自然資源檔案的特點及管理工作實踐路徑思考

湯沛淳

摘 要：自然資源檔案就是記錄了自然資源管理過程中相關歷史內容的文件，為科學規劃資源配置提供了有力依據，因而在資源管理部門中的重視程度逐漸提升。但是社會經濟及現代信息技術的快速發展為自然資源檔案管理工作帶來了極大挑戰，其中存在的問題也愈發突出。本文從自然資源檔案的特點入手，探究其存在的諸多問題及針對性解決措施，以期為自然資源檔案管理水平的提升提供資料參考。

關鍵詞：自然資源;檔案管理;實踐路徑

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 13-0-02

在國家檔案中，自然資源檔案占據極為重要的位置，其中包括各級資源管理部門在執行各項工作時涉及的各類資料，既包括文字資料，也包括聲像資料、圖表資料等，價值性高[1]。合理管理自然資源檔案既能夠為資源合理分配、社會健康發展奠定堅實基礎，還能夠為各項工作提供法律相關依據，提升各種復雜紛爭問題的處理效率。但是社會經濟的發展使得自然資源管理工作更加復雜，經濟及現代科技的進步也為其提出了更高要求，特別是國家新一輪的機構改革，將建設規劃、海域資源管理、林權登記等職能合并到國土資源部門，重新組建成立自然資源部門，使隨之而來的檔案管理面臨更多挑戰。對此，相關管理部門必須認清發展形勢，及時發現管理過程中存在的各項問題，樹立科學有效的管理理念，以實際發展需求為基礎，吸收各方經驗，合理控制自然資源。

一、自然資源檔案的特點

（一）長期性

實施科學有效的自然資源檔案管理并非易事，這是一項兼具系統性和專業性的龐大工程，工作人員在實施檔案的整理和管理時需耗費大量財力、物力及時間，甚至存在部分檔案需花費多年時間實施管理的現象，這就決定了自然資源檔案管理具有長期性特點，檔案編制需要耗費大量時間[2]。以土地資源管理中的農村地區管理為例，因農村土地資源分配與農民利益息息相關，因此，在農村地區土地資源處理中，相關工作人員不僅需要嚴格核查相關資料信息，還需要切實展開測量工作，以科學的方法和手段實施計算和測量，確保工作萬無一失。這樣一來，農村地區土地管理所需時間長、所耗精力大，工作人員的工作壓力也不斷加大。

（二）易變性

在自然資源檔案管理中，地籍管理是其中一項重要工作內容，且在原先的國土資源檔案管理中占據的比重較大，該部分檔案涉及內容較為繁雜，且存在可變性特點。以地籍信息管理為例，其與人們的工作、生活、生產有著十分密切的關系，但隨著經濟社會的不斷發展，短時間內地籍就可能出現變動，因此，有關部門必須樹立正確管理理念，做好地籍檔案管理更新的準備，確保地籍信息的準確性、及時性以及有效性，為之后信息的核對和決策的實施提供更加堅實的保障[3]。

（三）重復性

現在的自然資源部門比原先的國土資源部門職能更多，檔案涉及的內容就更為復雜，各分支之間均存在一定程度的聯系和重合，因此，檔案管理在具體內容上就會呈現出重復性特點[4]。如土地資源管理，在對某塊土地進行審批時，首先工作人員要對該塊土地所涉及的相關檔案進行系統搜索和查閱，在此過程中也會涉及其他方面的檔案信息查詢，其中內容的復雜性和涉及的廣泛性就要求多個檔案管理部門同時進行信息核對和資源審批工作，此時資源檔案管理工作的分散性也會加劇后續檔案管理工作中內容的重復性。

（四）時效性

自然資源管理還包括對于土地資源、海域資源利用時所產生糾紛的解決，若想科學處理礦產紛爭、海域糾紛、土地紛爭，就必須對資源所涉及的檔案信息進行搜索，以此作為處理糾紛的有效證明。拿土地資源中的農村地區自占耕地來說，只要有系統國土資源檔案作為支撐，相關工作人員就可以研究和分析自占耕地的實際狀況，進而提升對于耕地資源的保護性[5]。自然資源檔案管理在多數情況下都具備時效性特點，因此，工作人員需要對自然資源進行系統整理，確保資源信息的實時性和有效性，只有這樣才能夠充分發揮自然資源檔案在解決土地海域糾紛、保護自然資源等方面的積極意義，確保自然資源檔案有效性的發揮。

二、提升自然資源檔案管理質量的意義

（一）減輕檔案管理人員壓力

社會經濟的發展、機構改革決定了自然資源管理部門相關信息資源的猛增，自然資源檔案管理人員的工作量和工作壓力也急劇增大，提升信息資源管理的有序性和檔案管理質量可以在極大程度上提升各部門工作效率，有序應對各項突發事件，在任何情況下最快搜尋所需信息，進而減少檔案管理人員工作量，進而提升整個自然資源管理部門的工作質量和效率。

（二）為各向決策提供依據

檔案管理最大的作用之一就是為各項決策的制定提供準確、科學的資料參考，自然資源檔案管理同樣如此。因數據資源均來自自然資源各項工作過程中，因此，提升檔案管理質量可以在部門制定各項決策時提供更加高質量的科學參考。

（三）記錄檔案管理部門工作

對部門工作進行記錄是檔案管理工作的基本內容之一，對于自然資源管理部門來說，檔案管理是對于各項工作的系統詳細記錄，其中既包括管理模式和原則，又包括管理理念和具體工作流程，在之后需要進行工作內容和形式的優化時，高質量的檔案管理將為其提供更加有效的治療[6]。

三、自然資源檔案管理的現狀

（一）創新意識淡薄

在相當長的一段時間內，人們對于檔案管理工作的重視程度并不高，原先的國土資源檔案管理也是如此，特別是現在自然資源部門的組建，面臨的檔案種類更多、更復雜，相關工作人員只是將其作為普通資料進行整合，工作形式守舊單一，創新意識淡薄。實際上，自然資源檔案管理與其他管理工作相比內容更加復雜和繁瑣，歷史信息的長期性和記錄內容的廣泛性使得檔案管理工作瑣碎繁雜，人工記錄的傳統工作方式并不能滿足高質量檔案管理需求，長時間發展也會導致檔案管理漏洞百出[7]。檔案管理工作質量低下不僅不會對自然資源管理部門工作提供積極指導，甚至還可能會對其造成阻礙。另外，當管理人員并沒有將工作置于重要位置，創新思維有待提升，在該部分人員看來，檔案管理工作是相對獨立的，與其他工作并無明顯的關聯性，這就致使檔案管理有效性低下，管理部門處于孤島位置，檔案管理成為無用功。

（二）人員素質有待提升

現代信息技術的進步使得檔案管理信息化成為最主要發展趨勢，這對檔案管理人員提出了更加嚴格的要求，除具備扎實的檔案管理專業素養和技能之外，檔案管理人員還需熟練操作計算機。不僅如此，自然資源以及專業相關知識、外語知識的掌握程度也被提出了要求，這一要求的最主要目的就是為了避免出現工作人員因對自然資源認識不足，造成高價值參考資料遺漏的情況[8]。另外，高強度的工作使得部分檔案管理人員負面情緒增多，對于檔案管理工作耐心不足，甚至出現排斥情緒。這不僅可能會造成檔案管理效率低下，還可能致使重要檔案的損壞和丟失，檔案價值也可能因此受受損。

（三）相關體制有待完善

要想做好檔案管理工作就必須需要相對完善的檔案管理機制為其提供保障，一般相關法律法規出臺后都需要根據具體情況進行更深一步的完善和修改。不僅如此，我國目前缺乏全國性的自然資源檔案管理標準，檔案管理的內容和數量通常由業務部門決定，其中極為可能存在信息遺漏或信息不對稱情況，所有這些都需要更加系統化的機制進行解決，否則極易造成各部門、各地區之間職責分界模糊，自然資源檔案管理質量低下。

（四）檔案管理信息化程度不高

信息技術的飛速發展使得各項電子設施愈發普及，檔案管理信息化成為最主要發展趨勢。社會經濟的飛速發展和機構改革使得自然資源檔案種類愈發繁多，傳統的人工管控早已不能滿足需求，部門必須依靠信息化、網絡化，順應時代發展需求，但其中一大阻礙就是現代化信息設備制備不全，基礎設施落后，使得檔案管理信息化更加困難。這在一定程度上增加了管理人員工作量，在對檔案信息進行查閱時也需要大量時間進行信息搜索和鎖定，極大降低了檔案信息管理的使用效率。

四、提升自然資源檔案管理工作實踐路徑

（一）創新管理理念

突破傳統管理模式束縛樹是實現自然資源檔案管理質量的提升的前提條件，應樹立檔案管理的創新意識，改變檔案管理傳統模式，將相對落后的人工收集整理資料轉變為電子化收集，單一的文字檔案也可增添影像等多媒體形式，這樣可以有效減輕檔案管理人員工作量，提升檔案管理效率，縮短檔案信息查詢時間，減少人力、物力以及時間的浪費。另外，自然資源部門也要打通各個部門之間的屏障，提升各部門檔案的交流和溝通，保證檔案的完整性、系統性、有效性。

（二）加強檔案管理人員培訓

若想實現檔案管理人員專業素質和能力的提升，自然資源檔案管理部門必須做到以下幾點：①定期對檔案管理人員實施專業培訓。因自然資源管理工作的特殊性和專業性，管理人員在實施自然資源檔案管理時必須具備一定的專業素養，這就要求部門定期展開專門培訓，其中不僅包括對于檔案管理工作的培訓，還包括對于自然資源專業內容的指導;②提升人員保密性。自然資源檔案涉密性很強，這就要求檔案管理人員必須具備極強的保密意識，部門需要對檔案管理人員進行培訓，提升人員責任意識和自律意識;③提升人員工作熟練度。檔案管理工作操作性強，檔案管理人員必須提升對于檔案管理工作的熟練程度，其中既包括檔案信息的收集整理，也包括分析鑒定、立卷及著錄工作，提升工作效率;④制定獎懲制度和工作考核制度。部分需要定期對檔案管理人員進行工作考核，對于表現良好的人員給予適當的獎勵，其中既可以是物質獎勵，也可以是精神獎勵，而對于工作表現不佳的人員則應實施相應的懲戒，鞭策其不斷提升工作能力和責任意識。

（三）完善檔案管理體系建設

完善的管理體系是檔案管理工作正常進行的保證，因此相關部門必須重視自然資源檔案管理相關體制機制建設，明確劃分各地區、各部門的職責，保證各部門既密切配合又權責分明，共同努力，實現檔案管理工作質量的提升。與此同時，應注意體制機制的靈活性，根據地區差異適當調整具體工作內容，既有統一指導標準，又有靈活管理應用體系。

（四）加強檔案管理信息化建設

信息技術發展大背景下，檔案管理信息化成為必然，各地、各部門必須重視現代化設備的置辦，為數字檔案的建設提供硬件基礎，通過檔案管理信息化完善各項審批工作系統，減輕人員工作壓力，有效整合各項資源，實現各地區、各部門檔案的統一管理，縮短檔案信息查詢時間，通過檔案數字化的建立更好發揮檔案管理對于自然資源管理工作的積極意義。

五、結語

自然資源檔案管理并非一蹴而就的工作，而是一項兼具系統性和長期性的巨大工程，在解決自然資源糾紛、更好推進資源規劃方面起著極為關鍵的作用。經濟社會的快速發展以及現代信息技術的不斷更新都對自然資源檔案管理工作提出更加嚴苛的要求。檔案管理必須實現便捷化、標準化、信息化、專業化，認清自身在發展過程中存在的人員素質不高、體系有待完善、設備落后等諸多問題，通過創新管理理念、加強檔案管理人員培訓、完善檔案管理體系建設、加強檔案管理信息化建設等措施實現檔案管理工作相科學化和規范化方向發展，更好發揮檔案管理對于決策制定的指導意義，推進自然資源管理工作質量進一步提升。

參考文獻：

[1]余松艷.新形勢下如何創建具有國土資源特色的數字化檔案館——以寧德市國土資源檔案管理中心為例[J].城建檔案，2016（08）：13-15.

[2]余松艷.國土資源檔案數字化質量監控問題的分析與研究——以寧德市國土資源檔案管理中心為例[J].蘭臺內外，2019（27）：33-34+11.

[3]王協舟，胡誠，何長英，童莊慧.國土資源檔案數字化加工調研報告——以某市國土資源館藏檔案為例[J].檔案學研究，2019（03）：77-82.

[4]楊靜.國土資源檔案管理中數字化管理的實現與適用性分析[J].中國民族博覽，2019（03）：249-250.

[5]林四海，錢忠仁.管理智能化 服務快捷化——東臺市國土資源局高質量推進檔案管理與服務[J].檔案與建設，2019（02）：65-66.

[6]田曉波.高效的數字化檔案管理——龍山縣國土資源局數字檔案工作經驗側記[J].檔案時空，2018（11）：38-39.

[7]施繼業.數據全面 應用廣泛 共享順暢——縉云縣國土資源局全力打造“國土云服務”時代[J].浙江國土資源，2018（05）：14-15.

[8]張樹武.淡泊人生名與利 只為蘭臺增光彩——記七臺河市國土資源局檔案管理員王波[J].黑龍江檔案，2017（05）：108-109.