事業單位檔案管理創新探究

方沖

【摘 ?要】事業單位的檔案資源對本單位的發展歷程進行了詳細的記錄，涵蓋了文字、音像等諸多載體形式。而檔案管理則是收集、整理、保管這些多樣化載體形式的資料，以便將這些檔案資源的價值充分發揮出來。在新時期下，傳統檔案管理模式暴露出諸多問題，亟需進行創新和改革。事業單位要充分重視檔案管理工作，從制度、管理機制、人才建設等多角度著手，不斷優化檔案管理工作質量，服務于事業單位的整體發展。

【關鍵詞】事業單位;檔案管理;創新

引言

現如今，我國事業單位檔案管理相對于過去已經步入一個新階段，但是依舊不能滿足當下需求，存在很多問題。許多事業單位管理層都認為，檔案管理需要幾個人整理便可以，實際則不然。實質上檔案管理是一項非常嚴謹的工作，若在管理上松懈，便會導致檔案丟失與失誤，從而影響事業單位管理的改革。綜上所述，檔案管理改革的目的就是充分實現高效的運作系統，使之更加簡易，因此，管理信息化是未來發展的必然。

1.新時代事業單位檔案管理的創新原則

1.1制度執行原則

通過制度的構建，能夠規范事業單位檔案管理工作的實施。在制度構建過程中，需與事業單位檔案管理發展要求所適應，進行必要的細化處理，增強檔案管理制度的可操作性。而明確制度內容后，檔案管理人員需對制度要求準確理解，且在實際管理工作中靈活運行，將各項標準、規定等嚴格貫徹下去。事業單位領導、管理人員都需要嚴格遵守，這樣檔案管理制度的嚴肅性能夠得到維護，檔案管理制度的作用方可以得到徹底發揮。

1.2靈活規范原則

事業單位需嚴格依據相關法律制度體系，完善、創新檔案管理制度，維護制度的嚴肅性，避免有隨意修改等問題出現。同時，由于事業單位的性質不同，那么就會有差異化的檔案管理內容與特性，因此，要結合單位實際情況，靈活構建特色化的制度體系，以便促使檔案管理工作得到高效開展。

2.事業單位檔案管理創新

2.1重新構建檔案管理業務流程

首先，需要優化業務流程，需要對事業單位部門的環節流程進行梳理，充分清理好檔案部門和其他部門之間的往來，然后對事業單位全體成員對于檔案信息的錄入、編制以及對信息的檢索、利用、處理等各個流程做出具有針對性的設計和職業規劃。第二，通過制度的方式將事業單位業務流程標準化，重新對流程規劃以及未來發展進行審視。最后，將電腦技術充分納入人員的考核標準，使得事業單位的工作人員能夠更充分的了解流程的運作。

2.2創新檔案管理服務模式

首先，要對網站管理服務功能進行完善。信息網絡目前受到了事業單位廣泛的重視，網站管理服務模式被應用到檔案管理當中。但就目前來講，缺乏足夠完善的功能，如難以有效查詢檔案數據等。針對這種情況，就需要對網站管理服務功能進行完善，不僅要能夠收集、處理信息數據，還能夠充分利用這些信息，保證不同部門結合自身差異化的需求，獲取到相應的內容。其次，要逐步構建電子文檔體系。相對于紙質材料，電子文檔具有較大的優勢。因此，檔案管理工作實踐中，工作人員需要在電子文檔中錄入檔案信息，一一對應紙質檔案，促使電子文檔處理體系得到明確構建。通過電子文檔體系的構建，能夠對檔案信息資源更加高效的管理，且將優質化的服務功能提供給有需求的用戶，以此來延伸檔案管理的服務能力。在這個過程中，需要明確認識到電子文檔的安全問題較多，因此要對電子文檔安全管理體系進行完善，保證檔案資源的安全性。最后，要大力擴展檔案服務模式。過去檔案服務內容比較單一，僅僅能夠查詢與管理檔案，且漏洞較多，難以高效的利用檔案資源。針對這種情況，需要積極創新檔案服務模式，大力擴展檔案管理能力，逐步豐富檔案服務功能。要合理設計服務功能，將單位工作需求充分納入考慮范圍，以便保證相關部門及人員能夠切實利用檔案信息資源。檔案信息服務過程中，要對檔案信息、背景等資料進行明確，細致羅列檔案資源內容，這樣用戶利用起來也更加的方便。此外，還需要充分重視遠程管理功能的實現。新時代下，要積極拓展信息管理服務方式，充分應用遠程管理功能，通過遠程管理點的構建，更加科學的管理檔案資源，更加順暢的交流、利用檔案資源。

2.3重新組建檔案管理組織的架構

若想充分實現事業單位檔案管理方面的改革，就需要在它組織框架上大下功夫。對于事業單位檔案管理的本身，可以借助網絡技術平臺實現管理的信息化，對于組織結構的改革，可以通過網絡技術人才歸入到管理組織的結構中。然后大力培養專業人才、現代的網絡技術人才與檔案管理人才，從而達到雙管齊下的目的。要不斷的引進新技術，吸引大量人才，進而充分實現改革創新。比如，單位需要積極引進新型人才，注重管理團隊的同時，要對檔案管理工作人員的職業技能進行考核，從而對職業技能不達標的員工進行培訓，從本質上提高檔案管理服務的工作質量。除此之外，需要事業單位有意識的培養員工的創新性思維，改變以往的定型思路，從而讓員工積極的接受信息化改革浪潮下的新型管理模式，為檔案管理模式的平穩過渡提供有力的保障。

2.4加強對檔案管理工作人員的業務培訓

隨著時代的發展和進步，事業單位的檔案管理人員也需要通過學習來更新自身的知識儲備，做到與時俱進。為了提升檔案管理人員的業務素養，保證他們不被時代發展所淘汰，事業單位需要定期組織檔案管理人員進行培訓學習。對檔案管理人員的培訓形式可以是多種形式的，比如可以采用線下的集中培訓，請業務知識豐富的其他單位或者自己單位的同事當講師，對新的業務知識或者比較重要的業務知識進行講解;也可以采取線上培訓的形式，定期更新檔案管理業務知識課程，讓從事檔案管理工作的人員去網絡上自主學習;還可以與其他事業單位一起組織業務交流座談會，吸取其他單位比較好的檔案管理經驗等?？傊?，想要做好檔案管理工作就要建設一支專業能力突出的管理人才隊伍，重視對檔案管理人才的培養，通過培訓等方式提升其業務水平。

3.結束語

綜上所述，做好檔案管理工作是保證事業單位可持續發展的關鍵。只有不斷解決傳統檔案管理工作中的各種問題，建設科學化、規范化的檔案管理制度，培養一批能夠勝任檔案管理工作的專業人才，事業單位的檔案管理工作才能逐步步入正軌。為此，事業單位的領導要提高對檔案管理工作的重視程度，在單位中積極宣傳和推進檔案管理工作，促使單位的全體職工都能對此項工作加以重視，積極配合檔案管理工作的開展，保證檔案管理工作效率。

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