新時(shí)期高校校友信息管理工作探究

肖皓天

摘? 要：伴隨著我國(guó)高等學(xué)校發(fā)展速度越來(lái)越快，同時(shí)和外界互動(dòng)的也越加頻繁，因此，高校的建設(shè)必定離不開(kāi)廣大校友資源的支持，其是建設(shè)高校的中堅(jiān)力量，擁有著十分關(guān)鍵的作用。基于此，筆者將結(jié)合多年的工作經(jīng)驗(yàn)，就新時(shí)期高校校友信息管理工作進(jìn)行分析，希望可以為大家提供一定的幫助和參考，也能為教育事業(yè)貢獻(xiàn)自己的力量。

關(guān)鍵詞：高校;校友;信息管理工作

早在2011年，“校友捐贈(zèng)”就被記錄在了中國(guó)大學(xué)評(píng)價(jià)體系之中。而優(yōu)秀校友的總量及層次等等標(biāo)準(zhǔn)就逐漸納入了高校畢業(yè)學(xué)生“社會(huì)評(píng)價(jià)”的重要指標(biāo)體制內(nèi)。除此之外，我國(guó)高等學(xué)校辦學(xué)的自由性也慢慢隨之提升，社會(huì)資源特別是校友資源在各大高校不斷發(fā)展的過(guò)程中所體現(xiàn)的能力也更加大，其是高校取得外界各個(gè)人力資源、物質(zhì)資源、經(jīng)濟(jì)資源、信息資源等等支持的關(guān)鍵途徑，是學(xué)校當(dāng)中最為珍貴的社會(huì)資源。所以，切實(shí)借助當(dāng)代信息技術(shù)，研發(fā)和使用好校友資源，增強(qiáng)校友管理合理化水平，對(duì)全方位呈現(xiàn)出校友資源在提高辦學(xué)能力，推動(dòng)高校迅速發(fā)展上擁有非常關(guān)鍵的意義。

一、高校校友信息管理的重要性

（一）校友為高校提供了珍貴的信息資源

如今國(guó)內(nèi)發(fā)展早已全面邁入了信息化時(shí)代，在此種發(fā)展情況下，高校校友也一定要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，真正進(jìn)入到信息化社會(huì)，借助優(yōu)秀的信息技術(shù)與良好的人際關(guān)系甚至是豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，散布在全球各行各業(yè)的校友們把自己所知曉的先進(jìn)的授課觀念以及較強(qiáng)的前瞻性或者是科研成果貢獻(xiàn)給學(xué)校。同時(shí)按照學(xué)校的實(shí)際發(fā)展情況闡述自己的想法，為蕓蕓學(xué)子們的將來(lái)提供自己的支持。

（二）校友為高校提供了充足的教育資源

校友是各大高校培育出的高素質(zhì)、高能力人才，其不僅能夠創(chuàng)造出大量的物質(zhì)財(cái)富，還可以為社會(huì)帶來(lái)寶貴的精神財(cái)富，他們不管是在國(guó)家上還是在科研層面都有著無(wú)法估量的貢獻(xiàn)，在理論知識(shí)以及技術(shù)技能上都為高校提供了很多的指導(dǎo)與支持，為自己的學(xué)校帶來(lái)了連綿不絕的思想資源。同時(shí)他們還會(huì)不求回報(bào)的為母校提供大量的創(chuàng)造力，為學(xué)校貢獻(xiàn)豐富的社會(huì)資源。他們將自己所積累的所有知識(shí)與實(shí)踐成果為每一名在校學(xué)生都進(jìn)行了展示，更是廣大畢業(yè)生的榜樣與要追求的目標(biāo)。

（三）校友為高校提供了豐富的就業(yè)途徑

經(jīng)過(guò)了各種挫折、成功與失敗后，大多數(shù)校友都早已變成了著名企業(yè)家。此時(shí)他們最先想到的就是自己的母校，在剛剛?cè)雽W(xué)時(shí)提供給他們各式各樣的幫助，為其制定獎(jiǎng)學(xué)金以及助學(xué)金等等項(xiàng)目，在即將畢業(yè)的時(shí)候還為其供應(yīng)大量的就業(yè)途徑，體現(xiàn)能力的空間，給予就業(yè)的機(jī)會(huì)。因此，這些校友也都會(huì)更加無(wú)私的回報(bào)母校，為下一代優(yōu)秀學(xué)子提供更多的可能。畢業(yè)生在走出學(xué)校大門(mén)切實(shí)進(jìn)入社會(huì)以后，就會(huì)散布在全球的各個(gè)地方、各個(gè)企業(yè)之中，在不一樣的行業(yè)中接觸到各種類型的人，體現(xiàn)著自己的能力，創(chuàng)造出得到社會(huì)肯定的價(jià)值。他們代表著母校向社會(huì)上傳遞名片，是各大高校和社會(huì)之間的銜接，借助自身存在的價(jià)值向社會(huì)體現(xiàn)出母校的精神與風(fēng)采，從而推動(dòng)高校的迅速發(fā)展與不斷進(jìn)步。

二、高校校友工作現(xiàn)狀

（一）缺少相應(yīng)制度，組織機(jī)構(gòu)不完善

伴隨著各大高校彼此間的角逐逐漸激烈，高校的管理階層通常把學(xué)校的大多數(shù)資源向可以對(duì)學(xué)校迅速發(fā)展具有一定幫助作用的科研項(xiàng)目、人才培育等等方向進(jìn)行傾斜。近些年以來(lái)，盡管校友工作已經(jīng)得到了廣泛的注重，然而大部分高校校友工作都并不具備制度化，校友辦公室時(shí)常是一組人員多個(gè)牌子，校友工作人員也大部分都是兼職的。此種組織管理單位致使大部分高校排除在開(kāi)展校慶階段會(huì)短時(shí)間進(jìn)行校友工作以外，其余時(shí)間校友工作就大多處在并未實(shí)行或者是被動(dòng)搪塞的情況。借助對(duì)全國(guó)四十多所高校校友會(huì)的所有人員開(kāi)展調(diào)查，四十多所高校校友會(huì)專職人員平均算下來(lái)就只有三人，而兼職人員大致有兩人。所以相對(duì)比來(lái)說(shuō)，西方國(guó)家各個(gè)高校校友會(huì)所擁有的組織管理單位就十分完善。比如，哈佛大學(xué)總共就有著二百七十余名的校友工作人員，霍普金斯高校是有一百七十余名人員，加州高校有著八十余名人員等等，同時(shí)組織校友進(jìn)行捐贈(zèng)還是國(guó)外高校管理階層一項(xiàng)非常關(guān)鍵的工作。

（二）校友資源開(kāi)發(fā)沒(méi)有整體規(guī)劃，信息管理能力不高

“校友資源是所有校友自己身為優(yōu)質(zhì)人才資源的實(shí)際價(jià)值甚至是校友所具備物質(zhì)資源、經(jīng)濟(jì)資源、信息資源、文化資源以及社會(huì)影響力等等的整合。”其對(duì)于高校所帶來(lái)發(fā)展價(jià)值就包含有：“擴(kuò)大學(xué)校聲譽(yù)、供應(yīng)信息服務(wù)、創(chuàng)造育人服務(wù)、帶來(lái)物質(zhì)支持。”如今國(guó)內(nèi)各大高校內(nèi)部管理體系大多會(huì)分成教學(xué)、科研以及學(xué)生管理等等多種子系統(tǒng)，每一種子系統(tǒng)都包含著不一樣的工作流程，這部分子系統(tǒng)就會(huì)對(duì)各個(gè)校友資源的研發(fā)以及使用有著不一樣的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)這部分需求不僅會(huì)有共同的內(nèi)容，還具有比較獨(dú)立的內(nèi)容。但是因?yàn)榇蟛糠指咝Ｈ耘f把所有工作實(shí)行分系統(tǒng)進(jìn)行，致使校友資源研發(fā)并不具備一個(gè)整體規(guī)劃，每一個(gè)系統(tǒng)都是各行其是，所以資源就會(huì)被重復(fù)性的研發(fā)與使用。

三、新時(shí)期高校校友信息管理新途徑

（一）更新校友信息采集方式，創(chuàng)設(shè)校友信息網(wǎng)絡(luò)

首先，校友會(huì)就需要加強(qiáng)所有校友自身的工作理念，創(chuàng)建出綜合性校友工作體系，構(gòu)建一個(gè)人人關(guān)心、積極參與的優(yōu)質(zhì)氛圍。學(xué)校應(yīng)該將實(shí)地走訪、看望本地校友，和校友開(kāi)展聯(lián)誼與座談，為校友傳遞母校實(shí)際建設(shè)以及發(fā)展情形的信息，獲取校友對(duì)于母校后續(xù)辦學(xué)的想法和建議當(dāng)作日常工作，同時(shí)逐漸制定校管理階層分管制度，從每一次走訪過(guò)程中獲得校友所需要的各種信息以及個(gè)人信息。其次，各大高校與學(xué)校都要切實(shí)借助新生入學(xué)的教育、畢業(yè)學(xué)生的教育等等途徑，利用組織舉辦各式各樣的活動(dòng)，來(lái)逐漸提高所有在校學(xué)生自身的愛(ài)校理念與母校情懷。最后，則應(yīng)該主動(dòng)為校友供應(yīng)更多的幫助和服務(wù)，為校友處理在學(xué)習(xí)、工作上的各種困難和遇到的問(wèn)題，輔助與鼓勵(lì)校友發(fā)展自己的事業(yè)。對(duì)于年齡并不高的畢業(yè)生校友，高校則要舉辦校友墻簽名、畢業(yè)照創(chuàng)意比拼、畢業(yè)生藏書(shū)義賣、輔導(dǎo)員聘請(qǐng)等等一連串畢業(yè)生活動(dòng)。而對(duì)于早已畢業(yè)的校友，高校就可以舉辦各種制作校園卡活動(dòng)，校友經(jīng)驗(yàn)座談活動(dòng)等等。校友們?cè)诩尤牖顒?dòng)、感受校會(huì)為大家?guī)?lái)更多服務(wù)的時(shí)候順其自然的就會(huì)闡述自己的信息并會(huì)及時(shí)更新這部分個(gè)人信息。

（二）探究校友信息的深度與廣度，讓學(xué)校與校友互惠共贏

以往傳統(tǒng)的觀念覺(jué)得，校友信息大致包括有自己的基本信息、電話號(hào)碼、在校檔案、工作情況、人際關(guān)系等等。而國(guó)內(nèi)高校校友隊(duì)伍通常在工作中只是注重校友自身的真實(shí)信息，尤其是通訊方面的信息。然而在分析了西方高校的校友信息收集工作以后就可以看出，西方國(guó)家高校校友會(huì)在對(duì)信息開(kāi)展收集的環(huán)節(jié)中，更加重視的是校友本身的個(gè)性喜好以及生活需要。由于為校友供應(yīng)更加全面的服務(wù)是每一個(gè)校友工作的基本服務(wù)原則，所以通訊信息僅僅稱其是必要，更為關(guān)鍵的是要深層次探究校友信息的主要深度與廣度。具備一定深度與廣度的校友信息需要從多種方面來(lái)呈現(xiàn)出校友的實(shí)際生活需要、工作需要、學(xué)習(xí)需要、個(gè)性喜好以及服務(wù)偏好等等，這部分信息在借助匯總以后就需要把校友當(dāng)時(shí)的背景、自身的能力以及具體需求真正的體現(xiàn)出來(lái)，同時(shí)可以利用對(duì)信息的研究和對(duì)校友的情況開(kāi)展評(píng)估，然后就可以對(duì)后續(xù)一段時(shí)間內(nèi)所有校友的真實(shí)需要做好預(yù)判。

（三）優(yōu)化校友管理信息系統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容

首先，校友管理信息體系必須要擁有完整的校友檔案，以方便整個(gè)校友辦公室和其余各種系部、校友組織及時(shí)進(jìn)行聯(lián)系與交流。其次，校友管理信息體系需要借助服務(wù)的模式把所有的資源呈現(xiàn)出來(lái)，方便每一名校友和所有單位的使用。比如，email服務(wù)就是由高校的校網(wǎng)中心來(lái)為所有校友供應(yīng)的。書(shū)籍、雜志甚至是信息技術(shù)查詢工作則是由高校圖書(shū)館為所有校友供應(yīng)的。而科技部門(mén)提供的每一種科研成果，則有助于校友和母校在整個(gè)科研成果轉(zhuǎn)讓、研發(fā)使用或者是經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等等方面的默契配合。高校宣傳單位在每一個(gè)月都會(huì)為所有校友供應(yīng)電子期刊，讓校友切實(shí)知曉母校的實(shí)際發(fā)展情形，讓校友從內(nèi)心深處生出對(duì)學(xué)校的自豪感，從而拉近校友和母校之間的距離，增進(jìn)彼此之間的感情。高校內(nèi)的研究生部需要和教務(wù)處共同上傳每一年畢業(yè)生的最新消息，而就業(yè)信息就讓校友組織和招生部門(mén)共同完成提供，真正推動(dòng)高校招生以及就業(yè)崗位的不斷發(fā)展。并且還應(yīng)該設(shè)立一個(gè)能夠供所有校友一起溝通對(duì)話的窗口，用微信公眾號(hào)或者是微博平臺(tái)的形式開(kāi)放。最后，伴隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，在校友管理信息體系中就能夠創(chuàng)建一個(gè)虛擬性的學(xué)校。這是一個(gè)借助信息技術(shù)三維虛線而創(chuàng)造出的一個(gè)虛擬的校園環(huán)境，其可以讓校友在隨時(shí)隨地都能夠不受空間與時(shí)間的制約開(kāi)展跨越式的溝通與工作。因?yàn)楦咝１旧砉ぷ骶哂幸欢ǖ奶厥庑裕圆恢剐枰诟咝?nèi)部創(chuàng)建行政單位，還需要組建校友理事會(huì)又或者是校友總會(huì)，讓其擁有一定的社會(huì)組織性，在高校外還需要?jiǎng)?chuàng)建此校友理事會(huì)的一個(gè)分會(huì)，在高校內(nèi)根據(jù)學(xué)院又或是年級(jí)階段構(gòu)建出校友分會(huì)以及聯(lián)絡(luò)會(huì)等等。如此一來(lái)就能夠把行政單位與社會(huì)機(jī)構(gòu)相聯(lián)系，整合在校學(xué)生所有資源以及畢業(yè)校友的所有資源，切實(shí)借助高校內(nèi)外的每一種空間資源，讓其獲得最大程度的體現(xiàn)。在行政單位出現(xiàn)后就要以此制定出有效的章程與制度，從而保障校友工會(huì)可以順利快速的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，如今，國(guó)內(nèi)各大高校正處在創(chuàng)新發(fā)展的重要階段，競(jìng)爭(zhēng)和機(jī)會(huì)并存，切實(shí)研發(fā)與使用校友資源，是高校拓展辦學(xué)資源、增強(qiáng)教育品質(zhì)、擴(kuò)大高校影響力的有效手段之一。所以，高校一定要更新校友信息采集方式，創(chuàng)設(shè)校友信息網(wǎng)絡(luò);探究校友信息的深度與廣度，讓學(xué)校與校友互惠共贏;優(yōu)化校友管理信息系統(tǒng)的服務(wù)內(nèi)容，只要真正完成這部分任務(wù)，就必定會(huì)讓高校校友工作獲得明顯提升。除此之外，國(guó)內(nèi)社會(huì)科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展十分迅速，高校教育作為我國(guó)時(shí)代進(jìn)步的一個(gè)關(guān)鍵組成內(nèi)容，切實(shí)具有十分重要的作用，所以，一定要重視高校校友工作對(duì)于各個(gè)資源的充分研發(fā)與使用，增強(qiáng)辦學(xué)品質(zhì)，擴(kuò)充就業(yè)途徑。

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