探析高校因公出國(guó)檔案管理工作

陳亮

摘 要：隨著國(guó)內(nèi)高校國(guó)際化辦學(xué)水平不斷提升，對(duì)外交流聯(lián)絡(luò)、教學(xué)科研合作及師生互動(dòng)的日益頻繁，因公出國(guó)團(tuán)組及人數(shù)呈顯著增長(zhǎng)趨勢(shì)。該類檔案的收整業(yè)務(wù)量相應(yīng)不斷增加。筆者結(jié)合自身高校因公出國(guó)檔案實(shí)際收整經(jīng)驗(yàn)，探討該類檔案的重要意義，提出對(duì)該類檔案管理工作的建議。

關(guān)鍵詞：高校;因公出國(guó);檔案;管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：2096-5079 （2020） 11-0-02

因公出國(guó)是指根據(jù)工作實(shí)際需要，由國(guó)家或單位根據(jù)出國(guó)任務(wù)的內(nèi)容和性質(zhì)，選拔派遣具備合格基本素質(zhì)、較強(qiáng)工作能力的人員赴境外執(zhí)行公務(wù)。隨著我國(guó)對(duì)外開放規(guī)模不斷擴(kuò)大，層次與水平不斷提高以及教育全球化和國(guó)際化趨勢(shì)的日益明顯，各高校對(duì)外交流合作活動(dòng)數(shù)量不斷增多，因公出國(guó)人數(shù)呈現(xiàn)顯著增長(zhǎng)趨勢(shì)。與之相伴的是該類檔案收整工作量的大幅度增加。筆者結(jié)合自身對(duì)該類檔案的收整經(jīng)驗(yàn)，探討該因公出國(guó)檔案工作的重要性，提出對(duì)該項(xiàng)工作的建議。

一、因公出國(guó)檔案的內(nèi)容

因公出國(guó)檔案是政府及企事業(yè)機(jī)構(gòu)對(duì)于因公出國(guó)活動(dòng)的相關(guān)管理規(guī)范文件資料以及記錄和反映所屬工作人員在友好訪問、考察學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)洽談、文體衛(wèi)交流、國(guó)際組織履職等因公出國(guó)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件影音材料，是外事專業(yè)檔案的重要組成部分。

高校人員因公出國(guó)檔案一般涵蓋學(xué)校因公出國(guó)工作相關(guān)管理文件資料以及高校工作人員因公出訪國(guó)外高校或教育組織機(jī)構(gòu)、出席國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議、赴國(guó)外訪問交流學(xué)習(xí)、赴國(guó)外開展教學(xué)活動(dòng)與科學(xué)研究、執(zhí)行國(guó)際學(xué)術(shù)組織履職任務(wù)等相關(guān)活動(dòng)中形成的過程文件。一般包括高校因公出國(guó)相關(guān)管理制度文件、年度計(jì)劃總結(jié)、數(shù)據(jù)報(bào)表以及出國(guó)個(gè)案的出國(guó)前審批、回國(guó)后管理、事中事后監(jiān)管相關(guān)文件資料等。具體的個(gè)案因公出國(guó)檔案一般包括校內(nèi)因公出國(guó)活動(dòng)審批流程單、因公出國(guó)任務(wù)呈報(bào)表或隨團(tuán)呈報(bào)表及團(tuán)組人員名單、出訪日程安排、邀請(qǐng)信及譯文、因公臨時(shí)出國(guó)（境）經(jīng)費(fèi)審核表、身份證件復(fù)印件、上級(jí)部門批復(fù)、補(bǔ)充說明、出國(guó)公示、出訪報(bào)告等文件。

二、因公出國(guó)檔案管理的重要性

因公出國(guó)檔案主要全面記述和反映了因公出國(guó)主體的出國(guó)活動(dòng)過程及管理全過程，具有重要的保存價(jià)值。筆者在實(shí)際收整過程中，總結(jié)該類型檔案具有以下重要性：

（一）因公出國(guó)檔案管理是加強(qiáng)高校國(guó)際化辦學(xué)的內(nèi)在要求

因公出國(guó)檔案管理工作是因公出國(guó)管理工作的重要組成部分與助推器，收整和利用各類相關(guān)檔案資料為學(xué)校因公出國(guó)管理工作提供了過程控制與決策依據(jù)。而因公出國(guó)工作作為各高校國(guó)際化辦學(xué)的重要內(nèi)容和抓手之一，對(duì)于促進(jìn)學(xué)校對(duì)外交流交往，開辟合作項(xiàng)目，擴(kuò)大師生交流，提高教科研水平具有重要的意義。因而提升因公出國(guó)檔案管理工作已成為高校國(guó)際化辦學(xué)的內(nèi)在要求。

（二）因公出國(guó)檔案管理是考核高校管理工作以及高校工作人員因公出國(guó)活動(dòng)的重要依據(jù)

各高校因公出國(guó)相關(guān)管理規(guī)章制度文件、計(jì)劃總結(jié)、因公出訪過程控制及因公出國(guó)數(shù)據(jù)報(bào)表等文件全面反映了高校對(duì)于因公出國(guó)工作管理的規(guī)范與重視程度，是上級(jí)主管部門考核高校外事管理工作的重要依據(jù)。上級(jí)部門通過對(duì)高校的因公出國(guó)制度建設(shè)、因公出訪審批管理、出訪成效、出訪任務(wù)的后續(xù)落實(shí)和進(jìn)展情況的相關(guān)檔案文件進(jìn)行追蹤評(píng)估，能夠全面評(píng)定高校因公出國(guó)工作的成效，相應(yīng)評(píng)估結(jié)果一般可作為高校后續(xù)年度出訪計(jì)劃審批的依據(jù)。同時(shí)，高校工作人員個(gè)案因公出國(guó)檔案相關(guān)文件全面反映了個(gè)人參與因公出國(guó)活動(dòng)的全過程。反映了個(gè)人出國(guó)流程是否按規(guī)定報(bào)批，是否存在弄虛作假情況，是否嚴(yán)格按照?qǐng)?bào)批內(nèi)容、路線和日程出國(guó)，是否存在通過因私渠道執(zhí)行公務(wù)或公款報(bào)銷因私出國(guó)費(fèi)用情況以及其他違反外事和財(cái)務(wù)紀(jì)律的違規(guī)違紀(jì)行為。是高校評(píng)定個(gè)案因公出國(guó)規(guī)范性和成效性以及相關(guān)學(xué)校職能部門出國(guó)管理工作的重要依據(jù)。

三、因公出國(guó)檔案管理工作的建議

鑒于因公出國(guó)檔案管理的重要性，筆者結(jié)合自身因公出國(guó)檔案收整工作的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于該類檔案的管理工作提出如下建議：

（一）構(gòu)建因公出國(guó)檔案管理機(jī)制體制，確保因公出國(guó)檔案收整內(nèi)容的完整性

隨著各高校國(guó)際化辦學(xué)水平的不斷提升，學(xué)校層面及學(xué)院部門層面的因公出訪團(tuán)組數(shù)量大幅增加，高校教職員工和學(xué)生因公出國(guó)交流、學(xué)習(xí)、參與聯(lián)合培養(yǎng)、聯(lián)合科研或國(guó)際會(huì)議的人次不斷提升，產(chǎn)生的因公出國(guó)文檔的數(shù)目十分龐大，涉及到校內(nèi)不同的學(xué)院、部門。學(xué)校應(yīng)建立以檔案管理部門統(tǒng)籌全局，國(guó)際交流管理部門具體實(shí)施，各相關(guān)學(xué)院部門積極參與，職能部門考核反饋的因公出國(guó)檔案管理工作協(xié)調(diào)機(jī)制。明確敲定相關(guān)部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人和具體工作人員。責(zé)成學(xué)校檔案管理部門梳理因公出國(guó)檔案工作收整利用指南，明確制訂因公出國(guó)檔案的歸檔范圍內(nèi)容和時(shí)效要求。建立完善的考核制度，對(duì)于相關(guān)涉及部門定期開展檢驗(yàn)及評(píng)估考核，確保該類檔案收集的完整性和效率性。

（二）加強(qiáng)因公出國(guó)檔案收整工作人員的管理培訓(xùn)，提升因公出國(guó)檔案管理技能技巧

大多數(shù)高校對(duì)于因公出國(guó)項(xiàng)目檔案收整工作主要采取任用國(guó)際交流合作管理部門工作人員作為兼職檔案員的方式開展。這類人員對(duì)于常規(guī)檔案收整及管理的基本知識(shí)和專業(yè)技能往往缺失，經(jīng)常影響該類檔案的具體采集和整理過程中的規(guī)范性、準(zhǔn)確性與時(shí)效性?？梢酝ㄟ^學(xué)校檔案管理部門集中培訓(xùn)、校內(nèi)相關(guān)部門業(yè)務(wù)研討、校外專業(yè)課題學(xué)習(xí)、個(gè)人自學(xué)實(shí)踐等多種方式強(qiáng)化該類工作人員的檔案管理基礎(chǔ)素質(zhì)和基本技能。同時(shí)鑒于該類檔案屬于外事檔案，具備一定的特殊性，需要提升檔案工作人員的政治覺悟和敏感度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)規(guī)章制度的學(xué)習(xí)，提高檔案收整的責(zé)任感和積極性。

（三）加強(qiáng)因公出國(guó)檔案管理的信息化建設(shè)，提升因公出國(guó)檔案管理收整利用效率

多數(shù)高校因公出國(guó)管理部門對(duì)于因公出國(guó)的審批、證照、返校報(bào)告等一系列相關(guān)文件資料已采取紙質(zhì)與電子檔案結(jié)合的方式加以收存，但電子化進(jìn)程仍未系統(tǒng)化體系化。所收存的電子檔案通常存在不全面不完整的情況。高校應(yīng)充分利用現(xiàn)有的因公出國(guó)管理系統(tǒng)保存相關(guān)資料，提取因公出國(guó)相關(guān)信息資料。同時(shí)可以根據(jù)各自實(shí)際情況，開發(fā)符合校情的校級(jí)因公出國(guó)申報(bào)及檔案系統(tǒng)。實(shí)現(xiàn)因公出國(guó)管理檔案采集存檔的網(wǎng)絡(luò)化與信息化，實(shí)現(xiàn)申請(qǐng)審批報(bào)告過程即是檔案的采集過程，與收檔同步進(jìn)行。在該類檔案的開發(fā)利用過程中，推進(jìn)無紙化信息化利用，提高檔案的利用效率。

四、結(jié)語

綜上所述，因公出國(guó)檔案收整已成為高校外事檔案管理工作的重要組成部分。該項(xiàng)目檔案的管理工作需要各高校構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)制體制，完善管理人員的培訓(xùn)工作，加強(qiáng)檔案收整利用的信息化建設(shè)。為高校因公出國(guó)管理工作提供依據(jù)與支撐，進(jìn)而助推高校的國(guó)際化辦學(xué)進(jìn)程。

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