醫(yī)務(wù)科工作檔案管理探討

王家棟 紀(jì)培培

摘 要：醫(yī)務(wù)科檔案是醫(yī)院檔案管理的重要組成部分，醫(yī)務(wù)科檔案管理的質(zhì)量和水平能夠直接反映出醫(yī)院對檔案管理的重視程度以及醫(yī)院自身的檔案管理水平。醫(yī)務(wù)科應(yīng)該要提升檔案管理的重視程度，建立完善相關(guān)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理環(huán)節(jié)，加強醫(yī)務(wù)檔案的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)，并組建具有專業(yè)技術(shù)能力的檔案管理隊伍，以便更好地發(fā)揮醫(yī)務(wù)檔案在醫(yī)院事業(yè)發(fā)展過程中的價值和作用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)務(wù)科;工作檔案;管理提升

檔案是各個企事業(yè)單位隨著事業(yè)發(fā)展而不斷增多的歷史記錄。檔案的存在能夠真實反映各單位的歷史事件、發(fā)展情況，同時也是各單位進行重大決策時所能夠提供的參考依據(jù)。對于醫(yī)院來說，醫(yī)務(wù)科是醫(yī)院的重要職能部門之一，主要承擔(dān)的是醫(yī)院的醫(yī)療組織、實施、協(xié)調(diào)、督促和考核工作;醫(yī)療質(zhì)量、事故爭議和突發(fā)事件的監(jiān)督處置工作等。[1]醫(yī)務(wù)科的工作檔案則是記錄這些過程和內(nèi)容的信息資料，主要包括醫(yī)、教、研、防等方面[2]，對于醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展具有不可缺少的重要作用。

一、醫(yī)務(wù)科工作檔案的特點與現(xiàn)狀分析

1.醫(yī)務(wù)科工作檔案的特點[3]

由于醫(yī)務(wù)科的管理范圍比較廣泛，醫(yī)務(wù)科的工作檔案具有廣泛性、專業(yè)性、復(fù)雜性和現(xiàn)實性等特點。首先，鑒于醫(yī)務(wù)科本身的工作職能，往往會產(chǎn)生數(shù)量龐大的醫(yī)務(wù)檔案，而這些檔案來源途徑又比較繁雜，可以是醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)部門或與醫(yī)院有合作關(guān)系的企業(yè)、高校、社會團體、其他機構(gòu)，等等。這就體現(xiàn)出了醫(yī)務(wù)科工作檔案的廣泛性。其次，醫(yī)務(wù)科工作檔案是醫(yī)院重要的業(yè)務(wù)檔案之一，真實記錄和反映了醫(yī)院事業(yè)發(fā)展變化的情況，如重點專科建設(shè)、各臨床科室診療操作規(guī)程等專業(yè)性內(nèi)容。再次，醫(yī)務(wù)科的工作職責(zé)決定了工作檔案的內(nèi)容涉及多方面專業(yè)內(nèi)容，如醫(yī)療、法律、保險等，內(nèi)容復(fù)雜，類別多樣。最后，醫(yī)務(wù)科工作檔案會在較長時間內(nèi)都能夠發(fā)揮作用，特別是涉及法律、保險等行業(yè)的醫(yī)務(wù)檔案，會在日后的醫(yī)務(wù)工作中繼續(xù)履行現(xiàn)行效用。

2.醫(yī)務(wù)科工作檔案的管理現(xiàn)狀

（1）缺乏檔案意識

檔案意識的缺乏是存在于各行各業(yè)中的，大家普遍認(rèn)為檔案只是一種需要長期保存的信息資料，檔案管理不存在專業(yè)技術(shù)能力的問題，醫(yī)務(wù)檔案只要能夠得以妥善的保管就可以了。大部分人員都存在檔案意識缺乏的問題，“重保管、輕應(yīng)用”“重業(yè)務(wù)、輕檔案”的檔案管理思維依然活躍。

（2）專業(yè)檔案人員配備不足

醫(yī)務(wù)科從事工作檔案管理的人員普遍不具有檔案學(xué)專業(yè)背景，部分人員甚至是兼職從事檔案管理工作，這對于醫(yī)務(wù)科工作檔案的長遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生了阻礙。而部分醫(yī)院對醫(yī)務(wù)科的檔案工作重視程度不足，配備的人員和設(shè)備均達(dá)不到專業(yè)檔案管理的要求，導(dǎo)致醫(yī)務(wù)工作檔案管理上出現(xiàn)無序、混亂等情況。

（3）檔案信息化水平較低

檔案管理是部分醫(yī)院的薄弱環(huán)節(jié)，由于檔案意識和對檔案重視程度的缺乏，對于檔案的信息化建設(shè)也處于落后狀態(tài)。隨著現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，并對行業(yè)發(fā)展與社會發(fā)展起到了重要作用。但對于部分醫(yī)院的醫(yī)務(wù)科檔案工作來說，信息化建設(shè)的程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)代化的醫(yī)院管理要求，不利于醫(yī)院綜合水平的提升。

二、醫(yī)務(wù)科做好工作檔案管理的必要性

1.記錄和反映醫(yī)院的發(fā)展情況

醫(yī)務(wù)科的工作檔案記錄著醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的歷史情況，也在很大程度上反映了醫(yī)院的事業(yè)發(fā)展水平。做好醫(yī)務(wù)工作檔案的管理工作，能夠幫助醫(yī)院處理好在教學(xué)、科研、醫(yī)療、防保等方面工作的決策，同時能夠有效統(tǒng)計出醫(yī)院在過去幾十年中的發(fā)展規(guī)律，為日后的發(fā)展方向提供參考。

2.提升醫(yī)院檔案管理的綜合水平

檔案管理是醫(yī)院綜合水平評價的主要方面之一，醫(yī)務(wù)工作檔案涉及到醫(yī)院管理的方方面面，加強醫(yī)務(wù)工作檔案的管理，能夠?qū)⒏鞣N文件、資料、表格等按照一定的制度規(guī)范進行整理儲存，方便檔案查詢借閱，降低時間成本，有助于提高工作效率。

3.為各種醫(yī)務(wù)糾紛提供法律憑證

醫(yī)院由于其自身的特性，有可能會發(fā)生一些醫(yī)療事故和突發(fā)事件，在這個過程中，每一個環(huán)節(jié)和情況都應(yīng)該被詳細(xì)記錄下來并形成檔案妥善保存。當(dāng)醫(yī)院需要提供法律和保險憑證時，醫(yī)務(wù)工作檔案就能夠提供非常完整的憑證。特別是在處理醫(yī)患糾紛和醫(yī)療事故的過程中，醫(yī)務(wù)工作檔案發(fā)揮著不可替代的重要作用。

三、提升醫(yī)務(wù)科工作檔案管理能力的路徑思考

1.建立“大檔案”管理理念，提升對醫(yī)務(wù)科檔案管理的重視度

為了能夠盡快提升醫(yī)務(wù)科工作檔案的管理水平，醫(yī)務(wù)科甚至醫(yī)院必須要樹立檔案意識，建立“大檔案”的管理理念，認(rèn)同醫(yī)務(wù)科工作檔案在醫(yī)院事業(yè)發(fā)展過程中所起的重要作用，并在實際工作中將該項工作的重要性明確出來，以提升醫(yī)院全體人員對于醫(yī)務(wù)工作檔案的認(rèn)識。

2.完善醫(yī)務(wù)檔案管理制度，規(guī)范檔案資料管理內(nèi)容和流程

首先，要建立完善醫(yī)務(wù)檔案管理制度，對醫(yī)務(wù)科工作檔案的管理流程和環(huán)節(jié)予以規(guī)范。按照國家檔案法的相關(guān)要求，醫(yī)務(wù)科工作檔案可以按照其涉及范圍分為醫(yī)療、教學(xué)、科研、安防、其他五大部分。而每一個部分又可按照時間、內(nèi)容或事件分門別類，并在每個分部中按照載體不同再進行分類。盡可能細(xì)化類別，清晰管理。以教學(xué)管理為例，大致可以分為崗前教育、在職教育、進修教育、其他教學(xué)四大部分，而每個部分又可以按照文件、音像等載體不同加以分類，而后以日期為順序進行排列。

其次，要對醫(yī)務(wù)工作檔案收集的內(nèi)容進行規(guī)范。檔案管理的總體要求是完整、齊全、準(zhǔn)確，因此，在進行檔案收集的過程中，應(yīng)該要求相關(guān)人員嚴(yán)格對照總體要求進行收集整理，并形成制度規(guī)范。如醫(yī)療安全管理類的檔案在收集的過程中，應(yīng)著重收集上級下達(dá)的相關(guān)指示精神、本院頒布的相關(guān)紅頭文件、各類醫(yī)療安全管理活動資料、藥品管理相關(guān)資料、事故糾紛相關(guān)資料，等等，務(wù)必要求實事求是，有章有序。

3.加強醫(yī)務(wù)檔案信息化建設(shè)，提升數(shù)字檔案管理水平

大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展使得信息技術(shù)成為檔案管理的好幫手。醫(yī)院完全可以通過信息技術(shù)手段來提升醫(yī)務(wù)科工作檔案的綜合管理水平。為了能夠更好地保存相關(guān)檔案信息資源，紙質(zhì)的醫(yī)務(wù)科工作檔案應(yīng)盡快轉(zhuǎn)化為電子檔案，同時實施紙質(zhì)檔案與電子檔案的“雙軌制”管理。建立醫(yī)務(wù)工作檔案信息共享平臺，將可以對外公布的，不涉及保密內(nèi)容的檔案資源放在檔案公共信息平臺上，供各個科室、人員隨時進行查閱、調(diào)取，節(jié)約人力資源與時間成本，同時記錄下每個檔案的借閱軌跡，形成對醫(yī)務(wù)工作檔案的全過程追蹤。

4.增強醫(yī)務(wù)檔案管理隊伍能力，助推醫(yī)務(wù)檔案管理全面上水平

提升醫(yī)務(wù)科工作檔案管理能力的關(guān)鍵還在于檔案管理隊伍的整體素質(zhì)是否能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理。因此，醫(yī)務(wù)科檔案管理隊伍的建立至關(guān)重要。在對現(xiàn)有人員進行信息技術(shù)與檔案管理知識培訓(xùn)教育的同時，也應(yīng)著重選拔具有檔案管理熱情，熱愛檔案管理工作，同時具有一定信息素養(yǎng)和專業(yè)能力的人員進入到檔案工作隊伍中，助力醫(yī)務(wù)科工作檔案管理全面上水平。

四、結(jié)束語

綜上說書，醫(yī)務(wù)科的工作檔案是醫(yī)院事業(yè)發(fā)展水平的真實體現(xiàn)，相關(guān)管理人員必須要在認(rèn)識上、管理上、技術(shù)上有所提升、有所創(chuàng)新、有所突破才能切實幫助醫(yī)務(wù)科更好地進行檔案管理工作，助力醫(yī)院整體管理水平的有效提升。

[參考文獻]

[1]醫(yī)務(wù)科職能[EB/OL].（2017-03-15）.http：//www.hbustah.com/yyjs/ShowArticle.asp？ArticleID=831.

[2]孫波.關(guān)于醫(yī)務(wù)科工作檔案建設(shè)的思考[J].中原醫(yī)刊，2004，31（1）：31-32.

[3]鄺玉玲.醫(yī)務(wù)科工作檔案管理探索[J].黑龍江檔案，2013（03）：123.

（作者單位：濰坊市市直機關(guān)醫(yī)院，山東 濰坊 261061）