解析新形勢下高校學生檔案管理策略

王芳

摘 要：高校學生檔案管理是我國人事檔案及高校學生管理的構成部分，同時也是高校人事工作中的重要依據(jù)。不過由于我國高等教育不斷發(fā)展，再加上國內外形勢的變化，高校學生檔案管理面臨的問題也在逐漸增加，管理難度不斷加大。為此，本文就對新形勢下，高校學生檔案管理進行探究和分析，希望對高效學生檔案管理的有效開展有所幫助。

關鍵詞：新形勢;高校;學生檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 18-0-01

基于高校學生檔案管理的重要性，在現(xiàn)階段應對高校學生檔案管理中存在的問題，如檔案信息不完整、檔案意識薄弱等，實行科學分析，找出問題產生原因，并制定科學有效的管控措施，以期充分發(fā)揮學生檔案的重要作用。

一、高校學生檔案的作用

高校學生檔案記錄了學生從入學開始到畢業(yè)整個過程的所有信息內容，如政治情況、學習情況、執(zhí)政、學習能力、性格評價、工作作風等，這些信息對于學生日后就業(yè)有著非常重要的作用。具體來說，高校學生檔案對學生及用人單位的重要性為：在用人單位方面，高校學生檔案可為用人單位人事部人員提供較為詳細的學生信息，幫助用人單位更加深入的了解學生情況，根據(jù)工作需求，合理安排工作崗位。在學生方面上，高校學生檔案是學生就業(yè)、出國、公考、社會保險辦理等諸多事項的基本證明文件，其對于學生各項活動的順利開展有很好的推動作用。

二、高校學生檔案管理存在的問題

（1） 檔案意識薄弱，檔案管理難度大。目前很多高校在開展學生檔案管理工作時，都認為其與高校自身發(fā)展沒有任何關系，所以不需要將其劃分在高校運營的主要內容中，其對學生檔案管理的重視度不高，使得檔案管理系統(tǒng)在構建中存在諸多問題，降低了學生檔案管理工作的質量，影響學生檔案的準確性。也是由于這一原因，高校在開展檔案管理時，并未對其進行科學系統(tǒng)的規(guī)劃和設計，檔案管理內容、管理標準等也缺少規(guī)范性，再加上學校宣傳力度不夠，學生自身對檔案管理的重視度不強，嚴重阻礙了檔案管理工作的開展，加大管理難度。

（2） 部門協(xié)調能力差，缺少統(tǒng)一化管理。高校學生檔案反映的是學生的綜合素質能力，其涵蓋的內容相對較多，所以需要與各部門的高效協(xié)調來促進學生檔案管理工作的順利開展，充分發(fā)揮學生檔案的重要作用。但結合目前情況來看，高校檔案管理中，與各部門協(xié)調能力較差，很多檔案資料得不到及時地收集和整理，出現(xiàn)檔案資料不全、檔案缺失、分離等問題，降低了傳遞效率。

（3） 管理人員自身能力水平不高。由于缺乏完善的高校學生檔案管理人員規(guī)范條例，高校對管理人員的要求較低，檔案管理人員普遍存在著專業(yè)知識能力不高，管理技能水平較差的情況，很難合理規(guī)劃學生檔案管理工作。一些高校的檔案管理工作基本是將檔案資料分配給各個院系，由輔導員老師自行分配，檔案質量得不到保證，格式及材質都存在著不規(guī)范、不合理等情況。

三、高校學生檔案管理的改進措施

（1） 加強檔案管理意識，創(chuàng)新管理方法。高校領導及相關部門人員需加大對學生檔案管理的重視力度，加大宣傳力度，加大人員檔案管理的重視力度，同時還需構建完善的檔案管理體系和制度，且將其落實到各部門中，加強檔案資料的完整性、更新的及時性，促進檔案管理工作的有序開展。另外，還要將檔案管理與學生日常活動結合起來，調動學生參與積極性，以提升檔案管理水平，發(fā)揮學生檔案的作用。

（2） 加大各部門協(xié)調力度，構建完善的檔案管理網絡。學生檔案管理因涉及諸多部門，需要諸多部門的協(xié)調作業(yè)方能有所改善。所以在實際作業(yè)中，應構建完善的檔案管理網絡，促進學生檔案管理部門與其他部門間的聯(lián)系和溝通，按照檔案管理規(guī)范要求開展相關工作，從而改進管理效率。同時通過分析檔案管理與各部門工作間的關系，管理者還需合理優(yōu)化工作流程，劃分職能范圍，以期增強檔案收集的準確性、及時性，提高學生檔案管理質量。

（3） 強化管理人員專業(yè)素質。管理人員是學生檔案管理工作開展的基礎，高校應當加大對管理人員的培訓力度，一方面確保其掌握較多的專業(yè)知識和技能，另一方面提高輔導員自身的計算機技能水平，熟練操作各種信息化設備，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設目標，改善管理水平。另外，高校應加大學生檔案管理上的資金投入，引進專業(yè)人才，完善信息網絡的構建，設立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，完善基礎設施配備，以此達到檔案管理的信息化建設目標，優(yōu)化學生檔案管理水平，保證學生信息資料的齊全性、真實性。

（4） 提升學生檔案管理的信息化水平。高校要想提升學生檔案管理信息化水平，就需轉變傳統(tǒng)的管理理念，創(chuàng)新管理模式以適應信息化管理的需求，推動學生檔案管理工作的開展。同時，信息化檔案管理的建立，除要注重學生資料的齊全性外，還應通過信息化技術的應用對學生的日常表現(xiàn)等數(shù)據(jù)實行收集和匯總，并體現(xiàn)在學生檔案中，為學生的綜合測評提供幫助。且通過信息化檔案管理體系的構建，將學生信息資料從原有的紙質形式轉化成電子形式，并做到檔案的分類匯總，便于檔案查詢和翻閱，以此大大降低檔案管理的難度，減少資金成本的過度消耗，增大檔案利用率。

四、結語

在新形勢發(fā)展下，高校學生檔案管理工作面臨著嚴峻挑戰(zhàn)，了解高校學生檔案管理的重要性，認清學生檔案管理現(xiàn)狀，創(chuàng)新檔案管理模式，是目前高校需要重點考慮的內容，只有這樣才能更好地發(fā)揮出學生檔案的積極作用，為學生日后發(fā)展提供保障。

參考文獻：

[1]蔣碧蓉.新時期高校學生檔案管理策略探究[J].辦公室業(yè)務，2019 （10）.