數字檔案館建設對檔案管理體制的影響及相應對策

王清濤

【摘 ?要】隨著社會的發展，科技的進步，檔案管理體制也在不知不覺中發生著變化。為順應時代發展潮流，解決檔案工作中不斷出現的新問題、新挑戰，更好地推動檔案管理工作的有序開展，數字檔案館建設就顯得尤為重要。數字檔案館實現了檔案館館藏檔案的信息化、數字化，通過計算機技術進行應用，給檔案管理體制帶來了翻天覆地的變化，極大的提高了檔案工作的效率，有效的增強了對檔案的保護，實現了檔案管理體制質的飛躍。本文主要分析數字檔案館的建設對于檔案管理體制整體的影響，并且提出相應的對策。

【關鍵詞】數字檔案館;檔案管理體制;影響;對策

引言：

當今檔案的信息管理模式逐漸走向互聯網時代化，結合數字信息技術確實是檔案館的建設工作發展趨勢。做好數字檔案館的建設發展工作，促進檔案管理工作的高效性發展，建設出符合時代要求的檔案管理服務。面對這樣的發展背景，對于檔案管理體制來說，也應全面做好數字信息化管理，這是提高檔案管理工作有效性的手段之一，這也是促進檔案轉型發展的重要舉措之一。檔案管理人員應當清楚數字化檔案管理對管理體制的影響，找到相應對策。

一、數字檔案館的概念闡述

提到數字檔案館，可能很多人不清楚數字檔案館的具體概念。數字檔案館主要是能將檔案資源管理進行信息化、數字化處理，通過網絡服務擴大服務范圍，實現信息資源共享化，在信息搜索檢索的時候也更方便，具更有針對性。數字檔案館的建設主要在儲存和利用檔案資源的時候，通過檔案資源管理庫形成數據中心，使用和查詢起來比較方便。數據中心是一種檔案內容的管理系統，結合互聯網儲存查詢技術，主要以電子文件、電子檔案的形式存在。

數字檔案館和傳統的檔案館相比較，數字檔案館的數據中心更為龐大，發揮的作用功能更多，能有序處理各個環節的問題，形成綜合性一體性的檔案管理模式。在管理的方式上，采用信息化管理方式，極大程度上減少了物力、人力資源的投入，也提高了整體的管理效率。從全程優化管理來說，進行檔案資源管理的時候，提高各種檔案資源管理的有效性、真實性、完整性，為用戶提供更準確的信息服務，這是一種現代化檔案館建設的必然趨勢。

二、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

（一）實現檔案管理多功能性

數字檔案館的建設對于目前的檔案管理體制相對來說影響比較明顯，數字檔案館建設是一種從傳統檔案館建設基礎之上進行現代模式改革的方式，數字檔案館建設能夠促進檔案管理的功能多樣化。數字檔案館的建設工作能有效解決傳統檔案館建設存在的位置分布不合理，信息查閱不方便等問題。在傳統的檔案模式基礎之上，做好信息化建設，做好轉型與發展，為檔案工作人員和查閱者提供便捷性。

相對來說，數字檔案館受時間、空間限制更少，沒有檔案館那樣固定的上下班時間要求，甚至節假日、下班以后也能夠及時把需要的信息反饋給需求者，需求者可以直接通過互聯網查閱到自己需要的信息。

數字檔案館建設使得檔案資源分布空間不合理的問題也得到有效解決。利用數字檔案館進行查檔，能夠極大程度上減少檔案工作人員查找檔案的檢索時間。工作人員不用進出庫房，不用翻閱目錄，就能準確的查出所需檔案信息，提高了工作效率。，

同時，數字檔案館建設實現了文字檔案、照片檔案、視頻檔案等各類介質檔案的有機融合，這也有利于當今的檔案管理朝著多元化，精細化的管理方向去發展。

（二）充分發揮檔案管理的特色

傳統的檔案管理模式往往以保管資料為主要工作，這也使得檔案管理存在一定的局限性。當今的數字檔案館建設，對于檔案管理工作來說，能極大程度上發揮檔案管理的特色作用。這樣的方式不僅能有效地保證檔案資料的安全性，還能將檔案資料進行開發利用。將資料實現互聯網共享，通過數字化檔案館的建設，發揮網絡作用，使得工作人員在最短的時間內查閱到自己所需要的資料，充分發揮檔案管理的特色。

特別是一部分行政管理人員在查閱檔案的時候，往往傳統的檔案管理模式會走特別多流程，而且需要很長時間審閱，對于信息的把控性相對較差，容易影響檔案管理的效率和創新。采用數字化的管理模式，相對來說可以打破傳統的檔案對于檔案利用的限制，能夠使得檔案資料管理的功能性體現出來，為檔案的二次利用開發提供便捷性。

三、數字檔案館建設的相應對策分析

（一）加強檔案管理服務建設

數字檔案館建設工作比較復雜，在實現檔案資源數字化的同時，也需要加強檔案館的服務建設。檔案資料的管理是一項服務類的工作，為了滿足用戶對于檔案的各方面需求，需要做好檔案資料的合理開發利用，因此需要重視檔案網站平臺的建設，做好服務建設工作，主動記錄用戶的瀏覽偏好，能具有針對性的把相應檔案資料推送給用戶為用戶提供了高效便捷的服務，提高用戶的滿意度。檔案資料的管理可以利用現代的網絡平臺，比如常見的微博、微信、百度等等。做好檔案服務建設，才能進一步實現檔案資源的開發利用，解決用戶各類檔案問題，更好的傳播檔案資料，做好檔案的整體信息化管理工作。

（二）提高檔案安全管理意識

數字檔案館建設相對來說更偏向于互聯網絡化，在使用網絡的同時，一定要注重網絡安全性方面的問題。因此在數字檔案館建設的時候，就應該注重安全性方面建設。數字檔案館采用的是電子文本，如果在使用的時候，出現網絡安全問題容易造成巨大的損失，甚至還會威脅個人和社會的利益。數字化檔案館建設模式，相對來說能通過互聯網絡傳遞更多檔案資料的信息，在管理的時候，不能忽略檔案的安全性管理工作，一定要做到安全存放資料。同時也需要按照檔案安全性級別設定對應的安全技術，保障檔案的安全使用，不會受到其他惡意軟件技術的攻擊。

（三）提高檔案工作人員的管理意識與專業水平

數字檔案館是結合當今互聯網技術發展提出來的先進管理技術，在進行數字檔案館建設的時候，非常重要的一點內容是提高檔案工作人員的管理意識以及管理水平，建設出一支專業的檔案人才隊伍，加強檔案工作人員的日常培訓，學習先進的技術，讓他們掌握基本的計算機網絡使用方法，為數字檔案館建設打好基礎。檔案工作人員在學習數字檔案館基本的運營維護的同時，也需要做好檔案管理體制的革新和完善。數字化建設是一種信息集成的過程，需要有專業的檔案人才，先進的技術，一定要做好檔案專業人才的儲備工作。

四、結束語

總的來說，伴隨著信息技術的不斷發展，對于檔案管理工作來說，也開始走向信息化，建設數字檔案館是檔案管理工作走向信息化的一個必然趨勢。在建設的過程中，對于各方面要求較高，需要清楚數字檔案館建設存在的問題，能夠找到對應的解決措施，提高檔案管理的有效性，做好資源的合理開發利用。數字檔案館的建設從傳統的檔案管理模式上打破了空間和時間的局限性，數字化發展也符合時代發展的相關要求，為更多檔案資料使用者提供個性化服務，具有現實的改革意義。

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