淺談藝術檔案的整理與利用

【摘 ?要】檔案是指民間組織或個人在工作中以文字、繪畫、攝影、錄音錄像等方式寫成的、畫成的、拍成的、記錄的、保存下來供日后參考的原始資料。藝術檔案是指反映各類藝術實體和藝術家藝術實踐活動和成果的歷史文獻。根據文化部、中華人民共和國國家檔案局《藝術檔案管理暫行辦法》規定，藝術檔案分為藝術生產檔案、藝術教育檔案、藝術研究檔案、專業表演藝術檔案和個人藝術檔案等16類。藝術檔案一般具有形象性、統一性和多樣性的特點。藝術品檔案管理是指對經過加工處理并具有保存價值的各種文件和藝術品信息進行收集、分類、評估、保存、加工和利用等一系列業務活動。

【關鍵詞】藝術檔案;整理與利用

引言

在海量數據的時代背景下，現代信息技術使人們能夠從文字和數據中提取有效信息，記錄社會發展和人類活動，為社會發展提供有效建議。可以說，信息是見證人類經濟、文化、政治發展的手段，也是反映人類社會文明存在的文獻，是歷史長河中不可缺少的一部分。在所有信息來源中，文化藝術檔案記錄了人們的精神文化活動和對美的體驗，是群眾文化建設的重要證據。文化藝術檔案由文化機構和藝術家通過藝術創作、演出、培訓、研究、文化交流等活動建立。收集的內容包括在藝術活動框架內制作的文字、音頻、圖像、視頻和物品等材料。文化藝術檔案館應積極組織人員收集與歷史文化活動有關的資料，以及正在進行的文化活動中產生的資料。要樹立 "質量 "意識，確保文化藝術檔案的質量，明確檔案利用者的需求，加強檔案管理，充分認識到文化藝術檔案信息資源開發利用的公益性。

1.文化藝術檔案的概述

在物質豐富的今天，人們對精神層面的探尋越來越感興趣，這種探尋促進了文化藝術的發展，使藝術創作、藝術表演、教育研究、文化交流等藝術活動更加豐富多彩，這些由文化藝術單位和藝術家開展的活動，會留下各種記錄，包括一些文字、音頻、圖像、視頻和有價值的物品，這些物品可以作為歷史記錄而存在，被記錄在文化藝術檔案中，從而成為記錄群眾文化藝術發展的載體。

通過文化藝術檔案，我們可以了解不同形式的群眾文化藝術的起源和發展過程，使這種群眾文化和藝術結晶得以傳承和保存。因此，做好文化藝術檔案的收集、開發和利用工作，對今后的文化藝術建設具有重要意義。社會藝術活動涉及到更多的藝術單位和藝術家，所以要想把這些資料和數據收集齊全，保證這項工作能夠有效的進行，需要制定一些合理的規章制度，對這項工作給予充分的重視，在政治上給予支持，在財力和物力上給予幫助，保證檔案資料的完整。為下一步的檔案開發利用工作奠定基礎。

2.藝術檔案收集與整理

在收集檔案時必須保證檔案的完整性。藝術檔案資料的處置要符合藝術作品的來源權，保持藝術作品之間的有機聯系，便于保管和利用。文藝檔案的組織原則是保持藝術生產資料的完整性和齊全性，以達到實際利用和長期保存的目的。藝術檔案的具體組織工作分為分類、庫房的組織與布局、編目三個部分。

2.1分類

分類應盡可能保持不同活動載體的材料在來源、訓練時間、內容等方面的關系。例如，對于表演藝術單位，可分為院團主體類（團體）、作品類（歌曲、節慶）和個人類;對于群眾文化單位，可分為博物館主體類（季節）、活動類和個人類。

演藝單位和群眾文化單位的藝術檔案第一大類，可包含以下材料：與單位業務有關的文件和信件、工作計劃和總結、考試和評比。考核方面的評價和專業知識材料;工作交流和培訓材料;群眾對本單位的總體評價材料;與本單位業務有關的其他材料。第二大類藝術表演單位和文化群眾單位的藝術檔案，要包括各單位主要文化藝術活動中培訓的全部材料。各藝術表演單位可以根據戲曲演出（季節）建立一類作品（歌曲、節慶），即為每項創作演出活動建立一個流派，凡是與某項演出活動有關的間接材料，都必須列入這個流派。有些藝術表現單位（如歌舞、戲曲、雜技等）不能以整個演出活動為基礎建立一個流派，但可以直接以劇目和節目中的創作活動為基礎建立一個流派甚至一個小類。在此分類中必須確定相應的類別，才能記錄整個舞臺的演出活動。

2.2保管單位的組織和排列

除部分檔案文件（如錄音帶和錄像帶）外，所有丟失的檔案文件（如紙張、照片、樂譜等）均視為檔案文件。在對藝術檔案進行整理時，可以充分打破類別和子類別的區分，以便合理、恰當地利用檔案。

2.3編目

藝術品藏品編目的內容可分為以下幾個方面：編制賬號;編制藏品中的藏品（件）序號;編制藏品序號;編制藏品目錄和筆記本;編制藏品信封;編制散頁目錄簿。

3.藝術檔案的利用

藝術檔案的使用要有嚴格的規定。首先，用戶需要攜帶身份證或用人單位的推薦信等相關證件和證明，并填寫檔案租賃申請表。一般情況下，只提供重復件。租用美術檔案原件或孤本檔案時，應考慮所租檔案的價值。

檔案（一般檔案、孤本檔案、珍貴檔案）須經有關監督部門批準并辦理相關手續后方可出借。二是藝術檔案和借閱文件必須在一定期限內全部歸還，在期限內不歸還者將按有關規定處理。需要續貸的，必須辦理續貸手續，不得擅自拖延歸還期限。最后，使用者必須保證檔案和借閱資料的保存（實物），一旦發生損壞，必須根據具體情況要求責任人給予適當的經濟補償，甚至承擔法律責任。此外，藝術檔案館員工在使用藝術檔案時，必須按照使用程序，填寫借閱申請表，并由負責人簽字后方可使用。使用后必須及時歸還。博物館職工未經本館允許，不得借閱復制、傳播、出版、撕毀、出售檔案資料，發現后將給予紀律處分。如果使用檔案藝術資料，使用者必須根據使用情況承擔相應的管理和服務費用。凡是復印、影印或抄錄檔案藝術資料的，將收取相應的費用補充。

4.結語

檔案是連接歷史與現代的橋梁，藝術是社會的信息源，是國家的寶貴資源。文化藝術檔案是國家檔案館的組成部分。綜上所述，藝術檔案的整理和利用應根據其特點和重要性進行規范和考慮。藝術檔案的有效整理和利用，不僅可以保存過去的藝術瞬間，保證藝術檔案的完整性，而且可以使藝術活動的歷史在時間的照耀下熠熠生輝，豐富人們的藝術文化生活。合理利用現代信息技術，建設藝術信息收集、歸檔、整理、分析、研究和處理的綜合平臺，確保藝術檔案的完整性。更加切實有效地對文化藝術檔案進行研究分析，不斷提出新的信息開發利用方式，使文化藝術檔案信息更好地服務于社會發展。

參考文獻

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作者簡介：楊茜（1983.11-）女，漢族，四川安岳人，助理館員，研究方向為檔案管理。