淺析財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)電子檔案

韓鑫

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，在財(cái)務(wù)共享模式下使企業(yè)的會計(jì)檔案管理工作也逐漸發(fā)生變化：從出傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)向電子檔案管理。電子檔案具有時效性，便利性和技術(shù)性的特點(diǎn)。本文對財(cái)務(wù)共享背景下電子會計(jì)檔案管理進(jìn)行了簡單分析。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)共享模式;電子會計(jì)檔案;電子檔案管理

引言

隨著信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，財(cái)務(wù)共享模式作為全新的管理模式將財(cái)務(wù)人員從重復(fù)枯燥的財(cái)務(wù)工作中抽離出來，而且將復(fù)雜的工作全部集中到財(cái)務(wù)共享中心處理，工作向流程化和集中化轉(zhuǎn)變，提高了工作效率。2015年12月16日財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布新修訂的《會計(jì)檔案管理辦法》，肯定電子會計(jì)檔案的法律效力。在2020年3月23日財(cái)政部、國家檔案局又聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》，對電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的要求和規(guī)范做出了明確的說明。從而在法律層面肯定了會計(jì)電子檔案的合法性。

一、財(cái)務(wù)共享概述

財(cái)務(wù)共享是在經(jīng)濟(jì)全球化、科技進(jìn)步衍生的一種新型財(cái)務(wù)管理模式。財(cái)務(wù)共享本質(zhì)上是整合財(cái)務(wù)管理流程，加速企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化，通過對企業(yè)資源的整合來促進(jìn)企業(yè)核心業(yè)務(wù)的發(fā)展。利用財(cái)務(wù)共享，管理人員可以借助大數(shù)據(jù)等先進(jìn)技術(shù)對企業(yè)的數(shù)據(jù)及檔案進(jìn)行分析整理。財(cái)務(wù)共享的發(fā)展意味著企業(yè)進(jìn)步和發(fā)展，能夠使企業(yè)集中服務(wù)，降低企業(yè)成本會計(jì)檔案作為財(cái)務(wù)管理中的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，財(cái)務(wù)共享能夠在管理體系和效率提升等方面為會計(jì)檔案管理工作提供更好的服務(wù)。

二、會計(jì)電子檔案與傳統(tǒng)會計(jì)發(fā)檔案的區(qū)別

（一）會計(jì)檔案依托載體不同

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案格式單一，只能以文字和圖表形式對會計(jì)信息進(jìn)行固化。存儲方式主要是紙質(zhì)形式。而電子檔案主要以磁性介質(zhì)形式儲存，電子會計(jì)檔案的獲取主要從電子載體中獲取信息。會計(jì)電子檔案的有多種格式，包含.txt、.dbf、.pdf等多種，對于不同格式檔案的獲取工作人員可以借助計(jì)算機(jī)來完成。

（二）會計(jì)電子檔案與傳統(tǒng)會計(jì)發(fā)檔案歸檔方式不同

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案歸檔是將所有的紙質(zhì)會計(jì)檔案核對準(zhǔn)確無誤后按規(guī)定分門別類后裝訂保存，而會計(jì)電子檔案主要是依托信息技術(shù)，采用電子編碼形式的分門別類通過系統(tǒng)傳輸至財(cái)務(wù)共享中心后將檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一保存。會計(jì)電子檔案避免了傳統(tǒng)會計(jì)檔案會出現(xiàn)部分錯誤或紙張破損等方面的缺點(diǎn)，會計(jì)電子檔案對于此類錯誤可以通電子技術(shù)方便且不留痕跡的進(jìn)行更改，也沒有因紙張破損而導(dǎo)致需重新開具檔案的風(fēng)險(xiǎn)，大大提高了工作效率。[2]

（三）電子檔案的保管方式不同

傳統(tǒng)的會計(jì)檔案保管存在很多保管風(fēng)險(xiǎn)，如：受潮、蟲蛀、殘缺等，需要有專門的保管人員及專門的保管空間，占用了大量人力、物力、財(cái)力，減低了檔案管理工作的效率。而電子會計(jì)檔案只需將分類好的會計(jì)電子檔案儲存在系統(tǒng)內(nèi)，十分方便快捷。查詢時，會計(jì)電子檔案僅需通過搜索關(guān)鍵詞即可快速查詢得到所需會計(jì)電子檔案，而傳統(tǒng)的會計(jì)檔案需要人工查找，費(fèi)時費(fèi)力而且查詢難度大。

三、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)檔案的特征

會計(jì)電子檔案作為記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料，它是以磁性介質(zhì)形式儲存的通過電子設(shè)備形成的會計(jì)核算的專業(yè)材料。財(cái)務(wù)共享模式下的會計(jì)檔案管理系統(tǒng)可以對會計(jì)電子檔案信息進(jìn)行有效的收集、整理、分析以及匯總等，充分發(fā)揮會計(jì)電子檔案的優(yōu)勢條件。

（一）技術(shù)性。財(cái)務(wù)共享本就是信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷發(fā)展下的產(chǎn)物。財(cái)務(wù)共享下的會計(jì)電子檔案需要技術(shù)性檔案的支撐。如：開發(fā)性技術(shù)文檔，使用性技術(shù)文檔。

（二）高效性。在實(shí)際應(yīng)用中通過財(cái)務(wù)共享平臺能夠快速有效收集會計(jì)電子檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)，并且能夠?qū)κ占降臄?shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析和整理，財(cái)務(wù)共享自身具有很高的實(shí)效性。在實(shí)際使用過程中會計(jì)電子檔案能夠使工作人員在工作中節(jié)約大量的時間、精力，從日常復(fù)雜、重復(fù)的工作中抽離出來，在一定程度上提高了會計(jì)工作的實(shí)效性。

（三）共享性。財(cái)務(wù)共享下的電子會計(jì)檔案信息是數(shù)字化、信息化的，其傳遞速度快，對于企業(yè)而言，企業(yè)建檔歸檔流程方便高效。財(cái)務(wù)共享模式下會計(jì)電子檔案實(shí)現(xiàn)利用數(shù)據(jù)庫集中管理和共享，使用者可以不受空間和時間的限制方便快捷的實(shí)現(xiàn)會計(jì)信息的查閱和利用，也可以促進(jìn)電子會計(jì)檔案的深度挖掘開發(fā)。

四、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)電子檔案潛在的風(fēng)險(xiǎn)

（一）利益相關(guān)者有可能發(fā)生舞弊行為

企業(yè)每個子公司和分支機(jī)構(gòu)的經(jīng)營狀況與其管理人員有著重要的關(guān)系。在財(cái)務(wù)共享模式下，企業(yè)的所有子公司和分支機(jī)構(gòu)必須將其會計(jì)文件提交到財(cái)務(wù)共享中心以進(jìn)行統(tǒng)一的核算和管理。企業(yè)的子公司或分支機(jī)構(gòu)在日常經(jīng)營過程中有可能處于不良的經(jīng)營狀況或者經(jīng)營業(yè)績不佳，子公司或分支機(jī)構(gòu)的某些管理人員可能為了自身利益會使用電子技術(shù)將文件偽造，變造，隱瞞自己經(jīng)營不良的狀況。

（二）會計(jì)電子檔案管理制度不完善。

新《會計(jì)檔案管理辦法》第五條明確規(guī)定，單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會計(jì)檔案管理工作，建立和完善會計(jì)檔案的收集、管理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度[1] 。但是在實(shí)際應(yīng)用中企業(yè)的高層管理人員并沒有認(rèn)識到會計(jì)電子檔案的重要性，在企業(yè)沒有建立相關(guān)的會計(jì)電子檔案管理制度或者已經(jīng)建立了會計(jì)電子檔案管理制度但是并不完善。因此會出現(xiàn)缺乏人力、物力、財(cái)力的現(xiàn)象。

（三）電子會計(jì)檔案管理存在安全隱患。

電子會計(jì)檔案的保存和利用主要依賴于網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)、存儲器和信息系統(tǒng)。但這些也是風(fēng)險(xiǎn)的來源。在企業(yè)競爭中，有可能出現(xiàn)一些企業(yè)為了自身利益通過對會計(jì)信息截收、竊聽、黑客攻擊等不正當(dāng)手段竊取或破壞財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。而且很多單位的對電子會計(jì)檔案的安全管理意識不強(qiáng)，對會計(jì)電子檔案的保密性的良好環(huán)境還未建立起來。

五、財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)電子檔案潛在風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對措施

（一）加強(qiáng)內(nèi)部控制

內(nèi)部控制，是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中建立一種相互制約的業(yè)務(wù)組織形式和職責(zé)分工制度。企業(yè)通過加強(qiáng)內(nèi)部控制，有利于更好的明確自身發(fā)展的目標(biāo)和規(guī)劃，除此之外，企業(yè)應(yīng)采取一些有效的防范風(fēng)險(xiǎn)的措施，提高了財(cái)務(wù)管理和電子會計(jì)檔案管理的質(zhì)量和效率。

（二）完善會計(jì)電子檔案管理制度

隨著企業(yè)規(guī)模擴(kuò)大和業(yè)務(wù)的增加，企業(yè)會計(jì)檔案處理的復(fù)雜程度也隨之增加，紙質(zhì)版會計(jì)檔案處理的繁雜使企業(yè)財(cái)務(wù)共享中心無法更高效運(yùn)行。使用電子檔案管理系統(tǒng)，不僅能夠高效利用、管理、接收電子會計(jì)檔案，而且還滿足了對會計(jì)電子檔案能夠長期保管的要求[4]。企業(yè)應(yīng)依據(jù)財(cái)政部、檔案局聯(lián)合發(fā)布的《會計(jì)檔案管理辦法》、《關(guān)于規(guī)范電子會計(jì)憑證報(bào)銷入賬歸檔的通知》等相關(guān)規(guī)定制定企業(yè)會計(jì)電子檔案制度，讓企業(yè)全體員工意識到會計(jì)電子檔案管理的重要性，從而使企業(yè)管理層到員工自上而下加強(qiáng)對會計(jì)電子檔案的重視程度。

（三）建立會計(jì)檔案風(fēng)險(xiǎn)防范系統(tǒng)。

信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給人們工作帶來便利的同時也帶來更多的信息安全問題，財(cái)務(wù)共享下的信息會計(jì)電子檔案和信息系統(tǒng)更容易受到黑客攻擊，從而使會計(jì)信息的安全受到威脅。也因此企業(yè)要通過對檔案管理流程的監(jiān)控、梳理會計(jì)檔案的重要性程度等以一系列措施加強(qiáng)會計(jì)電子檔案的管理。同時企業(yè)可以通過建立電子安全保障系統(tǒng)、設(shè)立數(shù)據(jù)管理中心、建立檔案查詢權(quán)限管理系統(tǒng)等

參考文獻(xiàn)：

[1] 財(cái)政部、國家檔案局 會計(jì)檔案管理辦法，2016.

[2]蔣韜，邱志鵬.電子會計(jì)檔案管理的難點(diǎn)及對策研究[J].蘭臺世界，2020（03）：77-79.

[3]李倩，劉鋒，昌榮，鞠巍.基于信息化視角的會計(jì)檔案管理研究[J].會計(jì)師，2020（03）：70-71.

[4]王海燕.信息化條件下會計(jì)檔案的電子化管理[J].財(cái)會學(xué)習(xí)，2016（18）：189-190.

[5]劉澤婷.財(cái)務(wù)共享模式下企業(yè)會計(jì)電子檔案管理與研究[J].當(dāng)代會計(jì)，2020（03）：24-25.