關于提高檔案管理科學化水平的路徑選擇的探究

段運梅

【摘 ?要】檔案是一個重要載體，集聲音、文字、圖表、實物于一體，記錄人們的生產生活，具有極高的參考價值與利用價值，是重要的社會信息資源，檔案為社會的可持續健康發展提供了比較準確的信息來源。當前我國信息技術迅速發展，檔案管理工作逐漸朝著現代化、科學化、信息化的方向發展，但是在當前的檔案管理中，科學化管理技術的應用時間較短，導致頻繁出現管理漏洞，制約檔案科學化管理水平的提升，本文將結合自身的教學經驗，探討提高檔案管理科學化水平的對策。

【關鍵詞】檔案管理;科學化;路徑對策

隨著經濟的發展，檔案發揮的作用越來越明顯，在各領域工作中扮演的角色越來越重要。各級事業單位的主抓工作，并且靈活應用信息技術，促進檔案建檔、檔案借閱等工作更加科學，不僅節省了大量的人力資源成本，簡化了檔案管理的流程，提高了檔案管理工作的質量與效率，逐漸提升檔案管理的科學化水平。

一、檔案管理存在的問題

（一）缺少科學的管理機制，保密意識比較單薄

當前很多單位都將注意力集中在經濟效益與形象建設中，忽視檔案管理的重要意義，尤其在制訂檔案管理制度的時候，沒有充分考慮檔案管理工作的現狀，照葫蘆畫瓢，照貓畫虎，在原有檔案管理制度的基礎上做調整和修改，這樣制訂出來的管理制度與實際工作是相互脫節的，檔案管理工作沒有規章制度可以依照。例如，檔案保密相關的制度，比較籠統地制訂了檔案泄密的懲罰措施，但是接下來的工作如何加密卻沒有提及，管理工作的難度被增加，檔案內容經常泄露。檔案人員的保密意識比較淡薄，有的時候圖便利，對于紙質檔案與電子檔案隨意處置，由于人為原因發生的泄密事件明顯增加，針對類似于事件，單位處罰不痛不癢，處罰力度比較輕，缺少責任心。

（二）管理觀念陳舊，管理方法單一

信息技術與計算機技術在檔案管理工作中的應用提升了檔案管理工作的效率，但是很多單位檔案管理人員的年齡偏大，缺少專業文化知識，學習意識比較淡薄，難以接受新思想、新事物、新技術，還有很多檔案工作人員安于現狀，不思進取，不謀求自身的進步與發展，采取陳舊的管理方法，導致檔案管理水平比較落后，比如檔案建檔的階段，很多管理人員依然將檔案制作成紙質檔案，一些利用價值高、保密檔案高的文字與圖片，沒有掃描錄入，檔案保存管理的風險加大，不利于檔案的保存。檔案管理是一項長期的、復雜的工作，需要檔案人員具有專業的知識，具備高尚的道德情操，但是很多檔案管理人員“當一天和尚撞一天鐘”不及時吸納先進的工作理念，在管理工作中我行我素，認為檔案管理只是一項基礎性工作，喪失了工作熱情，形成較為負面的影響。

（三）資金投入不足，硬件資源缺失

很多單位領導都將工作重點放在經濟效益上，資金投入在生產規模的擴大上，檔案管理工作被架在半空中，對于檔案管理工作的硬件設施、專業人才與軟件開發等的投資比較少，一些單位缺少健全的檔案室。單位在招錄檔案管理人員的時候，往往僅僅是走形式，沒有設立嚴格的招聘人才門檻，出現很多非專業管理人員管理檔案的現狀，缺乏專業的檔案管理知識，對檔案管理流程知之甚少，在管理工作中常常出現差錯。

二、提高檔案管理科學化水平的有效路徑

（一）健全檔案管理機制

科學高效的檔案管理機制是提升檔案科學化水平的有效路徑，隨著社會的進步與發展，檔案管理涉及到的內容也逐漸增多，檔案資源越來越豐富，這就增加了檔案管理人員的工作量，在這種形勢下，單位要結合自身實際與社會發展情況，制訂符合實際的檔案管理制度，由檔案專職管理人員帶頭，集中審核校驗各項管理制度，對于不符合檔案工作實際的內容應該及時刪除，彌補檔案管理內容的細節。例如，制訂《紙質檔案借閱管理制度》要明確損壞與賠償問題，《電子檔案管理制度》明確泄露內容的處罰條款，制訂監督制度明確違規的處理措施，檔案管理部門應該與其他部分聯合起來，將檔案管理的各項制度落實到每個頭上，落實到細節中去，避免出現工作死角，提高檔案管理工作的執行力度，容易造成檔案丟失、泄密，對于這種現象應該零容忍，并且嚴肅處理。

（二）推進檔案管理的信息化

互聯網為檔案管理提供了更多的信息資源，帶來了新的發展契機，以計算機技術、數字技術、大數據技術為支撐的檔案信息化管理工作也逐漸完善，檔案管理應該抓住信息管理的這條線，建設檔案管理的信息化平臺，推進檔案信息化管理的進程，在建檔階段，就要利用信息管理系統中的資源數據庫，將各種檔案信息資源輸入到數據庫中，將紙質檔案轉化為電子檔案，利用掃描儀、攝像等專業設備轉為電子文檔，保證紙質檔案與電子檔案相互對應，便于查詢與借閱，利用互聯網收集相關的信息資源，充實檔案內容，提高檔案的利用效率，為各項工作的順利開展提供便利條件。

（三）引進專業人才

檔案管理專業人才是提高檔案管理科學化水平的必要條件，如果缺少專業的人才，檔案管理格局會比較混亂，給單位的發展造成負面影響，因此，單位領導階層應該及時轉變思想觀念，構建科學的、專業的人才團隊，對于當前已有的人才，要通過培訓，提升其專業知識水平與個人素養，讓管理人員具有高度的主人翁意識與風險意識，還可以借助遠程教育與自主學習的方式，提升自身的專業技能水平，熟悉信息化管理平臺的操作與使用，逐漸熟練，為檔案管理科學化水平貢獻自己的一份力量，讓檔案管理工作人員自我磨煉，自我提升，逐步讓工作步入正軌。

（四）優化管理流程

在建立檔案學信息化管理平臺以后，檔案管理效率得到較大的提升，但是如果沿用過去的管理模式，會降低檔案使用效率，特別是檔案管理人員，在工作中容易陷入被動，比如在調取檔案的過程中，往往通過自我服務、自我查詢、自我檢索查找所需檔案資源，這個時候管理人員扮演的是查詢角色，沒有辦法突出檔案的重要意義，因此相關部門應該采取“個性化服務”的方式，結合具體部門對檔案資源的要求，提供優質化的服務，提高檔案使用效率。

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