檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

閆振生

【摘 ?要】檔案包括著工作人員的信息單位內部的計劃以及未來規劃，傳統的檔案管理方法是由工作人員填寫紙質的檔案表，之后由特定的人員和部門負責管理和收集檔案，這種方法很容易發生丟失的情況，并且在查找檔案的時候也會有很大的不便。已經不能夠滿足當代社會對檔案的需求。因此，檔案管理信息化是檔案管理的必然發展趨勢，將檔案管理與計算機網絡信息化相互融合，可以促進檔案管理更好的發展。

【關鍵詞】檔案管理信息化;檔案管理;發展趨勢

檔案見證了各個單位的發展以及內部人員的全部信息，屬于重要的信息資源和社會的共同財富。在檔案管理的過程中，需要對檔案進行有規律的放置并且做好標注，以便于在查找的時候方便拿取。而將檔案進行信息化管理的方法則避免信息丟失和查找不方便的情況，利用信息化和數字化的檔案資源進行統一調配，為單位和社會提供快速方便的服務，只需要利用互聯網動動手指就可以查到自己想要的檔案信息，檔案管理信息化極大的提高了檔案的利用率和信息資源的合理配置。

1 什么是檔案管理的信息化

檔案管理信息化是指利用互聯網技術和電子設備將檔案信息轉換成數字形式的檔案資源，這樣可以在國家和相關部門的統一管理和調配下對檔案信息進行精準的管理，不再需要由各個單位和相關部門保存大量的紙質檔案，只需要將檔案信息上傳至網絡資源庫，就可以在有關部門和個人需要調出信息的時候快速有效地查看。檔案管理信息化取代了以前以實體檔案為主的檔案管理模式，這種管理方式非常符合目前信息化的發展，體現了網絡信息化和檔案管理相互融合的現代化水平，在加速檔案信息資源共享的同時，還方便國家有關部門對檔案進行統一的管理和規劃。

2 檔案管理信息化是檔案管理的發展趨勢

隨著經濟的發展和網絡地球村的快速形成，原有的檔案管理辦法和檔案保存形式已經無法滿足當代社會的需求和資源共享的目的。所以說檔案管理信息化是當今時代的必然趨勢，同時也方便有關部門對國家人才進行統一調配和將檔案信息通過網絡平臺進行資源共享。負責檔案保存和調配的單位也急需轉變思想和盡快革新技術，將手中的實體檔案資源快速轉化為互聯網平臺的數字資源，形成一個資源共享的信息化平臺，加快我國人才的建設工作，將信息化檔案管理變成社會的福音和推進社會發展的助力。

2.1 檔案信息化建設是我國現階段工作的重要內容

貫徹落實國家有關數字檔案建設的文件精神，加強以互聯網和電子設備為主要載體的檔案管理信息化建設是全國檔案事業發展十二五規劃中的重要任務，國家希望有關部門盡快將紙質的檔案轉變為網絡信息呈現在數字化平臺之中，并且構建出完善的檔案接收，檔案整理以及檔案更新等體系，確保檔案信息成為共享的數字化資源，并且要按照國家相關規定對信息資源和檔案數據進行全方位的保存和管理。確保檔案信息化平臺在方便檔案信息調取的同時，還能保證這些信息的安全科可靠性。

2.2 社會的發展促進和推動了檔案管理業務的變革

傳統的檔案信息管理方式已經很難適應目前時代對于檔案信息的需求，傳統的檔案管理方式只能依靠人工去對檔案的接收和外借進行記錄，并且要對檔案進行及時的整理和歸納，防止信息發生交叉混亂。而向檔案管理信息化轉變的方式在檔案共享，信息整理，以及檔案的統一調配方面都有著無法超越的優勢。目前社會需要更多的人才去推動國家的發展和信息化的推進，所以這些人才的檔案信息就是各個單位迫切需求的。比如內蒙古興安盟突泉縣黨群服務中心可以利用互聯網將符合要求的人員檔案進行檢索和篩選，這樣節省了查看檔案花費的時間，大大提高了工作的效率，并且可以使得檔案信息可以迅速擴展到需要的人手中，使得信息交換加速，促進人才流動。

2.3 檔案信息化可進一步完善檔案標準規范體系的建設

網絡信息化雖然給人們對檔案信息的了解有著很大的幫助，但是網絡虛擬空間存在著很多的漏洞，容易讓一些不法分子倒賣檔案信息，造成人員信息的泄露。雖然我國的檔案信息化規范還比較健全，但是仍存在一些不足，所以說將檔案信息化進一步完善和提升，可以促進我國檔案標準規范體系的構建。研發人員需要不斷提高檔案信息化平臺的安全可靠性，并且對于檔案的借還，信息的儲存，以及檔案信息的相互交換，還有數據的更新都需要進行詳細的設計和緊密的安排，確保每一項任務都有專人負責，讓檔案信息在網絡信息化的空間內也變得井井有條，在查看檔案信息便利的同時，提高檔案信息的安全性，進一步完善我國的檔案標準規范體系。

3 結束語

檔案管理信息化已經成為檔案管理的必然發展趨勢，負責檔案管理的有關部門必須盡快進行技術革新，將檔案信息快速歸入到網絡信息化平臺以供資源共享，同時有關部門還要加強規范檔案信息標準化體系，檔案管理信息化成為檔案共享和推進社會人才隊伍建設的最好助力，讓檔案信息不再停留在實物上，而是以數字信息的形式傳播到每一個需要的單位和人員手中，讓檔案信息進行合理配置，利用現代化信息技術發揮檔案的作用。

參考文獻：

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