未雨綢繆提前謀劃 精益管理布局未來(lái)

疫情爆發(fā)以后，國(guó)家會(huì)議中心在“第一時(shí)間”建起了抗疫防線。在行業(yè)按下暫停鍵的這個(gè)階段，國(guó)家會(huì)議中心一方面積極配合政府的防疫行動(dòng)，踐行國(guó)企擔(dān)當(dāng)；另一方面，也采取了有效措施降低疫情對(duì)場(chǎng)館和行業(yè)的沖擊，與主辦方共克時(shí)艱，樹(shù)立了會(huì)展業(yè)標(biāo)桿企業(yè)的典范。本刊記者日前采訪了國(guó)家會(huì)議中心副總經(jīng)理鄭忠鏈，詳細(xì)了解國(guó)家會(huì)議中心疫情期間如何布局以及他對(duì)后疫情時(shí)代行業(yè)變化的解讀。

據(jù)鄭忠鏈介紹，為了降低疫情影響，國(guó)家會(huì)議中心采取了三個(gè)方面的舉措：

一是主動(dòng)與主辦方抱團(tuán)取暖，最大限度減少取消項(xiàng)目。據(jù)統(tǒng)計(jì)，從疫情爆發(fā)以來(lái)，國(guó)家會(huì)議中心受到影響的會(huì)議和展覽項(xiàng)目接近一百個(gè)，其中有20%左右的主辦方計(jì)劃縮減今年的辦會(huì)辦展規(guī)模。作為場(chǎng)館運(yùn)營(yíng)商，國(guó)家會(huì)議中心主動(dòng)跟會(huì)展主辦方抱團(tuán)取暖，共渡難關(guān)。

在疫情初期，國(guó)家會(huì)議中心主動(dòng)與客戶聯(lián)系，結(jié)合北京市有關(guān)疫情防控的政策、場(chǎng)館封控情況和主辦方一起研究項(xiàng)目延期、調(diào)改檔期的可能方案。同時(shí)，全面梳理了下半年的展會(huì)預(yù)訂情況，在管理信息系統(tǒng)中釋放了幾十個(gè)可供使用的時(shí)段，主動(dòng)拿出來(lái)優(yōu)先供受疫情影響的展會(huì)主辦方使用。

二是聚合行業(yè)資源，聯(lián)動(dòng)京內(nèi)京外其他各場(chǎng)館，下好一盤棋。按照以往經(jīng)驗(yàn)，國(guó)家會(huì)議中心每年都要接待近千場(chǎng)的會(huì)議、會(huì)展活動(dòng)，疫情導(dǎo)致約三分之一的項(xiàng)目可能要延期至下半年舉辦將成為場(chǎng)館不可回避的難題。對(duì)于題材相似的項(xiàng)目，首要目標(biāo)是保證項(xiàng)目不因疫情而停辦一屆，項(xiàng)目無(wú)論是在國(guó)家會(huì)議中心舉辦還是其他場(chǎng)館，不能算小帳，要有下“一盤棋”的大局觀和真正為客戶著想的服務(wù)能力。國(guó)家會(huì)議中心一方面與京內(nèi)的主要會(huì)展場(chǎng)館方一直保持比較緊密的聯(lián)系互動(dòng)；另一方面，北辰會(huì)展集團(tuán)系統(tǒng)內(nèi)管理的會(huì)展場(chǎng)館已經(jīng)達(dá)到15家，管理面積達(dá)340萬(wàn)平方米，在全國(guó)是第一位的，且遙遙領(lǐng)先。這些資源充分整合和利用能在疫情后展會(huì)檔期扎堆時(shí)發(fā)揮積極的作用。國(guó)家會(huì)議中心將強(qiáng)化與各場(chǎng)館間的橫向聯(lián)絡(luò)，在檔期上為主辦方提供聯(lián)合解決方案。

三是堅(jiān)定不移地落實(shí)推進(jìn)精益管理計(jì)劃。2020年是國(guó)家會(huì)議中心的精益管理年，這是企業(yè)的年度發(fā)展策略。這次的疫情只是“黑天鵝”事件，不會(huì)對(duì)整個(gè)行業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的趨勢(shì)做出根本改變。因此，國(guó)家會(huì)議中心對(duì)外仍然強(qiáng)化外部行業(yè)研判，挖掘新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域的展會(huì)項(xiàng)目；對(duì)內(nèi)則實(shí)施精細(xì)化管理，提高服務(wù)能力和管理效率。這一理念尤其體現(xiàn)在現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)和管理環(huán)節(jié)上。

據(jù)鄭忠鏈介紹，國(guó)家會(huì)議中心最直接服務(wù)主辦方的是銷售和協(xié)調(diào)兩個(gè)部門，過(guò)去這兩個(gè)部門的銜接、交接期通常為三個(gè)月。今年國(guó)家會(huì)議中心在疫情防控期間初步優(yōu)化了方案，下半年開(kāi)始將把所有項(xiàng)目的現(xiàn)場(chǎng)對(duì)接工作前置3個(gè)月，意味著項(xiàng)目落地客戶服務(wù)部門就要主動(dòng)銜接、對(duì)接，這樣有利于協(xié)調(diào)人員提前、全面、充分地了解主辦方的需求，并結(jié)合實(shí)際情況對(duì)服務(wù)方案作出調(diào)整。例如，兩個(gè)項(xiàng)目使用了同一個(gè)會(huì)議廳室、并且都有舞臺(tái)設(shè)置需要，如果兩者的形式大同小異，協(xié)調(diào)部門會(huì)建議客戶采用近似的方案，在同樣的位置做調(diào)整，來(lái)壓縮和優(yōu)化檔期間隔；如果舞臺(tái)客觀上差異比較大，不具備這種條件和可能性，就盡量協(xié)調(diào)搭建區(qū)域提前備場(chǎng)，進(jìn)撤場(chǎng)同時(shí)作業(yè)，再利用新的信息管理工具，通過(guò)優(yōu)化管理來(lái)實(shí)現(xiàn)兩個(gè)主辦方的人員互不干擾。

展覽方面，國(guó)家會(huì)議中心今年計(jì)劃采用差異化進(jìn)場(chǎng)的新模式，包括預(yù)約進(jìn)撤場(chǎng)時(shí)間、電子證件管理等。另外，在現(xiàn)場(chǎng)施工劃線和布電方面，會(huì)嘗試“高”“低”結(jié)合，在確保安全的情況下，天上、地下同時(shí)作業(yè)。總之，盡一切可能千方百計(jì)地把展覽搭建籌備的時(shí)間讓利給主辦方。

綜合來(lái)看，通過(guò)這一系列工作的開(kāi)展，一方面最大化地實(shí)現(xiàn)了與主辦方抱團(tuán)取暖的目標(biāo)，原本受疫情影響的近百個(gè)項(xiàng)目，目前只有很少的主辦方取消了今年辦會(huì)辦展計(jì)劃，絕大多數(shù)主辦方都選擇繼續(xù)在國(guó)家會(huì)議中心舉辦項(xiàng)目。另一方面，國(guó)家會(huì)議中心堅(jiān)定落實(shí)精益管理戰(zhàn)略，通過(guò)整合升級(jí)同類型、同題材的項(xiàng)目，優(yōu)化現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)方案，力爭(zhēng)讓主辦方的辦會(huì)成本更經(jīng)濟(jì)，搭建更加綠色節(jié)約，從而綜合提升項(xiàng)目品質(zhì)和主辦方的收益。

談到疫情結(jié)束后行業(yè)格局可能發(fā)生的變化，鄭忠鏈認(rèn)為，政府類項(xiàng)目可能率先回歸，同時(shí)，一線城市下半年檔期扎堆，一批二、三線城市可能會(huì)承接一線城市的外溢項(xiàng)目。這些外溢會(huì)展項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)主要取決于三個(gè)方面：一是城市會(huì)展的扶持政策；二是城市特殊的產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)；三是會(huì)展場(chǎng)館硬件設(shè)施條件和城市綜合服務(wù)能力。從場(chǎng)館的設(shè)施和城市綜合接待能力來(lái)看，杭州、成都、廈門等強(qiáng)二線城市的場(chǎng)館都處于領(lǐng)先水平。相信在疫情過(guò)后，這些城市間對(duì)會(huì)展項(xiàng)目的競(jìng)爭(zhēng)會(huì)比較激烈。

鄭忠鏈表示，下半年會(huì)展活動(dòng)扎堆對(duì)所有會(huì)展場(chǎng)館的服務(wù)能力都是一場(chǎng)綜合考驗(yàn)，國(guó)家會(huì)議中心有信心和能力對(duì)今年每一個(gè)在國(guó)家會(huì)議中心舉辦的會(huì)展項(xiàng)目提供高質(zhì)量的服務(wù)。他表示，國(guó)家會(huì)議中心堅(jiān)持與合作伙伴并肩攜手，共克時(shí)艱，共同為會(huì)展業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。