工作內容也有了全新的要求。

一、我國地質系統文書檔案管理存在的問題

（一）文書檔案管理的技術儲備與設施的準備和完善度不足

在信息技術不斷發展的今天，我國很多地質文書的檔案管理依舊是紙質檔案的記錄方式，這種歸檔與管理方式無疑對保存的空間與保存的條件具有更高的要求和較大的難度，一旦歸檔技術和基礎條件缺乏專業性與完善性，例如很多的單位并沒有專業的檔案保存室，也并沒有空氣濕度的調節與空調的使用，就很容易因空氣濕度問題以及蛀蟲的生長而造成文書檔案的損壞與缺失，而這種問題在我國的文書檔案管理上是普遍存在的。

其次，因為文書檔案的管理歸檔的完善度并不充足，帶來的不良影響十分令人擔憂，而地質檔案文書的歸檔滯后性也會對勘測工作帶來很大的影響。

（二）文書檔案的管理在重視程度上不足

首先，我國的地質系統文書檔案，在管理上一直沿用了幾十年如一日的“重藏而輕用”的錯誤觀念，我國很多地質系統文書的檔案管理者在管理的時候仿佛認為檔案管理的工作僅僅是將已經做好的總結和檔案束之高閣，放在那里、擺上去了就萬事大吉，工作也就結束了，事實上這僅僅是檔案文書工作的開始，即使是將檔案放在那里把并且保存完好，查詢簡單，也同樣并沒有一個很高的完善度。在這一方面，我國的文書檔案管理存在著態度的不重視、目標的不明確、方法的不完善等問題[1]。

其次，很多地方盡管是準備了電腦等硬件信息設備，可依舊是脫網單機進行歸納總結和人工的輸入編檔，那么這樣的歸納方式和存檔查詢方式，在本質上與老式書卷的歸檔方法，除了換了一個載體之外設有任何其他的區別，這樣被動且孤立的存檔方式無法滿足現在檔案信息成為一種基礎的信息資源被相關人員去便捷方便地利用。

（三）地質檔案管理人員的專業素質不足

在檔案管理工作中，管理人員必然是最基本也是最重要的影響因素，而大多數的檔案管理人員的專業素質與重視程度的不足是對檔案文書管理的重要影響與問題關鍵所在，在對文書檔案管理的日常收集、整理以及最后的入工作的處理中，專業性不足導致的問題始終存在并日益加重。

其次檔案管理本身就是在收集與整理，歸檔與入檔的工作中極為復雜的一項工作，需要耗費和投入大量地精力與實踐，因此才需要對整個過程都進行科學和完善的計劃與安排。因此強化檔案管理人員的專業素質和落實管理方向的合理科學化以助于提高工作效率和完善工作環境的工作迫在眉睫。

二、我國地質系統文書檔案管理存在的問題的解決方法

（一）文書檔案管理的技術儲備與設施的改進

結合信息化時代的趨勢，對整個地質系統文書檔案管理的工作流程進行科學、安全、標準的改善，需要實現信息化現代化的文書檔案管理模式，通過檔案管理工作的信息化降低管理工作的難度，提高工作效率。

首先，可以通過運用多媒體和計算機的高速發展，改變傳統的紙質歸檔和保存的方式，逐漸將檔案保存從紙質歸檔向以信息化計算機文件的方式作為載體的轉化，檔案的信息化因具有更高的效率、豐富的空間、交互的便捷以及查詢檢索的快速，最主要的是安全性的提升，在未來很多行業的文書檔案都不會再是古老的紙質檔案，而是采取各種各樣的信息化記錄，有助于節約空間與時間，更高效率地進行文書檔案的管理工作。

其次，應當因我國地質勘測的工作的進展加速，那么本身地質系統的文書檔案量也會大幅增加，可我國地質文書檔案管理依舊在一個古老和傳統的手工紙質存檔保存的方式，并且沒有與之對應的基礎建設和規范化的管理方式，不但是對保存與查詢帶來了困擾和難度，也會因為人員的變更而產生交接的不便，地質系統文書的檔案的規范與管理，應當遵循便捷、快速、有效的核心，因檔案的基礎設施完善度的不足導致的檔案歸檔與查閱無法與高速發展的勘測工作相匹配。應當堅持創新與發展的思想，通過各項的調查與研究，得出歸納總結的思路，創建較為健全的工作體制和內部的工作流程優化，在各個環節上都做到創新與發展，在建立電子檔案管理的基礎上，結合原有與現有的優勢方面，形成新的健康科學的管理制度的有機結合，而這個建設的良性循環鏈條不能一蹴而就，應當循序漸進地進步與改善，通過集中力量進行內部的技術儲備的改革與設施的逐漸完善，定期對文書檔案通過多媒體進行修訂與補充，使技術與辦法相結合，辦法與實際相配合[2]。

（二）提高文書檔案的管理在重視程度上的認識

地質系統文書檔案對于我國的地質考察、地形的樣貌、地勢的記錄都有至關重要的作用，因此，對文書檔案的管理的認識重要性必須與之相匹配。在重視程度不足的前提下，往往文書檔案部門成為了“閑雜人員”安置的重災區，在當下信息技術飛速發展的今天，地質勘測與開采的工作進行得如火如荼，而如果歸檔不及時，或者因歸檔的滯后性，導致前線的供給不足，這樣的影響不可謂不嚴重。地質系統文書檔案在地質工作的發展與創新中作為重要的輔助與實施的根本不可不重視，因此，應當盡可能地管理和調動工作人員的積極性，從日常的工作開展中對整個地質工作的流程和研究的結果進行合理的記錄和總結，因此應盡可能將所收集的材料認真完整的歸檔保存，學以致用，重用重藏。避免檔案人員工作的大部分精力都用在了對檔案的整理與保管上，而忽略了檔案的真正價值，檔案的真正價值在于通過對已經有過的工作經驗和勘測經驗而建立的基礎，再對現在和未來的勘測工作以及發展方向做出判斷，而文書檔案的管理上在重視程度上的不足，將檔案的核心價值牢牢的壓制在了書架上，使其無法體現出自己真正本應具有的價值，也并沒有辦法為勘測與開發工作的開展提出任何有效的幫助。通過提高重視，更加合理地對文書檔案進行規范化與系統化的歸檔，提高對信息設備中的文字以及加強對圖像視頻等信息化歸檔內容的清晰度要求，在各行各業不斷發展的大環境下，地質系統文書的歸檔工作也應順應科學發展的要求，不斷地提高和進步，提高并強化在對管理文書檔案工作上的認識和重視程度。

其次，也要提高整個文書檔案管理隊伍的重視。文書的檔案管理畢竟需要人來完成，重視整個團隊和隊伍的建設是實現地質系統文書規范化管理工作的重點，隊伍中間相互配合，在收集、統計、整理、處理、歸納的一系列環節中各司其職，按部就班。通過整個隊伍的重視程度建設，提高整個地質文書的管理系統規范化的改革與進步。不再繼續“重藏而輕用”也應當充分發揮和挖掘檔案文書的價值與作用，而不再是僅僅對檔案進行保存和整理。

（三）提升地質檔案管理人員的專業素質

在地質系統的文書保存和管理的工作中，管理人員的專業素質的培養與提高迫在眉睫，人為的操控依舊需要認真與仔細，即便是更新了設備，運用信息技術和電子檔案庫，依舊需要人為地操作與維護，因此對檔案管理人員的專業素質的強化和提升是至關重要的。提升地質檔案管理人員的專業素質應當從幾個角度出發：

首先，應當重視每一個人的專業技術水平提高，通過培訓專業能力技巧，鼓勵自我學習等方式，不斷地強化和深化專業能力。

其次，應當重視精神與思想層面的提高，讓檔案管理人員懂得和理解自己的工作重要程度和工作的內容對我國整個地質體系的影響，從而在培養管理人員的專業素質的同時增強責任心。因為專業素質不足的問題也將直接影響和導致了地質文書檔案的管理與日常工作的混亂，對歸檔的查找和勘測的經驗儲備難以調整。而專業人員在管理上，對于信息技術的理解與掌握程度并不高，也直接導致了其無法高效率地完成自己的本職工作和對檔案的管理進行高效準確的完成和使用，很多工作人員存在著工作效率低、責任心不強等現象，這樣的工作環境與專業能力不僅無法充分滿足現在我國對地質工作文書的檔案管理的需要，也對勘測工作的發展和進程造成了開展過程中的不良影響。所以，更應當全面提高工作人員的素質和工作的專業技能理解。

最后，在加強管理人員的專業培訓與教育的同時，也要關心其工作與生活，充分開發和調動地質管理人員的工作熱情與專業學習的積極性。

三、結語

地質系統文書檔案的管理工作對于整個國家的地質勘測與研究發展的工作都有著十分重要的意義和價值，不光能夠記錄地質勘測的研究過程，也能對未來地質工作的發展起到關鍵的建議與指導，因此，對于地質系統文書檔案的管理工作，應當從規范、完善、科學和重視的角度出發，科學地使用現代化的科學方式，與人文培養和專業素質的提高相結合，從根本上為中國的地質工作添磚加瓦。

參考文獻：

[1]肖世強.地質系統文書檔案的規范化管理工作探討[J].赤子（上中旬），2017（17）：161.

[2]熊紫辰.地質系統文書檔案規范化管理工作探討[J].辦公室業務，2019（21）：105-106.

作者簡介：劉芳（1984-），女，漢族，河北省廊坊市人，河北省地質測繪院，館員，本科，研究方向：檔案管理。