大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

劉曉宇

人事檔案管理是事業單位人才儲備、培養和發展來的重要基礎。然而目前，部分事業單位人事檔案的管理和利用水平仍然較低，不能適應新的歷史時期事業單位改革和發展要求。因此，要充分重視大數據時代背景下的創新管理，實現人事檔案管理的轉型升級，從管理和利用兩個方面有所突破。接下來，本文就對大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響，目前存在的問題以及如何解決做了詳細的闡述。

大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響

隨著互聯網時代的發展，大數據信息技術的應用對于人事檔案管理已是必然趨勢。大數據信息技術的應用不僅可以極大地提高人事信息保存的完整度和精確度，避免因人工操作失誤而出現遺漏或者泄露的情況，同時可以提供精準的檔案數據和方便快捷的檢索系統，對人員信息進行及時的備份、更新和刪減，最大限度地保證信息的安全和準確。因此，大數據信息技術必將對事業單位人事檔案管理產生巨大的、積極的影響。

當前事業單位人事檔案管理中存在的問題

重視程度不高，管理方式落后。目前，許多事業單位對于人事檔案的管理重視程度依然不夠，很多單位沒有充分引進和利用先進的大數據技術，在一定程度上造成管理方式的落后。工作中常常出現人員信息不準不全，部分關鍵崗位人員的信息無法得到進一步的印證，重要的材料不能迅速查找、提供等等，對單位的發展造成一定的負面影響。

專業力量不足，利用效率低下。人事檔案具有高度的專業性和機密性特征，要求管理人員必須具有較高的政治素質、專業素養和工作能力，但是許多事業單位都缺乏具有較高信息化水平的管理人才，導致信息技術不能及時運用到工作中，人員信息搜集、存儲、管理、更新、利用標準較低，對進一步開展人才信息資源的發掘、分析、研判造成一定的不利影響。

內容不豐富，信息不全面。根據《干部人事檔案工作條例》的規定，事業單位人事檔案的信息必須遵循“真實準確、完整規范”的原則，而目前，絕大部分的事業單位對于人事檔案的建立僅僅只停留于人員基本信息的收集，而在對信息的深入挖掘、整合和完善方面遠遠不夠，人事信息的完整度、全面性達不到科學利用的標準，無法全面準確的反映人才的特點及成長規律，對事業單位人才結構的調整和優化造成一定影響。

建立“大檔案思維”，促進“大數據”技術的應用

提升管理人員專業素質。必須加強專業管理人才的引進和信息技術應用能力的培訓，優化檔案管理人員結構，提升對人才數據的分析整合能力，挖掘數據背后價值，實現檔案的高效利用，同時，要建立有效的競爭機制和激勵機制，充分調動管理人員的積極性和主動性，實現人事檔案管理的改革創新。比如，可以為從事檔案管理的人員設置相應的崗位級別，根據表現和績效和年度考核掛鉤，設置一定的物質獎勵和精神獎勵。除此之外，事業單位還應對管理人員提供深入的學習機會，不斷提高管理人員的信息技術應用水平和技能，真正實現人事檔案的創新管理。

完善先進的硬件設施。先進的硬件設施是提升人事檔案信息化建設的基礎之基礎，必須克服可有可無、可輕可重的思想，要保障專項經費的投入，配備足夠的符合要求電腦、掃描儀等設備，從硬件措施的加強上保障檔案保管的安全和完整，實現大數據的應用。

創新人事檔案管理方式。一是對人事檔案進行有效的分類，根據不同的部門和職責及人員數量的不同建立針對性的計算機人事檔案庫，使檔案更加清晰有序。二是積極引進先進的數據信息技術，實現人事檔案信息的綜合利用。大數據時代為海量信息的分析、整理和存儲提供了強大的技術支撐。數據的存儲和分析在檔案管理工作中的作用更加突出，事業單位、特別是事業單位的主管部門要根據系統的實際發展情況，建立起本系統的大檔案數據體系，實現從端口中能夠迅速、準確和全面的搜索到每個干部職工個人的全部信息資料，包括個人基本信息、工作情況、成果及獎懲等各種形式（文字、圖片、視頻）的全部資料。大檔案體系的建立能夠有效提升系統組織人事部門的工作效率，同時對于單位的統籌規劃、人才評估和團隊的組建都有十分重要的意義。

三是創建人事檔案實時更新平臺。大數據時代對于數據的真實性和實效性的要求比較高，事業單位人事檔案管理部門要將人員的進退流轉、職務升降、獎懲任免等信息及時準確更新，真實，有效，快速的反映出每一個人員的各種重要信息，為人事管理和人才服務工作提供有效的保障，優化人才結構，提高整體的人才水平。

四是確保人事檔案的安全性。人事檔案具有嚴格的保密性，大數據時代背景下檔案的建立需要對信息安全進行管理，在用戶的權限設定和密級方面進行加強，防止人事信息泄露，維護信息的安全。

五是加強信息資源的規劃、建設、開發和管理，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。

六是加強人事檔案工作的利用。人事檔案利用應強化服務理念，嚴格利用程序，創新利用方式，提高利用效能，充分發揮檔案資政作用、體現憑證價值，運用大數據等信息技術，建立健全干部人事檔案科學利用機制，為干部資源配置、領導班子建設、干部隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等提供精準高效服務。

人事檔案管理對事業單位的發展具有十分重要的意義，事業單位應充分認識到大數據化時代對人事檔案管理的影響，及時抓住大數據時代帶來的機遇，建立一套新型、完善的檔案管理方式，采取積極措施，加大專業管理人才的培養，優化管理人員結構，采用數據信息技術進行高效的管理，建立完善的人事檔案數據體系，提高檔案的使用率和管理率，促進事業單位的發展。

參考文獻

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