淺析研究所合同管理信息化建設

摘 要 隨著研究所科研項目不斷增多，合同的種類和數量也是在大幅度增加，對合同管理信息化需求日益明顯。通過對合同實施信息化的建設，簡化整個管理流程，對合同信息詳細進行收集與匯總，讓管理人員可以通過系統方便準確及時地掌握合同的審批進展和執行狀況。通過規范化的管理能大幅度提高辦公效率及管理水平，以此更好地為研究所科研提供服務。

關鍵詞 科研項目;合同管理;信息化

隨著研究所科研規模的不斷擴大，研究所對各類物資和服務的需求量也在持續提升，與此同時合同的種類和數量也是大幅度增加，合同的信息化管理已經是迫在眉睫。電子合同的流通速度比紙質的快，成本卻更低，儲存方便，能夠減輕管理人員和科研人員的工作量，能夠有效提高科研資源利用率。通過對合同實施信息化的管理，科研人員能夠非常方便地通過網絡對合同的資料準確有效的收集與整理，實時地掌握研究所的科研狀況，實現合同信息的共享，提高研究所科研活動效率，支撐科研單位管理決策，為研究所科研事業管理工作的創新和優化提供支持。

1研究所合同管理中存在的問題

傳統的合同管理停留在人工管理和紙質管理，部門間彼此缺乏信息交流，不能及時溝通。 隨著研究所業務量的不斷增大，不同部門在數據格式標準方面存在一定差異，導致信息匯總工作難度增加，工作量加大，使合同的流轉、查詢、統計等管理工作的準確度和效率有所降低[1]。

（1）紙質合同在部門間審批停留時間過長。合同通常由擬定、審核、簽署、履行和存檔等幾個步驟組成，完整的過程涉及多個部門。經辦人在擬定紙質合同后，要根據合同產品類別、金額大小及付款方式等多個方面的不同，選擇對應的主管部門和領導，需要在各個環節按照順序逐級申請審批。如果遇到某個環節的部門領導無法及時對合同進行處理，則可能導致合同審核時間延長，從而影響合同最終的執行效果。

（2）紙質合同執行出現問題時責任界定困難。合同在執行過程中會涉及多個管理部門，但是許多研究所的管理部門在紙質合同管理方面沒有建立一個有效的數據共享機制，導致相關部門無法獲得合同執行進展的最新數據，出現問題后各部門之間又彼此推諉，嚴重阻礙了工作的進一步展開。

（3）紙質合同在執行過程中缺乏監控。紙質合同執行過程中缺乏必要的監管容易造成項目經費隨意使用，可能導致賬戶金額不足無法正常付款，造成實驗耗材無法及時到貨，或到貨后無法正常使用，從而影響科研工作的質量，甚至會產生法律糾紛，損失研究所的經濟利益和整體形象。

（4）合同相關數據統計不方便。部分研究所的合同臺賬由合同管理人員獨立管理，只是負責錄入合同的簡單信息以便日后查詢時調用，由于需要錄入的內容較多，而且沒有人后期進行協助檢查，因此存在很大的出錯率。

財務部門需要時常了解實驗室合同的一些詳細數據，譬如耗材采購數量，購買金額，預付定金等信息，但由于合同種類復雜、數量多，傳統的電子表格統計的方式非常不方便數據查詢和統計，而且需要耗費許多的人力和時間，還很容易統計出錯。

（5）管理人員能力不強。隨著合同管理的信息化建設，管理人員沒有充分發揮主觀能動性，缺少專業能力，特別是處理合同糾紛時無法準確找到合同中所標明的條款，更加無法及時解決合同在執行過程中出現的問題[2]。

2研究所合同信息化建設的應用對策

（1）建立合同管理的信息化平臺。研究所應根據自身的科研情況與后勤管理特點，打造具有自身特色的合同信息化建設方案，而不是盲目引進先進的合同管理系統。研究所在建設合同管理信息系統時，需要從全局出發，既要考慮信息化建設方案的實用性、可靠性，又要考慮其安全性與擴展性。

合同送審人員可以在合同管理信息系統上填寫合同審批單，從而縮短合同的審批時間，提高準確率和審核效率，減少了紙張的使用，節省了大量辦公經費。合同通過線上的運轉，免去了送審人員往返奔波各主管部門找領導審核簽字的痛苦，減少了合同的傳遞時間，顯著提高了工作效率，節約了時間和精力。相關部門和主管領導都可以通過合同管理信息系統實時查看已經正常錄入的合同信息，不需要再跑到檔案室去翻閱以前的紙質合同，只需要通過一些關鍵字就可以直接在系統上進行模糊檢索，從而查詢到所有相關的合同信息和審批過程。

用戶還可以通過系統隨時統計合同的簽訂和進展情況，分析數據，挖掘價值，為進一步工作決策提供數據支持。

（2）加強管理人員專業知識培訓，提升綜合素質。實現研究所合同管理信息化，需要相應的提升管理人員專業能力，以及培養綜合素質過硬的專業人才。可以不定時組織信息化管理的專題講座，或者定期選拔相關人員進行專業化的培訓，從而提高研究所合同管理人員整體專業素質，減少在實際操作中的失誤。研究所可以選擇相關人員在國內知名機構進行交流，為研究所合同管理信息化建設儲備相關專業人才，有利于推動研究所管理人員素質的提高。

（3）完善合同管理制度。研究所通過信息化完善合同管理制度，能夠讓管理過程更加規范化，方便研究所對合同全程進行管控和監督，也方便后期的賬目核對和財務審計[3]。

3結束語

研究所通過對合同管理實施信息化建設，方便了管理人員對合同資料有效的收集與整理，減輕了管理人員的工作量，減少人為的管理誤差，節省大量的人力和精力。合同管理信息系統的使用保證了錄入數據的準確性和真實性，功能上也能提供內容的快速查閱和數據分析，讓整個流轉審核過程更加順暢，從而提升研究所的整體核心競爭力。

參考文獻

[1] 許揚.大數據信息技術在檔案管理中的運用[J].信息記錄材料， 2019，20（2）：149-150.

[2] 杜云翔.高校采購合同執行全過程的思考與信息化實踐[J].行政事業資產與財務，2018（18）：11-12.

[3] 黃亦天.財務專項合同管理系統的開發與應用[D].北京：電子科技大學，2013.

作者簡介

汪開卷（1983-），男，北京人;畢業院校：中國農業科學院研究生院，專業：農業信息化，學歷：碩士研究生，現就職單位：中國農業科學院植物保護研究所，研究方向：信息化管理。