淺談民政系統電子檔案管理的對策

沈春霞

摘要：和傳統的紙質檔案相比，電子檔案有明顯的優勢：顯著提高辦公效率;及時共享與交流信息;提供更加方便快捷的服務;文件保存更具連續性、穩定性。加強民政系統電子檔案管理，需要增加信息化建設經費投入;建設民政數字檔案室;提升民政檔案管理者的信息化能力;保證民政檔案信息平臺的安全性能。

關鍵詞：民政系統;電子檔案管理;信息化

檔案承載著一個組織的歷史、關乎到一個組織的現在、預測著一個組織的未來。檔案實際上是一種如實的記錄，反映著一個單位的發展歷史，記錄著正在發生的事情，又是進行未來發展決策的重要依據。隨著基層民政業務逐步納入信息化管理，數據采集量呈幾何擴張，形成的電子業務檔案相應激增。為順應民政工作發展形勢需要，建立匹配的基層民政業務信息平臺，借助高效的計算機信息化管理，進行數據統計、信息查詢、檔案管理，將業務工作互聯互通、業務檔案資源共享，實現辦公無紙化、智能化、一體化，全面提升基層民政業務工作水平，已成為當務之急。

一、電子檔案的優勢

在信息時代，檔案管理人員要充分認識電子檔案的優勢，提高電子檔案管理的準確性。和傳統的紙質檔案相比，電子檔案有明顯的優勢：

（一）顯著提高辦公效率

傳統的基層民政業務檔案工作主要依賴于人工操作，不僅耗時耗力，還極易出現人為差錯。如婚姻登記，紙質檔案實行每年進館存檔，不僅工作量繁重，而且由于人工檢索等原因，極易出現錯、漏等問題。比如，基層婚姻登記進行數字化管理，網絡化辦理登記，采用配套的計算機軟件處理信息，使資料收集、分類、儲存、統計和查閱等環節變得十分方便、有序、簡單易行，辦公效率得到了極大的提高。

（二）及時共享與交流信息

傳統的檔案管理由于管理形式的局限性，在應用中缺乏各類信息的共享，無法做到信息共享，更不方便查閱利用，使得民政檔案的利用效率較低，造成資金和資源的浪費。然而，在信息技術的新時代，民政檔案的綜合管理體系已經建立起來。民政系統自建立網絡互通和電子化管理后，市、區、鎮、村各級民政部門均可在這一平臺上及時查找各種工作需要的信息資料，從而極大地提高了資源的利用率。還可以使用 VPN 技術遠程控制簡單方便的特點，實現計算機遠程控制，大大提高了民政電子檔案信息的利用率。

（三）提供更加方便快捷的服務

運用計算機及其網絡技術進行檔案管理后，檔案資料的查詢變得簡單、快捷。如地名網建成后，開始向公眾提供了最權威的電子地圖，市民可足不出戶，通過地名網絡，咨詢地圖資料、了解地名歷史、發表學術交流。又如，群眾需要查詢本人的有關民政資料，在轄區的民政部門即可一次查閱，再也不必市、區、鎮、村來回奔波，服務了人民群眾，提升了政府效能。

（四）文件保存更具連續性、穩定性

民政業務涉及民生，各部門形成的業務檔案數量巨大，如低保檔案，殯葬檔案等等，以往每年都由基層民政部門逐級填寫上報，且均為紙質檔案，紙質檔案容易受損且易受到外部客觀環境的影響，若相關的信息資料發生丟失，將會給業務工作帶來巨大的損失。采用數字化管理，電子文件檔案的連續性更完整，壽命更長，且保存、讀寫方便快捷，易于傳遞，不易損壞，受外部影響也較小，穩定性顯著。

二、加強民政系統電子檔案管理的對策

隨著信息時代的到來，各類民事檔案管理多元化，紙質民事檔案轉化為電子文件，對電子檔案管理提出了更高的要求。電子檔案管理和紙質檔案管理的載體不同，流通渠道不同，操作要求不同，對檔案管理提出了新挑戰。應對新的挑戰，應當加強民政系統電子檔案管理。

（一）增加信息化建設經費投入

根據2019年1月1日起實施的《機關檔案管理規定》，機關應當按照檔案信息化要求，建設或配備能夠滿足庫房現代化管理、檔案數字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎設施設備。為此，民政檔案部門必須積極推進民政檔案管理信息化建設，投入充足資金用于購置軟硬件設施設備，包括計算機、掃描儀、打印機等設備，以及配備網絡基礎設施、系統硬件、安全保障系統、專用服務器、專用存儲設備等，為實現檔案數字化、信息化管理提供完善的物質條件。

（二）建設民政數字檔案室

民政檔案部門要加快電子檔案管理系統建設，參照《數字檔案室建設指南》的相關要求，建設民政檔案數字檔案室，對傳統載體的民政檔案進行數字化處理，在數字化過程中必須保證元數據齊全，保持數字復印件原貌，以便于檢索和利用。同時，民政部門還要按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》的要求，建立健全相關管理制度，明確檔案管理人員的職責，確保民政電子檔案管理工作有序開展。此外，民政部門還可將其他業務系統嵌入到數字檔案管理系統中，實現對電子檔案文件資料的自動化采集，并做好電子檔案的鑒定、整理和歸檔工作，以提高電子檔案管理效率。

（三）提升民政檔案管理者的信息化能力

民政電子檔案管理要求檔案管理人員必須掌握和利用現代信息相關常識和技能。目前，民政作業的服務內容不斷擴大，難度加大，對檔案作業人員的專業要求不斷提高。因此，要提高民政檔案作業人員的專業水平，以確保其作業的質量和功率。積極組織相關人員展開檔案管理訓練和學習，加強工作道德教育，不斷提高保密認識，提高專業常識和技術水平。內容應具有針對性和高度專業化，內容應避免夸夸其談，應及時組織相關評價，以穩固所學常識。假如評價失利，應組織個別洽談。

（四）保證民政檔案信息平臺的安全性能

在信息化時代，以往民用檔案信息平臺的安全性已不能滿意現代發展的要求。因而，民政部門對檔案信息系統要進行升級，不斷優化其安全功能，或者引進了安全系數高、功能安穩的檔案信息系統。同時，禁止訪問外部數據源的信息數據，禁止運用具有信息系統的核算機接收不知道郵件、qq 聊天，并且不能在此核算機上運用不知道硬盤、u 盤等等。在信息系統的計算機上安裝防火墻，防止木馬病毒的攻擊。做好電子檔案資料的更新和維護作業，安排人員進行專項辦理，實施保密制度和備份檔案資料。以保證民政電子檔案信息平臺的順利運行。

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