事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討

丁元軍

【摘 ?要】事業(yè)單位人事檔案管理是事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，提升事業(yè)單位人事檔案管理水平有助于提升事業(yè)單位人力資源管理水平。事業(yè)單位有必要給予干人事檔案管理工作足夠的重視，為人力資源管理提供完善的檔案信息依據(jù)，實現(xiàn)事業(yè)單位人力資源的合理配置，更好地發(fā)揮人力資源的功能和作用。因此，我們有必要對人事檔案服務(wù)人力資源管理的可行性和必要性進(jìn)行分析研究，進(jìn)而更好地促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。基于此，本文章對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行探討，以供相關(guān)從業(yè)人員參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

引言

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為人們的日常生活帶來眾多便捷，而且合理運(yùn)用信息化技術(shù)能夠不斷優(yōu)化事業(yè)單位管理工作，可以根據(jù)實際情況進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，而且信息化的應(yīng)用可以為人事檔案管理提供更多幫助，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)管理面臨的問題，促進(jìn)管理效率大幅度提升。因此，事業(yè)單位應(yīng)該遵循時代發(fā)展，確保可以合理將信息化技術(shù)融入人事檔案管理工作當(dāng)中，發(fā)揮其應(yīng)用效果的同時，促進(jìn)人事檔案管理效率的提升。

1事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1有助于提高人事檔案管理工作效率

人事檔案管理是一項復(fù)雜的工作，實行人工管理極易出現(xiàn)差錯，因此簡化人事管理工作程序，實施人事檔案管理數(shù)字化是時代發(fā)展的必然趨勢。過去事業(yè)單位人事管理工作中，相關(guān)的人事檔案材料信息只能在紙質(zhì)檔案中查找;而實施人事檔案數(shù)字化管理，通過查找檔案關(guān)鍵詞，可以及時、準(zhǔn)確地找到所需要的人事檔案信息，較傳統(tǒng)的人事檔案管理只能通過不斷查找、翻閱紙質(zhì)檔案，人事檔案數(shù)字化管理可以實現(xiàn)人事檔案的高效管理和利用，不僅可以有效地節(jié)省檔案材料的查找時間，還可以有效地提高人事管理工作的效率。在繁復(fù)的人事檔案管理工作中，利用數(shù)字化技術(shù)可以實現(xiàn)自動獲取檔案信息、自動進(jìn)行檔案數(shù)量的統(tǒng)計等功能。

1.2有助于降低行政成本

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理類目相對較多，而且在實際查閱的過程中效率低，修改流程相對較為繁瑣，無法對大量信息進(jìn)行高效處理，一旦對檔案整理有時間要求，則應(yīng)該增加辦公經(jīng)費(fèi)及工作人員數(shù)量，導(dǎo)致成本大幅度提升。對于人事檔案信息化管理的應(yīng)用，可以有效解決當(dāng)前管理存在的問題，并利用計算機(jī)核心技術(shù)對大量復(fù)雜信息進(jìn)行電子歸檔，不僅可以保證查閱的高效性，同時不受其他因素影響，有效降低行政成本，最大化發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用效果，確保事業(yè)單位人事檔案管理的水平不斷提升。

2事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

2.1信息化建設(shè)不足

當(dāng)前信息技術(shù)在很多行業(yè)都得到了廣泛應(yīng)用，而部分事業(yè)單位人事檔案管理人員并未充分意識到先進(jìn)技術(shù)的優(yōu)越性，依然沿用傳統(tǒng)人事檔案管理辦法，工作效率低下，容易造成檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)人員沒有加大資金投入力度，在信息化工作方面的力度不大，采用人工管理的方式來應(yīng)對海量人事檔案，也是導(dǎo)致人事檔案管理工作質(zhì)量難以得到提升的原因之一。

2.2沒有平衡好紙質(zhì)檔案與電子檔案的關(guān)系

雖然現(xiàn)在信息化技術(shù)在事業(yè)單位的人事檔案信息化管理工作中應(yīng)用，各種信息處理系統(tǒng)以及檔案管理系統(tǒng)均有一定應(yīng)用與普及，但是很多單位內(nèi)部雖然在日常工作中應(yīng)用這些技術(shù)或系統(tǒng)，但依然將信息管理工作重點放在紙質(zhì)檔案上，依然將紙質(zhì)檔案儲存、管理當(dāng)成人事檔案管理中的第一工作，并未充分應(yīng)用先進(jìn)的信息化系統(tǒng)平臺，并未積極構(gòu)建相應(yīng)的系統(tǒng)，儲存相應(yīng)的電子檔案，提升人事檔案管理的便捷化與簡單化。再者，很多人事檔案管理工作并不是信息專業(yè)出身，雖然具備一定的管理能力與管理經(jīng)驗，但是缺乏對管理工作創(chuàng)新的重視，未積極進(jìn)行人事檔案信息化管理創(chuàng)新工作，未積極學(xué)習(xí)各種先進(jìn)化手段與先進(jìn)化技術(shù)處理方法，并未在日常的人事檔案管理工作中落實信息化技術(shù)，繼而導(dǎo)致很多問題無法及時采用信息化手段進(jìn)行妥善處理，最終影響人事檔案信息化管理的實際效果。

3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的措施

3.1營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境確保安全性

在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，還要確保人事檔案信息化管理的安全性，要營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，具體可以從硬件和軟件這兩個部分進(jìn)行。從硬件角度來看，事業(yè)單位需要加大資金投入力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備專業(yè)化的計算機(jī)和服務(wù)器，定期對硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保其功能性符合工作要求;從軟件的角度來看，檔案管理人員要具備熟練的軟件操作能力，避免因自身能力問題而導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。除此之外，還可以通過建立防火墻、設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全屏障等手段，讓人事檔案管理系統(tǒng)免于黑客和病毒的攻擊，加強(qiáng)對人事檔案收集、整理、入庫、歸檔、查詢、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個環(huán)節(jié)的管理，確保信息的安全性。

3.2對信息化建設(shè)設(shè)備以及管理系統(tǒng)進(jìn)行完善

在以往的事業(yè)單位人事檔案管理工作中，往往都會采用紙質(zhì)檔案的手段，通過人工登記的方式來開展工作。在對人事檔案進(jìn)行調(diào)檔的過程中，還會經(jīng)常出現(xiàn)丟失以及損耗的問題，電子檔案的錄入以及傳輸具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。因而，為了可以從整體的角度上對管理效率進(jìn)行提升，降低檔案管理出現(xiàn)問題的概率，那么還應(yīng)該強(qiáng)化對檔案信息化建設(shè)力度。在具體的建設(shè)階段，應(yīng)該充分地對計算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，合理地將存儲在紙質(zhì)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化，利用掃描儀，科學(xué)的對檔案進(jìn)行整合、加工以及管理，同時保證其能夠成為電子文檔。

3.3提高信息化管理人員的綜合素質(zhì)

事業(yè)單位在將信息化融入人事檔案管理工作時，不僅需要強(qiáng)化對基礎(chǔ)建設(shè)的重視，同時應(yīng)該做好相對較為全面的分析與優(yōu)化，掌握管理人員的工作情況，強(qiáng)化對培訓(xùn)工作的重視并不斷提高管理人員的綜合素質(zhì)，不僅需要學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)知識，還應(yīng)該對計算機(jī)各項軟件技術(shù)的應(yīng)用有充足的了解。在人事檔案信息管理的過程中，管理人員的任務(wù)量正在不斷提升，所以管理人員應(yīng)該重視自身的責(zé)任，掌握各項工作的開展情況。除此之外，事業(yè)單位還應(yīng)該適當(dāng)開展職業(yè)道德及思想教育，提高管理工作人員的責(zé)任感，落實好專項培訓(xùn)工作，使得工作人員熟悉計算機(jī)管理軟件的應(yīng)用要點，促進(jìn)檔案管理效率的提升。

3.4完善檔案信息化管理基礎(chǔ)資源建設(shè)

為了提高檔案管理工作的效率，一定要保證工作中基礎(chǔ)設(shè)施的硬件要求，可以通過構(gòu)造一定的內(nèi)部局域網(wǎng)來形成信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系。另外，我們需要一個信息化的，并且具有一定現(xiàn)代化建設(shè)的辦公設(shè)施，通過提升硬件設(shè)施來滿足人們的工作需要。還可以應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，并且通過一些技術(shù)比較先進(jìn)的軟件來對信息進(jìn)行分析和統(tǒng)計，可以通過一些先進(jìn)的軟件來對檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一的整合和技術(shù)分析。

結(jié)束語

綜上所述，對事業(yè)單位人事檔案信息化建設(shè)對于事業(yè)單位人事檔案管理工作具有重要的意義，其重要性表現(xiàn)在可以簡化人事管理工作程序，精準(zhǔn)的數(shù)字化管理可以更好地分配社會工作崗位，為我們的工作帶來便利;同時對事業(yè)單位引進(jìn)特需人才提供幫助，可以極大地推動事業(yè)單位的整體發(fā)展，助力國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，為事業(yè)單位未來人事管理工作的持續(xù)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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