增強(qiáng)檔案管理意識提高檔案管理效率

石瑞卿

摘 要：檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案工作者必須樹立服務(wù)思想，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案的價(jià)值在于利用，檔案的利用是檔案工作的最重要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的。檔案工作者要增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)能力，提升服務(wù)水平，提升群眾社會對檔案工作的“獲得感”。

關(guān)鍵詞：服務(wù)意識;開發(fā)利用二水平

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案工作者必須樹立服務(wù)思想，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。檔案的價(jià)值在于利用，檔案的利用是檔案工作的最重要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的最終目的。多年來，增強(qiáng)服務(wù)意識，提高服務(wù)能力，提升服務(wù)水平，提升群眾社會對檔案工作的“獲得感”，對檔案工作長遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要。針對當(dāng)前檔案管理工作普遍存在的人員不足、不夠?qū)I(yè)、認(rèn)識不到位、未有效利用等方面問題，我們要做到：一是要直面問題，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理意識，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理;二是領(lǐng)導(dǎo)班子要高度重視檔案工作，加大檔案管理軟硬件投入，切實(shí)提高檔案管理水平;三是高度重視檔案安全工作，檔案管理員要以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做好檔案保存管理工作;四是加強(qiáng)檔案專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)，打造專業(yè)化的檔案隊(duì)伍;五是深入挖掘檔案的價(jià)值，充分利用檔案信息服務(wù)于生產(chǎn)、服務(wù)于企業(yè)。

一、強(qiáng)化服務(wù)意識，不斷提升服務(wù)能力

一方面是牢牢樹立“以作為換支持，以服務(wù)促發(fā)展”的理念，建立健全服務(wù)機(jī)制，堅(jiān)持做到“五個(gè)一”服務(wù)宗旨（一張笑臉相迎、一把椅子讓座、一杯熱水暖心、一腔熱忱辦事、一句好話相送）營造讓社會各界群眾滿意的服務(wù)環(huán)境。積極為利用者提供檔案，利用檔案化解矛盾糾紛，讓人民群眾對檔案工作的“獲得感”大幅提升。

二、創(chuàng)新服務(wù)方式，加強(qiáng)檔案監(jiān)督指導(dǎo)

一方面是適應(yīng)新形勢，主動作為，堅(jiān)持積極引導(dǎo)、熱情服務(wù)，為各基層單位提供檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和上門業(yè)務(wù)指導(dǎo)。充分發(fā)揮檔案在推進(jìn)脫貧攻堅(jiān)工作中的積極作用，單位檔案管理規(guī)范化不斷加強(qiáng)。一方面加強(qiáng)干部及檔案員的教育培訓(xùn)，提升檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。每年參與檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，定期組織學(xué)習(xí)政策常規(guī)和檔案業(yè)務(wù)知識。

三、注重宣傳，擴(kuò)大檔案工作影響

一是舉辦各種展覽。立足每年的“6.9國際檔案日”，舉辦“檔案法律法規(guī)”“家庭檔案”等展覽，讓群眾充分了解到檔案的重要性以及運(yùn)用檔案維護(hù)自身權(quán)益，社會各界人士的檔案意識普遍加強(qiáng)，檔案已成為老百姓尋求維權(quán)依據(jù)的首選，社會各界積極主動向檔案部門移交捐贈檔案資料的意識不斷強(qiáng)化。二是加大與新聞媒體的合作力度，通過電視、報(bào)紙、廣播等向人們宣傳檔案知識。比如舉辦了“最美檔案人”的評選，通過單位推薦、網(wǎng)絡(luò)投票評選出 “最美檔案人”，這一活動極大地激發(fā)了檔案工作者的工作熱情。三是立足館藏檔案實(shí)際，編研開發(fā)了不少檔案文化精品，對檔案文化精品的編研，加強(qiáng)公眾對社會發(fā)展和歷史文化的了解，傳播城市歷史形象。

四、豐富館藏，積極開發(fā)利用

近年來，社會各界開發(fā)利用檔案意識不斷加強(qiáng)，檔案開發(fā)利用人次不斷增加。比如，近幾年查找工齡檔案、計(jì)生檔案、婚姻檔案、黨員檔案等與民生相關(guān)的檔案較多。但是長期以來，一方面由于檔案部門注重對政府機(jī)構(gòu)文書檔案的收集，缺少對社會變遷的記錄;且各單位部門專業(yè)檔案大都由本單位保管利用，使得檔案館館藏結(jié)構(gòu)較為單一。要體現(xiàn)在：檔號不規(guī)范、案卷題名不規(guī)范、案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂。以及檔案收集不全，不少單位文書檔案中缺少很多必須歸檔的資料，職工花名冊，黨員花名冊，會議記錄等等。另一方面由于多方面的原因，有很多檔案沒有及時(shí)接收，時(shí)間長了之后，造成沒有人管理的局面，甚至造成一部分檔案遺失。正是因?yàn)闄n案結(jié)構(gòu)單一，內(nèi)容不夠豐富，因而開發(fā)利用檔案信息資源為發(fā)展地方經(jīng)濟(jì)和各項(xiàng)工作服務(wù)，也就缺乏有力的針對性。

五、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升技能水平

檔案管理工作對于檔案管理人員的專業(yè)性和技術(shù)性要求比較高，而且還具有比較強(qiáng)的政策性和專業(yè)性，這就要求檔案管理的工作人員就要有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能。但目前檔案管理人才一缺乏，管理人員的專業(yè)性不強(qiáng)。各基層檔案專業(yè)的技術(shù)人才很少，不少基層檔案室的檔案管理員都身兼多職，沒有精力和時(shí)間去學(xué)習(xí)掌握檔案業(yè)務(wù)知識。此外，基層單位檔案員缺乏專業(yè)素質(zhì)，流動性大，不少單位的檔案管理人員都是兼職人員，一般從事檔案時(shí)間短就調(diào)整，根本就不熟悉檔案工作。不能對工作中的問題進(jìn)行及時(shí)解決，造成了問題的拖延，最終導(dǎo)致了檔案管理工作水平低下，管理混亂。同時(shí)，大多數(shù)檔案工作者都還處于坐等開發(fā)利用的被動服務(wù)方式。在思想觀念上缺乏積極進(jìn)取的開拓意識，沒有充分認(rèn)識到檔案信息服務(wù)社會各項(xiàng)工作的潛在力量。要加強(qiáng)培訓(xùn)力度，著力加強(qiáng)業(yè)務(wù)水平，提升檔案管理質(zhì)量。堅(jiān)持嚴(yán)字當(dāng)頭、細(xì)處著手，嚴(yán)格規(guī)范人事檔案的材料收集、信息審核等工作流程，做到鑒別精準(zhǔn)、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，確保檔案真實(shí)性、準(zhǔn)確性和整齊性。

六、強(qiáng)化思想意識，完善管理制度

著力加強(qiáng)思想建設(shè)，提升管檔人員素質(zhì)水平。加強(qiáng)干部人事檔案管理人員思想教育，培養(yǎng)投身檔案管理事業(yè)責(zé)任心。強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)技能，確保檔案管理嚴(yán)謹(jǐn)化。培育工作人員職業(yè)道德，提高管檔人員甘于奉獻(xiàn)精氣神。著力加強(qiáng)制度建設(shè)，確保管檔有章可循。建立完善檔案管理制度，全方位構(gòu)建從嚴(yán)管檔長效機(jī)制。將系列檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范作為檔案管理的“準(zhǔn)繩”。針對檔案材料形成、轉(zhuǎn)遞、審核和歸檔等工作環(huán)節(jié)，制定具體標(biāo)準(zhǔn)要求，形成科學(xué)化程序流程。建立檔案查借閱制度，完善查借閱流程和管理辦法;建立檔案保密制度，常態(tài)化進(jìn)行檔案安全保密檢查。

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