高校財務檔案管理質量提升的路徑探析

彭宇 吳黔

財務檔案管理是高校工作中的一個方面，在我國高校教育改革中，其體制不斷深化，對財務檔案管理的要求也更加嚴格。它關系著高校具體經營項目的各類狀況，記錄著高校的各類活動，其管理非常重要，提升其管理的質量意義重大。本文從高校財務檔案管理的特征出發，并就當前管理中的問題進行分析，討論提升檔案管理質量的路徑。

隨著我們國家教育事業的發展，高校的辦學經費迅速增長，經濟活動也越來越豐富。與此同時，財務檔案管理的相關制度也相繼出臺，檔案管理面臨著較大的挑戰。檔案管理反映著高校的各種事項，包含圖表、文字等資料，形式有紙質和電子兩類，是高校寶貴的資料資源。學校在以后的發展中，可以根據這些財務檔案進行參考，對學校的建設具有很大的推動作用。因此，提升財務檔案管理的質量，保證其完整和真實，對高校的發展具有很重要的作用。

一、高校財務檔案的基本特征

（一）真實性特征

高校財務檔案是學校記錄每一項活動的詳細記錄，很多票據都清楚地反映著當時學校的各項活動。因此，學校財務檔案具有真實性，在實際的管理中要嚴格按照相關票據進行管理，不允許私自改動，不管在任何時候，也不管任何原因，所有的資料憑證都要保證是最原始的。在財務檔案管理中，管理人員要牢記這一點，不能私自改動檔案，更不能胡編亂造一些數據，必須體現出財務檔案的真實可靠性。

（二）專業性特征

財務檔案具有很強的專業性，其主要體現在以下方面：首先，財務檔案包含各種票據，包含學校內部的收入和支出，比如辦公用品的支出，學生的收費票據，研究經費等，這些內容要求學校財務管理必須要專業;其次，學校財務管理還包含核算憑證，比如學校老師的工資，節日福利和獎金。這些專業的憑據需要專業化的收集，并應用專業的手段進行處理。因此，高校財務檔案管理具有很強的專業性，在實際的管理中，要通過專門的人員進行管理，應用專業的知識處理各種票據，直觀反映學校的各項財務信息。

（三）政策性

在高校檔案管理中，需要對一些數據和資料進行全過程的管理，并要按照相關部門的規定進行存放和銷毀。在這個過程中，絕對不能出現任何不符合政策的行為，相關管理人員在工作方面不能有一絲馬虎，思想上不能出現松懈。因為這些檔案是國家和有關部門核查學校經營的重要依據，如果在管理中出現一些違法行為，后果非常嚴重，相關責任人要承擔重大的責任。所以，高校財務檔案管理程序嚴格，不允許要辦點馬虎。

（四）易破壞性

現在各種電子財務檔案出現在學校管理工作中，但是還是有很多的紙質檔案，因而在管理中無法避免會發生破壞。造成財務檔案破壞的原因有人為原因，也有自然原因。在人為原因方面，因工作人員的疏忽可能導致檔案丟失，或者有人故意對檔案進行毀壞，影響檔案的完整性;在自然原因方面，一些自然災害也會導致檔案丟失、損壞，比如地震、火災等自然災害導致檔案損害。

二、高校財務檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理意識薄弱

檔案管理意識不強是當前高校普遍存在的問題，也是檔案管理中的難點問題。從當前的高校發展來看，財務檔案管理人員不足，工作量繁重，學校對財務檔案管理并沒有重視起來。近幾年，學校經營狀況逐漸多樣化，學校支出和收入的種類也越來越多，需要各個部門之間進行統一協調，檔案收集工作更加繁重，資料無法有效整理，甚至出現資料無人管理的情況;同時，部分高校沒有及時送達財務檔案，導致財務檔案管理無法歸檔。高校運營的情況比較復雜，在實際管理中，要詳細記錄各種資料，但是因管理意識缺乏，導致財務檔案管理質量低下。

（二）管理人員專業素養缺乏

財務檔案的專業性決定了檔案管理必須有一批專業性較強的管理隊伍，特別是進入信息化時代以后，需要更多信息化的人才進行管理。在傳統的財務檔案管理中，管理人員利用其專業、學歷和經驗進行檔案管理。在信息化的今天，還需要一批信息化水平高的管理人才，而高校在這個方面的人才儲備還不完善，工作人員的素質還不高，信息化操作技術還有待完善。在實際的經營中可以發現，大部分高校在進行財務檔案管理過程中，其信息化建設還需要借助第三方單位，造成檔案管理不穩定;同時，檔案管理人員技術計算機水平不高，業務能力不過關，對一些新型的信息手段操作不熟練。

（三）檔案管理制度不完善

通常情況下，高校的財務檔案管理具有很強的政策性，管理制度非常嚴格，但是，現實中高校管理制度在某些方面還不完善，管理存在漏洞，造成財務檔案管理不嚴謹。首先，關于信息化的管理制度不完善，時代在發展，財務管理也要順應社會的發展，要在新的管理技術基礎上建設新的管理制度，但是我國部分學校的檔案管理制度沒有及時更新，管理無法滿足實際需求。隨著信息化的建設，已有的管理制度和目前的管理工作存在矛盾，導致檔案管理效益低下。另外，監督機制不完善，工作人員在管理中容易出現一些工作失誤，缺乏流程化和規范化的指導，對檔案的利用和保管產生了阻礙作用，管理中很容易出現問題。

（四）檔案查詢效率低下

高校進行財務檔案管理過程中，因管理制度、人員素質和其他方面的因素，導致查詢檔案工作效率較低。在實際的管理中，首先因學校在管理設備方面缺乏投入，沒有引進一些先進的檔案管理設備，部分學校還是用老舊的管理系統工作，這些管理設備已經不能滿足高校財務檔案管理的需求了。同時在管理技術方面比較缺乏，一些先進的檢索技術沒有引進來，導致相關人員在查詢檔案中無法快速獲得檔案。其次，檔案管理人員受思想方面的影響，在管理中服務態度不到位，他們對學校檔案管理工作沒有正確的認識，加之一些先進的檢索技術需要學習才能掌握，因而導致高校財務檔案管理在服務水平和態度方面落后，沒有做到服務學生和老師的宗旨。

三、提升高校財務檔案管理質量的路徑

（一）重視信息化建設

信息化建設是提高高校檔案管理質量的必然路徑。如今，信息技術引發了各個領域的變革，高校的管理也呈現出了多元化的特點。因此，檔案管理的信息化已經是一種必然方向，學校要重視這方面的工作，完善信息化建設。首先，要在信息化設備方面做好準備，完善信息化的硬件設施，引入一些新型的設備，通過加大投入的方式，購買一些硬件設施，完善基礎網絡，建成一套系統的財務檔案管理體系，給后期的檔案管理打好基礎。其次，合理選擇供應商，提高信息化的質量，選擇一些高質量的供應商，通過云計算、大數據等形式，將檔案資料綜合處理，提高檔案管理的效率，促進信息化建設的水平。

（二）提升從業人員的素質

檔案從業人員素質的高低，影響著高校檔案管理的質量。檔案管理需要工作人員具備很強的專業素質，因此，高校要在這個方面出發，提升業務人員的素質。具體來說，高校在人才引進方面要重視其綜合素質，盡量引進一些專業能力強，了解會計管理、熟悉法律法規和計算機操作的人才，重視工作人員網絡、信息安全方面的知識，確保能夠勝任檔案的分類、編目和錄入工作;高校要重視其培訓工作，通過培訓對工作人員進行相關知識的普及，督促工作人員積極參與培訓講座，并納入其績效考核。高校財務檔案管理依賴于專業的人才隊伍，高校要改變單一化的人才管理特點，提高檔案管理人員的業務技能，保證它們的專業知識能與時俱進。

（三）轉變財務檔案管理的意識

高校負責人要轉變檔案管理的意識，給予檔案管理工作積極的重視，充分調動全體學校工作人員的積極性，上到相關領導，下到基層員工，都要讓他們認識到財務檔案對學校的重要意義。比如，可以定期舉辦財務檔案管理宣傳會議，讓學校職工認識到財務檔案的重要意義，了解檔案的相關知識，在思想上把檔案管理工作放在重要位置。其次，要做好檔案管理的監督工作，落實檔案管理負責人機制，保證出現問題能及時找到負責人。高校財務檔案的管理，建立在全體教職工都重視的基礎上，是每一位員工的責任，在工作中要樹立“檔案管理人人有責”意識，只有這樣，檔案管理人員才能全身心投入到工作中來。

（四）強化財務檔案保管制度

財務檔案中有的信息需要銷毀，有的信息則需要永久保留，實際的工作中，要嚴格落實這方面的制度，對檔案工作進行分類管理。對學校的年度結算表、員工工資表、債務原始憑證和未完結的工程項目等檔案，要永久保存下來;對一些其他的檔案，在保管期限達到后，要按照相關的規定進行銷毀。銷毀前要按照財務機構和檔案管理機構的銷毀意見進行處理，在此基礎上編寫銷毀清冊;銷毀后將清冊報送給上級批準，需要相關人員進行簽字。銷毀前要做好清點工作，根據清冊中的內容進行檢查，盡可能避免工作失誤。高校財務管理是一項非常復雜的工作，需要嚴格遵守檔案管理的規定，嚴格其中的每一個環節，并做好備案工作，這樣，才能實現檔案管理合法化。

（五）挖掘財務檔案的潛在作用

很多工作人員認為，檔案管理工作就是簡單的資料收集，對檔案管理工作沒有一個全面的認識。其實，檔案管理工作具有很大的價值，在管理中需要不斷創新和完善，這樣才能發揮出它的真正價值。在具體的管理過程中，管理人員要創新管理方法，挖掘其中的隱性價值。比如，可以通過檔案管理工作，看出高校發展中存在的問題，如學校主要資金的流向等，進而優化學校管理;或者通過學校財務檔案管理，可以避免部分學校工作人員濫用資金，給學校的發展做好監督，保證學校在各個方面都在法律規定的框架下經營。同時，管理人員也要創新檔案管理手段，在平時的工作中要重視檔案管理工作，樹立不斷學習的觀念，在工作中探索提高財務檔案管理質量的方法，發揮出財務檔案管理的隱性價值。這樣，才能給高校的未來提供參考依據，保證學生和學校的利益。

四、結語

高校財務檔案管理是學校的發展資料，學校可以根據其調整發展戰略，優化管理模式，是高校寶貴的數據資源。但是大家也應該看到，我國高校在檔案管理中還存在一些問題，管理者意識不強，無法落實財務檔案管理工作;信息化水平不高，管理模式比較落后;檔案管理的制度也不完善，缺乏相應的監督。鑒于此，學校領導要轉變思想觀念，重視財務檔案管理，并采取一定的措施提高檔案管理人員的業務素質;建立嚴格的監督機制，對檔案的保管和銷毀依照法律進行管理。

（作者單位：四川大學錦城學院）

本文受四川大學錦城學院校級課題資助（2020jcky0012）。