物資管理體系改革風險管控

摘 要：物資供應作為企業生產經營的重要保障，在采購管理、物資存儲等方面面臨多種風險，發展中企業的物資管理體系應如何化解物資管理風險、提高風險管控能力，成為擺在企業面前的一道試題。

關鍵詞：物資管理體系;改革;風險管控

企業在發展進程中面對不斷變化的經營管理環境以及快速增長的物資需求，需要及時優化物資管理體系，更好地行使物資采購、供應、存儲等管理職能，在更大的業務管理范圍和更高的專業化要求下，新的物資管理體系應從管理制度、業務流程、實物管理等多角度入手查找潛在風險，對計劃、采購、配送、結算和倉儲等環節進行綜合分析，梳理管理風險突出、急需整改的問題。

一、物資體系改革產生的風險類型

1.新體系老習慣帶來經營風險

企業在發展初期，物資采購主要以自行采購為主，自主性強、審批流程少、供貨周期短，使物資需求部門、管理部門形成計劃提報周期短、技術要素粗略等習慣。但隨著企業的發展擴大，原有的簡單、分散的物資管理體系難以滿足更大規模的生產需求。

管理體系改變、物資采購和存貨管理模式優化對物資管理提出了新的要求，過去的老習慣無法適應新要求，例如需求計劃要素填報不詳細、提報時間晚于規定時間等，導致物資供應環節與生產需要銜接不順，物資供應的滯后勢必影響生產效率，帶來經營管理風險。

2.新流程新人員產生管理風險。

物資體系改革之初，部分管理人員不熟悉物資管理業務的制度規定、操作流程，甚至缺乏物資管理經驗，業務環節處理不當或處理不及時， 影響生產物資的及時供應、物資存儲的管理。如采購方式選擇不合理或執行不當，因未充分考察供應商情況、詢價程序不當、定向采購依賴主觀判斷等導致采購物資質次價高、技術不達標、交付不及時等，甚至出現舞弊或欺詐事件，損害企業利益。另外，在合同執行、信用審批、價格政策執行、對賬、出入庫處理、盤點、原始單據傳遞和處理等業務環節或處理不及時，導致相關業務不能及時進行處理，存在丟失甚至舞弊風險。

3.新要求舊思維導致管控風險

隨著市場經濟的發展，企業面臨的各種風險逐漸增多，一個風險帶來的經濟損失可以計算，但無形損失是無法計算的。物資管理業務作為經營管理中的重要環節，在采購、存儲等方面均存在較大風險，對管理者分析、防范風險的能力提出了更高、更全的要求。

物資管理人員對物資管理中潛在的風險以及風險管理的重要性認識不到位，有些管理人員有一定認識，但也是片面和模糊的，沒有成熟的風險管理策略，沒有通過測試、評價和控制風險因素以降低風險發生概率和損失，對物資管理的風險管控不系統。

二、加強風險管控的措施

針對以上物資管理中存在的風險，企業管理層應從優化管理模式入手，制定風險管控措施，有效提升風險防范工作。

1.強化風險管理意識，完善風險管控機制

物資管理體系改革必將帶來新的風險，全面開展物資風險管理勢在必行，開展風險識別、風險評估、風險策略、制定風險應對措施等，管理意識聚焦重點崗位、關鍵環節查找潛在風險，積極制定應對措施，嚴控物資管理風險。

物資采購是物資管理的重要環節之一，由于采購流程設計、執行的不恰當，以及采購計劃不當等導致的未能保障企業生產經營管理需要，或采購成本居高不下的風險。物資采購包括采購計劃、供應商管理、采購方式選擇、采購合同執行等關鍵節點，其中：需求或采購計劃不準確、不合理，導致企業生產停滯或資源浪費，存在采購計劃風險;采購方式選擇不合理或執行不當，未充分考察供應商情況，詢價程序不當，定向采購依賴主觀判斷等，導致采購物資質次價高、技術不達標、交付不及時等，甚至出現舞弊或欺詐事件，存在采購方式選擇風險。

以此類推，在供應商管理、采購合同執行、存貨驗收、實物保管、存貨領用、盤點、處置等各流程節點，企業應結合業務部門的崗位職責、經營管理實際分別查找可能存在的風險點，將把收集初始信息的職責分工落實到各有關職能部門和業務單位，采用問卷調查、訪談等方法，廣泛而持續不斷地收集與物資風險管理相關的內部、外部信息，通過對各種客觀的資料和風險事故的記錄來分析、歸納和整理， 并追溯導致風險產生的各種因素，從而找出各業務單元、各項重要經營活動及其重要業務流程中的風險。

2.建立風險管控清單，落實風險管理責任

物資管理部門結合流程節點、崗位設置等實際情況，組織管理層、業務骨干查找、評估存在的風險，建立物資管理業務風險清單，在確定主要防控點的基礎上，將每項風險管理責任落實到具體的管理崗位、責任人，并制定相應的風險應對策略、管控措施，確保識別出的各項風險受控，降低風險發生概率和損失。

對物資管理中采購計劃風險、采購方式選擇風險、存貨驗收風險、存貨盤點風險、存貨處置風險等制定相應的管理策略，并將風險管理責任落實到具體的崗位及人員，如應對采購計劃風險的管理措施為結合實際細化物資需求計劃、采購計劃流程，明確物資需求計劃提報期限、內容，加強計劃符合率考核，有效控制計劃偏離實際風險，風險管理責任人員為物資管理部門計劃員;應對采購方式選擇風險的管理措施為完善物資采購管理規定，明確招標、邀標、競爭性磋商、談判、公開詢價、獨家談判的條件及流程，要求采購人員按規定標準選擇采購方式、實施采購行為，風險管理責任人員為物資管理部門采購員。

3.理順物資管理機制，嚴控經營管理風險

物資管理部門對企業所屬各級單位物資進行歸口管理，統一規范物資存儲、發放手續和收發存統計，修訂完善質量監督、計劃提報、庫房保管、物資調劑等業務流程、工作表單，細化工程用料、常用料的計劃提報、采購、檢驗入庫等環節的操作流程，嚴格物資入庫、清查盤點、資料登記等基礎工作，并對各單位物資管理工作進行監管，確保企業的物資安全。

各單位由于日常管理、生產建設的需要，從物資管理部門領取工器具等物資，價值從幾元至數萬元不等，分別由各單位自行管理。物資管理部門應統一要求，明確各類物資需求計劃的填寫標準，對各單位的領用手續、實物管理目錄等進行規范，改變過去領用手續和實物管理目錄不嚴謹的現象，保障日常生產、項目的順利開展。

4.物資管理全覆蓋，避免效益流失風險。

將企業各類物資的管理均納入物資管理部門統一管理，包括庫存物資、廢舊物資、閑置物資等。由物資管理部門統一規范各類物資的存儲、收發、統計等工作，并對各單位的管理情況進行監督檢查，確保所有實物安全，避免效益流失風險。

一是加強實物存儲監管。將各單位閑置的舊工具、設備、設施等實物的保管納入物資管理部門監管范圍，分類別統一存放標準，避免因存放不當造成物資損壞、變質，確保物資使用價值;

二是規范實物管理程序。嚴格上述實物的領用程序、臺賬登記，對不符合領用手續的嚴禁發放，確保各類實物的管理受控;

三是加大閑置舊物資調劑力度。在符合生產、建設需求物資技術標準的前提下，優先考慮使用該類物資，不僅避免了閑置舊物資的浪費，而且節約了企業材料費用。

5、完善績效考核機制，降低生產運營風險

企業加強對各單位物資管理工作的考核力度，將需求計劃及時率與績效考核掛鉤，建立和完善針對閑置舊物資再利用的激勵機制，調動各單位參與降本增效的積極性，充分發揮了績效考核的激勵約束和導向作用。

物資調劑利用、物資需求計劃等內容列入考核管理，提高了各單位物資需求計劃及時率，有利于發揮需求計劃在物資采購管理中的主導作用，保障生產計劃的正常完成，避免了采購不到位、采購計劃背離實際等影響正常生產的問題發生。

通過對物資管理風險的識別、管控，加強企業物資管理工作對新形勢的適應性，提高物資管理效率。

作者簡介：

湯蘇蘭（1973～），女，江蘇高郵人，本科學歷，漢族，會計師，從事企業經營管理方向，現任東營市魯辰燃氣有限責任公司監察審計部主任.