電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用研究

馬宏娟

摘 要：當前信息技術被應用到了不同的行業，對行業的發展起到了推動作用。檔案作為事件發生的重要記錄憑證，對個人以及單位有很大的作用。醫院的檔案繁多，不僅包括病人的檔案，還有醫療器械的檔案以及藥品檔案，其檔案管理直接關系到醫院的正常運行。傳統檔案管理太繁瑣，管理效率低下，無法適應醫院現代化管理的需求，迫切需要檔案的信息化。本文就電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用進行研究，希望推動醫院檔案管理能力的提高。

關鍵詞：電子檔案;醫院檔案;管理;發展;推動作用;研究

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：2096-5079 （2020） 08-0-01

一、引言

電子檔案在管理上占有很大的優勢是紙質管理不可比擬的，醫院中的檔案眾多，每項檔案都關系著醫院的服務能力。醫院的管理水平也必須與時俱進，電子檔案的出現恰好滿足了現代醫院的需求。筆者結合自己的工作經驗對醫院的檔案管理進行研究，促進醫院的整體發展水平提升。

二、電子檔案管理的意義

（1） 提升工作效率。電子檔案在查閱上非常的方便，醫護人員可以直接利用計算機查詢信息，這是傳統的紙質檔案無法比擬的。而且醫院的檔案不斷累積，大量的紙質檔案堆疊在一起，醫護人員在查找資料時會耗費非常多的時間。醫院每天都會接待大量的病人，如果將時間浪費在檔案查找上，不利于提升醫院的服務能力。但是利用計算機的快速檢索能力，則能非常快的查找到相關檔案。

（2） 存儲所占空間小。計算機的存儲能力非常大，檔案的電子化，使得檔案能夠儲存在計算機中，改變了過去紙質檔案堆放占空間大的弊端。尤其是當前人們對自己的健康較為重視，醫療條件的改善，使得更多人有能力就診，醫院的病房數量急缺，紙質檔案的儲存將會占用醫療資源。因此，可以將部分一般重要的檔案電子化，將印有公章的紙質檔案單獨存儲，能有效地減少存儲空間。

（3） 便于檔案的管理。檔案的電子化方便了檔案管理，傳統的紙質檔案容易造成遺失以及受損，給檔案的管理造成了較大的難度。而且隨著時間的推移，檔案的數量只會越來越多，管理的成本以及難度也會增加，電子檔案的安全性較高，一般不會出現大問題。計算機能夠自動地將檔案信息加入到數據庫中，方便了檔案的收集，檔案的利用率增加，發揮了更多效益。

三、電子檔案管理中存在的問題

（1） 管理人員的能力不足。檔案管理人員能力不足是當前檔案管理中存在的一大問題，檔案信息化管理需要專業的信息技術人才。但是醫院并沒有及時引進信息技術檔案管理人才，管理電子檔案的還是以前的紙質管理人員，他們對電子檔案的管理技術并不了解，使得紙質檔案轉化電子檔案的過程非常緩慢。還有部分職業素養不高的管理人員，不能認真對待檔案，導致檔案不能全部錄入到計算機。

（2） 管理制度不健全。任何新出現的事物都有一個適應的過程，因為電子檔案在醫院中出現的時間晚，發展歷程短，并沒有建立完善的管理體系，缺少管理體系的約束，管理人員在管理上有很大的自主性，無法按照標準進行管理，降低了管理的效率，無法實現檔案的最大化管理。而且不同醫院之間的資源無法實現共享，不利于整體醫療行業水平的提高。

（3） 管理范圍有待擴寬。盡管當前信息技術進入到了很多行業，但是因為技術、資金等原因導致技術的推廣需要循序漸進，一般是實力雄厚的醫院先行建立信息化體系，部分規模小的醫院的信息化還有待提高。而且醫院的電子檔案管理并不是針對全部檔案進行的，因為管理制度的不健全還有相當大一部分的檔案沒有實現電子化。

四、電子檔案如何推動醫院檔案管理發展

（1） 提升管理人員的能力。醫院要想提升電子檔案的管理能力就需要提升管理人員的專業能力，管理人員是檔案管理的主體，他們的能力直接決定著管理的水平以及效率。醫院可以通過培訓改變傳統紙質檔案管理人員的思想，使他們在短時間內學習、接受電子化管理知識，也可以通過提高待遇吸引具有先進管理技能的人才前來就業。電子檔案管理人員還應該具備較高的職業素養，保護好醫院的機密檔案，確保醫院的長久穩定發展。

（2） 健全管理制度。醫院需要建立健全電子檔案管理制度，利用制度加強對管理人員的約束。健全的管理制度能夠推動檔案管理的有序開展。建立獎懲制度以提高管理人員的工作積極性，并且鼓勵管理人員根據本醫院檔案的實際情況，探索出更加適合醫院管理的管理體系，以此提高管理水平。

（3） 推廣電子檔案的應用范圍。加快推進醫院檔案的電子化，早日實現所有檔案的信息化，以提升醫院服務水平。建立相應的電子檔案共享平臺，實現醫療資源的共享，推動醫療科技的創新。醫護人員要有具備計算機操作能力，以快速查詢信息。管理部門要建立動態管理制度，在計算機中隨時淘汰一些過時或者無用的檔案，完善檔案管理體系。

五、結束語

醫院的檔案管理的電子化是社會發展的必然趨勢，因為技術、資金等原因導致部分地區的醫院還沒有實現全部檔案管理的現代化。為此需要醫院加強電子檔案建立的重視，引進先進的檔案管理人才，協助醫院更好地管理檔案，提高醫院為人們服務的能力。檔案管理的電子化還推動了醫療事業的改革，減少了醫患糾紛。本文對電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用的研究還存在不足之處，日后還會繼續進行研究、分析。

參考文獻：

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