淺談事業(yè)單位檔案信息化管理的相關(guān)問題思考

趙思雅

摘 要：當(dāng)前，越來越多的領(lǐng)域開始轉(zhuǎn)變了自身的工作思想以及工作模式，將信息化技術(shù)與原本的工作體系進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步提高了整體的工作效率。對于事業(yè)單位來說，檔案真實的記錄著單位的各項業(yè)務(wù)，是核心性工作之一，對于單位的發(fā)展起到了至關(guān)重要的影響。同時，事業(yè)單位的檔案管理工作相對較為復(fù)雜，并且任務(wù)量極大，在這一環(huán)節(jié)引入信息化管理模式，不僅能夠緩解工作人員的工作壓力，同時也能夠?qū)n案信息形成有效的保護(hù)，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化管理

當(dāng)前，信息技術(shù)已然發(fā)展成為大眾生活工作中無法脫離的一部分，為了能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展需求以及工作需求，將信息化管理模式與事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行整合，已逐漸成為事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢。在信息技術(shù)的輔助下，檔案管理工作能夠更加的詳細(xì)，更加的穩(wěn)定，檔案信息也能夠達(dá)到有效的共享，得到全面的保護(hù)，進(jìn)一步提升事業(yè)單位整體的工作效能。

一、事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

綜合來說，當(dāng)前大部分事業(yè)單位中，檔案管理工作都沒有達(dá)到良好的狀態(tài)，其中還存在較多的問題。

第一，制度不完善、設(shè)施不齊全。很多事業(yè)單位并沒有構(gòu)建完整的檔案管理制度，也沒有設(shè)定檔案管理工作的準(zhǔn)則以及規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理的立卷工作、收集工作、錄入工作以及整理工作中存在極多缺陷，直接影響了檔案管理的有效性;另外，一些單位的設(shè)備和設(shè)施不符合保管要求，沒有空調(diào)、溫濕度計、防盜設(shè)備，利用木質(zhì)檔案柜，這樣的環(huán)境不利于提升檔案的安全性和存放環(huán)境條件，甚至出現(xiàn)檔案損毀的問題。

第二，整理不規(guī)范，利用難度大。部分單位檔案管理人員身兼數(shù)職或者變動頻繁，檔案專業(yè)知識欠缺，導(dǎo)致檔案收集不及時、不系統(tǒng)。在檔案整理方面針對10年、30年和永久的保管期限檔案，缺乏針對性管理方法。在保存檔案時，還會習(xí)慣性的應(yīng)用紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案在客觀環(huán)境中經(jīng)常會遇到較多的安全隱患。例如潮濕、蟲蛀以及火災(zāi)，檔案的安全性得不到保障。并且，在存放檔案時也沒有按照相關(guān)的存放標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，檔案存放的不合理給檔案的利用和查詢帶來了較大的困難。

第三，檔案信息化程度不高。雖然有一部分事業(yè)單位能夠引入信息化管理理念，也能夠應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案，但由于工作人員意識不足且能力不高，在編入和查閱電子檔案時并沒有真正發(fā)揮出該種管理模式的價值。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的措施

（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，合理規(guī)劃

單位推進(jìn)檔案管理信息化任務(wù)的過程中，必須加強領(lǐng)導(dǎo)，真正的把檔案管理與信息化技術(shù)整合到一起，落實信息化管理工作。一方面，領(lǐng)導(dǎo)可以主動的對檔案管理信息化任務(wù)進(jìn)行宣傳、推廣，無論是在單位決策還是在單位發(fā)展中，都可以應(yīng)用信息化的檔案管理方式，將其看作是內(nèi)部的一項重要內(nèi)容[1]。同時加大投入，增強檔案管理，培養(yǎng)專業(yè)人才，無論是軟件還是硬件，都需要做到完善狀態(tài)。另一方面，定期開展檔案管理信息化的調(diào)查研究活動，對相關(guān)工作的總體規(guī)劃、細(xì)致目標(biāo)以及階段性任務(wù)，明確檔案管理的各個流程及內(nèi)容，順利推進(jìn)相關(guān)工作的開展。

（二）完善制度，規(guī)范監(jiān)管

制度是保證工作順利開展、穩(wěn)定開展的重要因素。單位在發(fā)展期間，必須要達(dá)到管理完善的狀態(tài)，規(guī)序性的擬定監(jiān)管方式，以此為檔案管理信息化工作提供穩(wěn)定的保障。

首先，結(jié)合自身的實際發(fā)展情況，以及檔案法中的相關(guān)管理條例，對檔案信息化管理的制度進(jìn)行基本構(gòu)建，形成穩(wěn)定結(jié)構(gòu)。然后，可以結(jié)合具體的工作內(nèi)容，對信息化檔案管理的考核方式以及管理方式進(jìn)行靈活設(shè)計，嚴(yán)格落實“嚴(yán)格治黨”的工作原則，保證檔案管理工作的安全以及健康推進(jìn)。

其次，提高監(jiān)督力度以及制約力度，利用行之有效的管理方案，對檔案信息化管理工作形成全面的約束。單位應(yīng)該主動對檔案中所存在的隱患以及問題進(jìn)行排查分析，加強工作的安全性，打造全面完整的信息化管理體系。

再者，加強檔案管理學(xué)習(xí)任務(wù)，并設(shè)定相關(guān)的學(xué)習(xí)制度。結(jié)合檔案法以及相關(guān)法律條例，組織工作人員進(jìn)一步學(xué)習(xí)與檔案管理信息化相關(guān)的內(nèi)容，深化自身的認(rèn)識以及意識。

最后，加強評估體系的完善性以及完整性，定期組織內(nèi)部人員開展檔案管理工作考核任務(wù)。針對于考核不達(dá)標(biāo)的工作人員，事業(yè)單位可對其實施一定的處罰，借此增強工作人員的工作認(rèn)識，保障工作質(zhì)量[2]。

（三）轉(zhuǎn)變觀念，優(yōu)育人才

雖然，在檔案管理信息化工作中，信息技術(shù)以及信息設(shè)備起到了至關(guān)重要的作用，但專業(yè)人才也是該項工作中不可或缺的一部分。所以在檔案管理信息化工作中，也應(yīng)注重轉(zhuǎn)變自身的工作觀念，加強人才的培育。

其一，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動的了解信息化管理理念，認(rèn)識到該模式的重要性，能夠在單位樹立管理的認(rèn)識，營造工作氛圍，為檔案管理信息化奠定一定的基本保障。

其二，加強人才的培養(yǎng)以及人才的引進(jìn)。比如可以通過招考或抽調(diào)專業(yè)人才，也可以組織人員參加專業(yè)的培訓(xùn)活動。除此之外，單位還可以安排相關(guān)工作的人員到檔案局進(jìn)行短期的跟班學(xué)習(xí)，增強檔案人員的綜合水平。

三、結(jié)論

綜上所述，對于單位來說，檔案管理是一項系統(tǒng)性較強的工作，其中會涉及到較多的信息，也會涉及到很多環(huán)節(jié)，檔案管理工作是否能夠順利推進(jìn)，是會決定單位能否持續(xù)發(fā)展的重要條件。檔案管理者可以積極引入信息化管理模式，加強領(lǐng)導(dǎo)，合理規(guī)劃，對信息化管理的制度、觀念及設(shè)備進(jìn)行進(jìn)一步的完善、轉(zhuǎn)變以及優(yōu)化，打造全面的信息化檔案管理環(huán)境，真正發(fā)揮出檔案管理工作的價值。

參考文獻(xiàn)

[1]吳灼之.事業(yè)單位檔案信息化管理策略探討[J].中國管理信息化，2019，22（04）：166-167.

[2]崔曉玲.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)有關(guān)問題的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（05）：34-35.