醫院檔案室數字化建設的組織管理思路總結

包全宇

摘 要：在信息技術高速發展的時代背景下，傳統紙質化的檔案管理已經與時代的發展趨勢不相符合，醫院應該積極創新檔案管理的方式，并通過構建數字化檔案室，增強檔案管理的效率，方式醫院檔案在管理中出現丟失或者破損等情況，確保檔案管理的完整性和全面性。本文分析了醫院檔案室數字化建設的重要性，探究了數字化檔案室構建的現狀，提出了數字化檔案室建設的策略，以便強化檔案管理的效率。

關鍵詞：醫院檔案室;重要性;數字化;策略

在我國醫療水平不斷提升的背景下，醫院也逐漸朝著科研、預防、醫療、康復等多個方面發展，其中檔案主要是對醫院的醫療服務過程中存在的文字、圖片、病歷等方面內容的記錄和管理，是促進醫院不斷完善和發展的重要組成部分，信息時代下，醫院要提升檔案管理的水平，構建數字化檔案管理室，做到搜集、整理、匯總、開發、利用一體化的檔案管理，提升檔案管理的水平。

一、數字化檔案室構建的重要性

（一）有助于檔案管理的完整性

數字化檔案室的構建主要是以信息技術為載體，將傳統紙質化的檔案管理融入到統一的數字系統中，這樣就能夠突破檔案搜集、匯編、歸檔和存儲在時間與空間上的限制，醫院檔案涉及的內容比較多，包括：財務、人事、患者病案、治療方式和內容等，如果僅僅使用傳統的檔案管理方式那么就很容易出現檔案收集不全面等情況，而數字化檔案室能夠及時將醫院產生的各種檔案信息進行匯總和分類，有助于檔案的完整性。此外，在以往的檔案管理中由于溫度、濕度等環境方面的影響，部分文書檔案可能會被損壞，一些被記錄在磁帶中的影像也很容易老化和失真，因此數字化檔案館能夠防止檔案收到物理環境方面的影響，確保了檔案管理的持續性。

（二）有助于提升檔案管理的效率

在以往的檔案管理中，對很多檔案的利用和開發力度不夠強，很多檔案管理人員忽視了檔案開發和利用的重要性，加上檔案管理中設備以及環境等方面的影響，因此在檔案利用和開發中具有一定的難度，而通過構建數字化檔案室，能夠極大的提升檔案開發和利用的效率，為檔案的開發和利用營造了更好的條件，方便了醫護人員對檔案的查詢與使用，使得檔案的分類、檢索等更加快捷。其次，在數字化檔案管理中還有助于推動智慧醫院的構建，通過使用OA系統反映出醫院的運行情況，使得檔案數據庫的建設更合理、更科學，有利于促進醫院發展的高效化與智慧化[1]。

二、醫院數字化檔案室建設的現狀

目前很多醫院都開始使用OA系統進行辦公，同時也加強了對數字化檔案室建設的重視，但是在實際的建設環節中仍然存在一些不足之處，首先，數字化檔案室在建設的過程中存在一定的安全隱患，網絡系統具有一定的虛擬性和不穩定性，在使用數字化管理中可能會存在多種多樣的風險，如：黑客的攻擊、病毒的侵入、系統漏洞等，同時在管理中還會出現掃描不清晰、加工部精細等問題，這些都會影響數字化檔案室的進一步完善和構建。

其次，很多醫院在數字化檔案室建設中缺少專業的人才，在檔案管理人員的引進方面缺少綜合性的考察和清晰的計劃，同時對內部檔案管理人員的培訓有所忽視，導致檔案管理人員在數字化檔案管理中存在一定的盲目性，操作不夠規范，缺少安全意識、創新意識和專業的檔案管理知識，對信息技術的使用效率不高，因而影響了數字化檔案室建設的水平[2]。

三、醫院數字化檔案室建設的策略

（一）結合實際，構建完善的檔案數據庫

數字化檔案室的建設重點是對檔案數據庫的構建，醫院應該從實際出發，結合目前的發展現狀以及醫療服務工作中出現的實際檔案管理需求等內容，設置適合醫院的檔案管理數據庫。數據庫中主要包含了對檔案資料的收集、處理、歸檔、子系統、儲存、借閱、輸出等環節，其中收集主要是將醫療檔案進行數字化的轉化，然后進行歸檔和處理，輸出則主要是指對檔案信息進行在開發，挖掘出檔案中潛在的利用價值，為醫院的發展以及醫療水平的增強提供借鑒性的意見，通過依托信息系統的便捷性，能夠讓醫院檔案管理更加智能，在數字化檔案室的構建中必須要從實際出發，不能盲目、也不能照搬照抄，需要讓檔案室全面的服務于醫院的各個工作環節，這樣數據庫的建設才能更加合理[3]。

（二）完善數字檔案室建設的制度

制度是保障醫院數字檔案室建設的基礎，完善的制度能夠推動醫院數字化檔案室正常運行，避免檔案收集和管理中出現隨意性或者不規范的情況。首先，醫院應該使用分階段、多層次、分步驟的建設原則，為醫院構建適宜的數字化檔案室，依據各科室檔案資料的屬性以及內容等，在基本的目錄之下分設多個子系統，方便檔案的查詢，如：病案類檔案庫、行政類檔案庫、黨群類檔案庫等，并按照檔案生產的時間、主題詞、數量等進行分類整理，讓醫院檔案管理更加精細。其次，還需要在檔案室建設中確定專門檔案開發和利用制度，如：科研檔案是醫院檔案管理中的重要內容，涵蓋了對科研項目的申報、技術應用、學術報告等資料，對科研資料的開發，能夠極大的增強醫療水平，因此需要檔案管理人員設置不同的檔案開發和利用專題，進一步提升醫療服務水平。此外，醫院還應該構建數字化檔案室監督制度，對檔案管理人員的工作情況進行及時的監督，對不合理的檔案管理及時進行修正，并定期組織檔案管理人員培訓活動，融入最新的數字化檔案室建設的理念以及方式，拓展檔案管理人員的思路，增強檔案管理人員的創新能力和專業素養[4]。

（三）增強數字化檔案室的安全性

在數字化檔案室的構建中，醫院必須要對檔案管理的安全性有高度的重視，設置多元化的檔案安全管理措施，提升檔案管理的效率，防止檔案管理遭到丟失或者損壞等。醫院檔案除了通過傳統的閱覽、復制、外借等方式之外，開展網絡服務業是重要的管理方式之一，數字檔案能夠通過信息技術實現共享性和互通性，比如：電子病案的共享，為醫生的診斷提供了便利，同時也減少了患者一些不必要的檢查，為患者的治療節約了時間。但是在數字化檔案管理中也必須要防止被黑客或者病毒等進行惡意攻擊，而使得患者或者醫院的重要信息被泄露。因此醫院應該在數字化檔案管理中對重要的資料進行備份處理，并安裝防護軟件，如：防火墻、殺毒軟件、安全密匙、身份驗證等，尤其對于科研數據、患者信息等需要加密處理，設置訪問權限，避免信息泄露，為數字化檔案室地構建營造一個良好的網絡環境，同時檔案管理人員也必須要具備安全意識，隨時關注檔案數據庫的運行動態，并尋找專業人員對數據庫進行更新和升級，對存在的漏洞及時修補，提高數字化檔案室的穩定性，讓檔案在管理中更加安全與可靠。

結束語

在新時期下，醫院的發展迎來了更高的目標，檔案管理作為提升醫院發展效率的重要環節，在醫療服務工作中占據著重要地位，隨著科技的高速發展，醫院需要轉變傳統的檔案管理方式，構建數字化檔案室，增強檔案管理的科學性與智能性，首先醫院需要對數字化檔案室構建的作用有全面的了解，然后結合實際情況，為醫院建設適合的檔案管理數據庫;同時還要對檔案管理人員的專業素質加以提升，確保數字化檔案管理能夠高效運行。此外，醫院還需要完善管理制度，并提升數字化檔案管理的安全性，防止檔案遭到損失。

參考文獻：

[1]吳偉麗.利用數字化網絡技術做好醫院檔案管理工作[J].辦公室業務，2020（05）：138+140.

[2]劉三根.醫院綜合檔案信息化建設的應用及體會[J].內蒙古科技與經濟，2020（04）：31-33.

[3]劉洋.淺談數字化信息在醫院檔案管理中的應用[J].黑龍江科學，2020，11（03）：100-101.

[4]程文鵬，王浩.數字化檔案管理系統在醫院檔案管理中的運用分析[J].信息記錄材料，2020，21（02）：100-101.