試析信息化建設在基層檔案管理中的應用建議

李萌

摘 要：隨著社會經濟的發展和科學技術水平的提高，計算機技術和互聯網技術取得了長足的進步，對社會各個領域都產生了十分深刻的影響。隨著社會的發展，基層檔案管理工作必須加強信息化建設水平。因此，本文將深入分析信息化建設的必要性與重要性，找出基層檔案管理信息化建設所遇到的問題，并根據實際問題有針對性地提出一些可行措施。

關鍵詞：信息化建設;基層;檔案管理

隨著信息化技術的廣泛應用，廣大人民群眾的生產生活發生了巨大的變化，越來越向著信息化的方向發展。在處理數據的過程當中，產生了大量的電子文件，而電子文件需要檔案管理工作的參與。因此，在檔案管理工作當中，提高信息化建設水平是對時代發展要求的滿足，在當前階段，我們應當看到，信息化建設仍然存在著許多不足，與社會實際需求有較大差距。制約信息化建設的因素較多，要想使信息化建設水平得到提高，就必須解決好這些問題。

一、基層檔案管理信息化建設的必要性和重要性分析

（一）基層檔案管理信息化建設的必要性分析

我國的基層檔案管理工作長期處于較為落后的狀態，仍然在采用紙質檔案管理方法，十分容易出現檔案損壞的情況。紙質檔案對管理環境具有較高要求，如果儲存環境的濕度和溫度出現較大變化，就極有可能對紙質檔案產生破壞。同時，紙質檔案的儲存也需要較大的空間，對紙質檔案進行查閱，也有較大的難度。而信息化建設可以有效解決這些問題，對紙質檔案進行信息化改造，使檔案管理工作的成效得到提升，降低檔案儲存對空間的需求，使資料的查閱更加便捷。

（二）基層檔案管理信息化建設的重要性

檔案管理工作在基層單位當中具有十分重要的作用，可以對單位工作進行詳細記錄。做好檔案管理工作，可以使基層工作效率得到提高，對后續工作提供參考。在以往的檔案管理工作當中，需要極大的人力物力投入。這使得檔案管理工作的效率大大降低，難以適應時代發展的需求。隨著信息量的激增，檔案管理工作面臨著越來越嚴重的問題，檔案管理工作的信息化建設已經成為了必然趨勢。從內容上看，檔案管理信息化就是把紙質檔案變成電子檔案，利用電子檔案的形式開展檔案管理工作。在檔案信息化之后，檔案的分類與整理工作將會更加便捷，對檔案的利用效率也將得到提高，檔案存儲的成本投入將得到降低，對檔案的利用也將更加便捷。檔案存儲的安全性也將得到提升。檔案管理工作的信息化可以使檔案管理水平得到有效提高。

二、基層檔案管理信息化建設中存在的問題

（一）對基層檔案管理信息化建設重視程度不夠

隨著信息化技術水平的提高，基層檔案管理工作的信息化建設，已經成為了必然趨勢，整個社會對信息化建設的關注度越來越高。但受限于傳統檔案管理工作的長期執行，廣大基層單位工作人員仍然缺乏對信息化檔案管理工作的認識，仍然在沿用舊有的管理思想，在檔案管理工作當中存在許多問題，常常對信息收集工作過度重視，而又缺乏對檔案的有效管理和利用。

（二）基層檔案管理信息化建設水平較低

在檔案管理工作當中，管理模式與管理者的素質都會對管理的效果產生影響。基層單位能夠投入的成本十分有限，基層單位的設備普遍較為簡陋，并且廣泛存在老化的現象。檔案管理工作的需求難以得到有效滿足，信息化建設更是無從談起。傳統的紙質檔案仍然在廣大基層單位當中，被廣泛應用，有些單位即使開展了信息化建設，也缺乏科學的管理手段，難以有效利用信息化建設提高檔案資源的管理水平，沒能充分發揮信息化建設的功效。廣大基層工作人員也普遍缺乏信息化建設的相關專業技能。這說明我國基層檔案管理工作的信息化建設還有很長的路要走。

（三）基層單位檔案管理信息化建設經費投入不足

基層單位的成本投入十分有限，在檔案管理工作當中更是十分匱乏。這使得信息化建設的配套設備十分不完善。除了硬件設施之外，檔案管理人才的引進也嚴重受限于成本投入水平。基層單位的工作經費較為緊張，難以對檔案管理工作進行有效投入。廣大基層單位也沒有認識到，但管理工作的重要性，不愿意提高對檔案管理工作的信息化建設投入，檔案管理工作的信息化建設長期處于缺乏配套硬件設施和人才的情況，信息化建設工作難以有效展開。

三、基層檔案管理信息化建設的推進和提升對策

（一）提高基層檔案管理信息化意識

基層單位的檔案管理水平受到許多因素的制約，嚴重依賴于人才隊伍的專業技能水平。又想加強基層單位的檔案管理信息化建設水平，就必須加強對人才隊伍的建設，提高廣大工作人員的重視程度，對廣大工作人員進行培訓，使廣大工作人員了解信息化管理模式的優勢，轉變對信息化檔案管理的認識，了解信息化建設的必然趨勢，在日常工作當中，貫徹落實信息化建設意識，利用信息化思想指導日常工作。

（二）增加信息化建設檔案的資金投入

檔案管理工作的信息化建設需要配套的設備支持，在基層單位的檔案管理工作信息化建設當中，需要較大的資金投入。資金投入可以使檔案管理工作的信息化技術水平得到提高，購置更多與信息化建設有關的先進設備，使基層單位的計算機、復印機等設備得到更新換代。在檔案管理工作當中，有條件的單位還應當提高軟件建設水平，使檔案管理工作更加智能化，使基層單位的檔案管理水平得到充分提高。檔案管理工作的資金投入還包括對人才的引進。信息化建設需要較高的專業技能水平，這就需要基層單位加大人才隊伍建設力度，引進具備較高專業技能水平的人才，吸收接納復合型檔案管理人才，提高人才隊伍的整體計算機使用水平，使工作人員的信息化工作能力得到提升，從而為基層檔案管理工作的信息化建設打下良好基礎。

結 語

綜上所述，基層檔案管理工作的信息化建設在檔案事業的發展過程當中發揮了重要作用。但在實際工作的開展過程當中，信息化建設受到了許多因素的制約，發展速度仍然較慢，發展質量也不夠高。在未來的基層檔案管理工作當中，管理人員應當提高對信息化建設的重視程度，針對信息化建設所遇到的問題，提出可行措施，使基層檔案管理工作的信息化水平得到提高。

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