衛生和計劃生育局檔案管理現代化分析

聶軍海

摘 要：在當前這個階段，衛生和計劃生育局的檔案管理工作逐步實現了現代化，在這樣的趨勢下，一方面能夠讓檔案的時效性得到顯著的提升，另一方面可以有效的讓衛生和計劃生育局的工作效率得以保障，可謂一舉兩得。基于以上的原因，本文結合筆者多年的工作實踐經驗，對衛生和計劃生育局檔案管理現代化的趨勢進行了有效的分析和思考，并提出了自己的看法和觀點，通過與各位進行分享，希望能夠給廣大的同行帶來一些幫助和指導，以此來促進我國衛生事業的發展。

關鍵詞：衛生與計生局；檔案管理；現代化

衛生和計劃生育局是執行計劃生育這個基本國策的重要部門，其發展也不斷的實現了規范化和科學化，其中檔案管理實現現代化是衛生和計劃生育局在工作過程中的一個巨大提升和進步，通過實現檔案現代化管理，可以緩解諸多不利因素造成的影響，使衛生和計劃生育局的發展前景更加光明。

1 衛生與計生局檔案實施現代化管理分析

1.1 內涵分析

如果想要讓衛生和計劃生育局的檔案管理工作實現現代化，可以充分的運用科學的方法和規則來進行。因此在對檔案進行管理的過程中，不僅僅是讓檔案變得更加制度化，還能夠在某種程度上更加契合社會對檔案管理工作的要求。

1.2 意義分析

只有衛生和計劃生育局對檔案的管理工作做到科學高效，才能夠讓其自身的優勢完全的發揮出來。把相關的檔案進行更長時間的保管，可以顯著的增強檔案的實用性。由于傳統的檔案資料在大多數的情況下都是采用書寫的方式，所以，如果遭受到惡劣的環境等等意外因素的影響，就會對檔案的保存帶來諸多不利的后果，嚴重的情況下甚至會使得保存的檔案資料出現損毀滅失的情況[1]。但是通過對各種檔案進行現代化的管理，就可以讓上述不利情況發生的概率得到最大限度的下降，實現檔案的長久性保存，并且通過對檔案進行現代的管理，還能夠大大的縮短在查閱資料過程中所浪費的不必要時間，提升查閱資料的效率。伴隨著社會不斷的向前發展，使得衛生和計劃生育局中所要保存的資料越來越多，如果使用傳統的方式進行檔案管理工作，一方面要花費大量的不必要的時間，另一方面還會使工作過程繁雜、工作效率低下。

2 衛生與計劃生育局檔案管理存在的問題分析

一些衛生和計劃生育局的工作人員在對單位所有的檔案進行管理的時候，由于他們缺乏相應的管理經驗，給檔案的管理工作帶來了諸多不利的影響。

2.1 管理人員檔案歸檔意識較弱

衛生和計劃生育局的一些檔案管理人員，他們的業務能力有很大的提升空間，并且對于檔案的管理制度不能夠嚴格遵守執行，正是因為對檔案管理工作缺少正確的認識，才導致檔案的管理工作相對的不科學。進而致使檔案的作用不能夠被充分的挖掘出來，給檔案的管理工作造成了巨大的負面效應。

2.2 缺乏專業的檔案管理人員

在衛生和計劃生育局中，進行檔案管理工作的人員大多數都是那些已經快要退休的工作人員，這些人員缺少系統的管理知識，使得雖然檔案在他們的管理之下，能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時候，往往會因為檔案管理不系統，導致檔案非常難以查找。另外，在衛生和計劃生育局中，檔案管理這個職位大多數沒有固定的人員，這就使得在進行工作交接的過程中，可能會出現各種突發狀況，造成檔案丟失等問題。

3 解決衛生與計生局檔案管理現代化問題的對策

如果想要讓衛生和計劃生育局完全的實現檔案管理現代化，那么不僅僅需要讓檔案的保存實現現代化，也要對相關的保管人員進行系統的培訓，讓管理人員吸收最先進的理論知識，進行檔案的管理工作。

3.1 單位負責人應認識到檔案管理現代化的重要性

衛生和計劃生育局的相關工作人員要轉變自身傳統的觀念，要對檔案管理工作的重要意義引起足夠的重視，相關的工作人員要制定好詳細的規劃，確保檔案管理工作能夠嚴格的貫徹落實。其次，衛生和計劃生育局要加大對檔案管理工作的資金投入力度，最大限度的保障各類檔案都能夠被妥善的保存。

3.2 有效規范檔案管理基礎建設

衛生和計劃生育局在檔案管理這個過程之中，應該選擇那些有著豐富工作經驗的人員擔任檔案的保管人。另外，還需要制定出高效合理的檔案管理制度，讓所有的檔案管理人員都能夠嚴格落實[2]。首先，檔案管理人員在進行存檔的時候，應該加大對檔案審查的力度，嚴格避免出現空白文書存檔的情況，第二，相關的工作人員不僅要對各類檔案進行存檔，還要對那些人事變動和財務相關的文件都進行歸類保管，以此來提高管理的準確程度。

4 結語

總而言之，在現如今的階段，伴隨著各類檔案的重要性不斷的增加，衛生和計劃生育局的檔案實現現代化管理具有十分重要的現實意義。因此，相關的管理人員務必要加強自身的學習，才能夠促進檔案管理工作朝著更加科學和現代化的方向發展和前進。

參考文獻

[1]閆昕，陳荃，張越，胡紅濮.某市社區衛生服務機構信息系統功能應用現狀調查分析[J].中國數字醫學，2016，（4）：109-113.

[2]徐敏，萬輝，惠朝陽，彭駿.電子健康檔案隱私保護的法律[J].解放軍醫院管理雜志，2014，（9）：854-855.