提升事業(yè)單位人事檔案管理水平的實(shí)踐路徑研究

摘 要：目前，隨著我國事業(yè)單位改革的不斷深入推進(jìn)，對事業(yè)單位的人事檔案管理水平提出了更高的挑戰(zhàn)，如何在實(shí)踐中不斷規(guī)范人事檔案的管理措施，為事業(yè)單位改革提供幫助，是我國大部分事業(yè)單位正面臨的一大難題。社會各界應(yīng)當(dāng)在詳細(xì)分析人事檔案的管理流程、特點(diǎn)以后，針對現(xiàn)階段人事檔案管理過程中存在的不足提出解決方案。本文將結(jié)合人事檔案管理過程中的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索檔案管理的難點(diǎn)與解決方法。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位人事檔案;管理水平;實(shí)踐路徑

人事檔案管理是事業(yè)單位人事管理各個流程中的中心環(huán)節(jié)，高質(zhì)量的人事檔案管理能夠有效提升事業(yè)單位人事管理工作的工作效率，也能夠良好地保障單位員工的利益，提升員工對事業(yè)單位的信任程度。要想提升人事檔案管理水平就要根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從檔案管理的需求與難點(diǎn)出發(fā)，探索解決方法，對具體的工作措施進(jìn)行優(yōu)化，并制定一整套完善的檔案管理規(guī)章制度，促進(jìn)事業(yè)單位人事工作順利開展[1]。

一、事業(yè)單位人事檔案的特點(diǎn)分析

（一）全面性

全面性指的是事業(yè)單位人事檔案內(nèi)容涵蓋面廣，它包括事業(yè)單位在職員工及已退休員工的基本信息、學(xué)歷信息、職稱信息、績效信息、工作考核表單等等。人事檔案基本涵蓋了員工在入職前和入職后的所有情況，基本可以代表員工在工作上的經(jīng)歷與表現(xiàn)[2]。

（二）動態(tài)性

動態(tài)性指的是事業(yè)單位人事檔案記錄的信息并不是一成不變的，它會隨著每一次員工考評、離職就職、崗位調(diào)動不斷豐富細(xì)化，形成新的員工信息。因此，在進(jìn)行人事檔案管理工作時，單位人事應(yīng)當(dāng)秉承負(fù)責(zé)任的態(tài)度，及時補(bǔ)充人事檔案信息，降低檔案記錄與員工實(shí)際經(jīng)歷之間的信息差，避免出現(xiàn)“死檔”、有檔無人等情況[3]。

（三）秘密性

所謂秘密性指的是事業(yè)單位人事檔案本身記錄的是員工隱私，需要人事單位予以尊重，不得私自保存乃至外泄。人事檔案記錄了員工在單位里的很多表現(xiàn)情況，反映了一個員工的工作態(tài)度、工作能力、工作功過等很多信息，是十分特殊與重要的，單位人事在處理時一定要嚴(yán)格尊重職業(yè)道德，不得泄露。

（四）真實(shí)性

真實(shí)性是事業(yè)單位人事檔案能夠被廣泛采用的基礎(chǔ)。人事檔案包含了員工的很多真實(shí)信息，有關(guān)部門就是憑借人事檔案上的信息了解員工、使用員工的。因此，保障人事檔案的真實(shí)性是人事工作中的重點(diǎn)，人事在進(jìn)行檔案錄入、判定的時候，一定要認(rèn)真負(fù)責(zé)，仔細(xì)分析人事檔案的完整程度，為單位各部門使用人才提供可靠信息依據(jù)。

（五）實(shí)用性

事業(yè)單位人事檔案在很多場合下都會用到，包括員工招聘錄用、調(diào)崗升遷、確定工資等等。這是因?yàn)槿耸聶n案本身信息全面，內(nèi)容相對客觀公正，是個人政治品質(zhì)、思想認(rèn)識、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風(fēng)、工作實(shí)績、廉潔自律、遵紀(jì)守法以及家庭狀況、社會關(guān)系等情況，是一個員工個人能力與職業(yè)態(tài)度的客觀綜合反映，具備較高的實(shí)用價值。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）對人事檔案重要性認(rèn)識不夠，檔案管理規(guī)范性不足

我國大多數(shù)事業(yè)單位對人事檔案管理工作的認(rèn)識程度不足，僅認(rèn)為是檔案管理部門的工作范圍，在考慮檔案管理制度時沒有將其放到整體工作環(huán)境中進(jìn)行考量。這導(dǎo)致了一系列檔案管理問題，如個別員工檔案信息不全、檔案必要材料不齊全、檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)不規(guī)范等等。在事業(yè)單位員工數(shù)量較多或者流動頻繁的情況下，檔案管理工作不到位常常引發(fā)“死檔”等問題。這些問題不僅影響到員工的核心利益，為員工工作帶來不便，還損害了單位形象。

（二）信息化水平落后，檔案利用效率較低

近年來，大部分事業(yè)單位的人事檔案管理工作都在將人事信息存儲到電腦上，但是由于電子存儲的穩(wěn)定性與可靠性依然不高，事業(yè)單位的信息化水平依然處于落后狀態(tài)。另外，由于很多事業(yè)單位對電子人事檔案的實(shí)用方法不熟悉，無法做到跨區(qū)域、跨部門檔案共享，電子化人事檔案的利用效率極低，在一定程度上為其他部門的工作造成了影響。

（三）專業(yè)化力量薄弱，檔案人員業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)

檔案管理工作雖然看起來沒有業(yè)務(wù)部門的專業(yè)程度高，但必須要具備專業(yè)檔案管理技能的人員來負(fù)責(zé)人事檔案的建立、接保、保管、轉(zhuǎn)遞，以及檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔，檔案信息化等工作。但是，伴隨著我國新一輪的人事制度改革，在事業(yè)單位編制受限的大背景下，專業(yè)檔案管理人員想要加入事業(yè)單位面臨很大的挑戰(zhàn)，進(jìn)而使事業(yè)單位缺乏檔案管理人員，無法保證人事檔案管理工作的穩(wěn)定性和真實(shí)性，影響到單位發(fā)展。

三、提升事業(yè)單位人事檔案管理的對策

（一）思想上，提高人事檔案重要性認(rèn)識

事業(yè)單位有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識到檔案管理工作對員工、業(yè)務(wù)部門工作起到的重要作用，積極重視認(rèn)識檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要積極學(xué)習(xí)和了解國內(nèi)外優(yōu)秀的人事檔案管理工作信息與成效，提升人事檔案管理工作在增強(qiáng)單位凝聚力、激發(fā)工作人員工作積極性等多個方面的作用，在人事編制、單位資金等方面給予必要的支持，不能讓人事檔案管理工作成為事業(yè)單位開展工作中的障礙。

（二）技術(shù)上，提高人事檔案信息化水平

提升人事檔案信息化水平需要做好三個方面的工作。第一，要對現(xiàn)有的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行信息化工作，全面細(xì)致地將信息上傳到計算機(jī)上，并進(jìn)行實(shí)時更新，為日后其他部門使用檔案奠定基礎(chǔ)。第二，要請專業(yè)人員運(yùn)用電腦技術(shù)構(gòu)建一套人事數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)要滿足易用、穩(wěn)定等要求，保證數(shù)字檔案的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。第三，要警惕外部風(fēng)險，工作人員要按照規(guī)定使用電子人事檔案管理系統(tǒng)，防止外部網(wǎng)絡(luò)竊取事業(yè)單位人事信息。

（三）隊(duì)伍上，注重人事檔案專業(yè)化培訓(xùn)

提升人事檔案管理工作專業(yè)化不僅對工作人員的專業(yè)技能有較高的要求，還要求其具備良好的職業(yè)操守，因此，事業(yè)單位一方面要定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高工作人員的思想認(rèn)識，切實(shí)增強(qiáng)他們的理論素養(yǎng)、業(yè)務(wù)水平和管理能力，另一方面也要根據(jù)目前人事檔案信息化的潮流，培養(yǎng)一些具備電腦使用技術(shù)和檔案管理能力的復(fù)合型人才，為人事檔案管理工作提供必要保障。

結(jié)語

我國事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)走上正軌，但依然有很多不規(guī)范、不專業(yè)的操作存在，急需各個事業(yè)單位予以重視。相信隨著事業(yè)單位不斷提升對檔案管理工作的重視程度，未來我國事業(yè)單位人事檔案管理一定能夠?yàn)閱T工提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進(jìn)單位發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊金明.事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀及提升策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020，01：150+152.

[2]王駿，欒婕.事業(yè)單位干部人事檔案管理對策闡釋[J].蘭臺內(nèi)外，2020，06：70-71.

[3]劉海昕.事業(yè)單位人事檔案管理必要性及策略分析[J].蘭臺內(nèi)外，2019，14：21-22.

作者簡介：湯斌華（1972.8），男，漢族，福建長汀人，碩士。