對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考

許曉春

摘 要：人事檔案是事業單位管理工作的基礎部分，科學組織人事檔案管理工作對人事管理、單位發展均有積極影響。下文重點分析加強事業單位人事檔案管理工作的方法，旨在推動事業單位高效發展。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;問題;對策

引言：

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。事業單位人事檔案管理工作面臨巨大的檔案資源，作為歷史地、全面地考察干部的重要依據，開展規范化的人事檔案管理工作，可以保證事業單位在管理決策工作中的基本能力，最大化發揮單位內部人力資源的作用與優勢，為單位發展提供助力。

1.樹立正確的管理意識，重點解決遺留問題

人事檔案管理工作關系著事業單位內部的各部門工作，建立暢通的溝通機制是非常重要的，部門之間要積極協調問題，解決人事檔案管理工作中的歷史遺留問題。建立科學的員工獎懲機制，激發人事檔案管理工作者的積極性，給員工提供良好的專業成長條件，定期組織員工培訓活動。而且，在單位人事發生較大變動和單位發生改革時，要組織人員快速、準確的對檔案進行梳理和調整，要將歷史遺留下來的問題以最快的速度解決。最后，在每一次調整后，要對問題方法進行梳理和記錄，以便為日后的工作開展提供借鑒和依據。

2.提高檔案管理人員素質，建立健全管理隊伍

隨著我國經濟體制的改革深化和發展，事業單位人員的崗位晉升、干部崗位的任命等方方面面都需要一套專有的人事檔案體系來體現，這種變化使得檔案管理工作面臨新挑戰，對于檔案管理人員來說更需要不斷自我提升，以高水平的專業能力為單位的檔案管理工作開展提供助力[1]。人事檔案信息收集、整理、歸納和分析作為系統的工作內容，任何一個管理環節出現問題，都會給人事檔案管理工作造成很大損失，因此要求人事檔案管理工作者具備高水平的崗位責任意識，還需要加強對檔案管理的審核和把控，確保按時進行“三齡兩歷”的審核工作，在思想上要提升員工思想意識，從而確保每一位員工遵守制度、樂于奉獻、嚴于律己的原則開展工作。

3.針對人事檔案管理制度進行不斷完善和優化

人事檔案管理工作所涉及的內容十分繁雜，為管理人員的工作帶來了很大的難度，所以要注重檔案管理規章制度的建立健全。首先，要結合實際情況確立相應的管理制度，使管理者能夠對人事檔案進行更有針對性的管理，對信息檔案進行收集、整理、移交、利用等通過操作更有章可循，有條不紊。其次，對相關制度進行進一步健全和完善，同時，定期或不定期的對檔案管理者進行考核，針對其業務能力和職業素養進行綜合性的檢驗和考核。最后，貫徹落實獎懲責任制度，不定期的對管理工作者的實際工作進行嚴格審查，包括檔案管理登記情況、是否丟失和擅自修改等，對工作失誤者給予責任追究處理。

4.建設人事檔案管理信息化平臺

首先，領導層應該關注單位內部的信息化管理平臺建設問題，做好資金支持工作，購買先進的設備，積極引進前沿管理技術。在此基礎上，領導層應該重視人事檔案管理信息化宣傳，引導全員樹立信息化理念。在工作中，注重技術更新以及專業人才培養，這樣才能使事業單位在信息化建設的過程中，加強檔案管理工作的競爭優勢。第而，加強管理工作基礎設施建設。依照國家標準建立認識檔案室，同時注意“九防”建設，同時引入現代化科學技術，利用高性能計算機，實現對人事檔案的科學化管理。在管理過程中，需要不斷提高管理工作的一體化和智能化水平，同時在人事檔案室內部建設相應的防火、防潮、防蟲、防腐蝕設施，從而為人事檔案的儲存與管理提供合適的環境，并且實現高效化的人事檔案管理[2]。此外，在基礎設施建設的過程中，事業單位需要注意監控系統的建設，對人事檔案室實現全天候監控，從而確保人事檔案管理不受其他因素的影響。第三，實現紙質材料信息化錄入。在人事檔案管理工作中，由于部分人事檔案的年份較早，因此這類人事檔案屬于紙質化檔案，在人事檔案管理中存在較大的難度，有必要對此類檔案進行信息化錄入處理。事業單位的人事檔案是單位內部重要的人事信息資源之一，因此，針對紙質化檔案，需要及早錄入信息系統，從而實現人事檔案的更新，并且有效提高人事檔案管理效率。在錄入過程中，部分檔案年代較早，因此錄入人員需要對相應的信息進行核準，確保人事檔案中的信息準確無誤，同時針對一些已經變更的人事信息進行修改，確保人事檔案的準確性。實現紙質化檔案的信息化錄入工作，可以形成電子檔案，并且方便存儲和調用，避免了重復查找的繁瑣工作。此外，信息化的電子檔案利于保存，并且可以進行相應的備份，既減少了紙張的使用，又避免了人事檔案的磨損[3]。第四，加強信息安全建設。在信息時代推動人事檔案管理工作信息化建設的過程中，事業單位需要額外重視自身的信息安全建設，由于事業單位的人事檔案具有一定的機密性，并且部分事業單位內部的人事檔案還關系到國家安全，因此，事業單位在進行人事檔案管理信息化建設的過程中，必須將檔案信息安全放在首要位置，加強單位自身的網絡建設，在確保檔案信息真實性與有效性的基礎上，確保檔案信息的安全性。事業單位可以對機密性較高的檔案信息進行加密處理，并且設立專業的人事檔案信息化安全管理工作小組，負責人事檔案管理的安全工作，并且加強網絡技術的研發和應用，利用先進的技術手段提高人事檔案的保密性和安全性，做好相應的防火墻建設，從而推動人事檔案管理的信息化建設。

結語：

事業單位的人事管理工作組織過程中，我們應該積極分析單位的實際情況，完善人事檔案管理制度，積極轉變管理理念，建設高素質的人才隊伍，建設信息化管理平臺，切實提高單位的人事檔案管理工作效率。目前事業單位的人事檔案管理工作還存在很多實際問題，需要管理人員不斷解決問題，為人事部門干部考核、人員崗位晉升與調動提供真實有效資料。

參考文獻

[1]葉麗丹.對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點建議[J].人力資源管理，2016，32（03）：181-182.

[2]姚珊.事業單位人事檔案管理信息化建設初探[J].城建檔案，2018，21（12）：132-133.

[3]寵愛思.事業單位人事檔案管理存在的問題及對策探究[J].辦公室業務，2015，12（23）：106-107.