淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

吳春亮

摘要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，各領(lǐng)域的工作都發(fā)生了翻天覆地的變化。事業(yè)單位是我國(guó)特有的職能形式，主要負(fù)責(zé)市政公共事業(yè)、依靠財(cái)政撥款生存。要想實(shí)現(xiàn)與時(shí)共進(jìn)，各事業(yè)單位就要轉(zhuǎn)變思想進(jìn)行工作變革。檔案管理不僅是事業(yè)單位生存發(fā)展的紀(jì)錄，更是后續(xù)工作開展的憑證和依據(jù)，其重要作用不言而喻。當(dāng)前很多事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠重視，致使管理工作中存在多種問題亟待解決。本文以檔案管理的重要作用為切入點(diǎn)、詳細(xì)分析事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題并提出若干解決策略，力求為事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展增添助益。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;主要問題;公共事業(yè)

檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的重要構(gòu)成，是單位決策和參考的依據(jù)。事業(yè)單位檔案管理工作具有工作量大、繁瑣復(fù)雜的特點(diǎn)。要想充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案的價(jià)值，工作人員就要做好資料信息的采集、保存、管理等工作，不斷提升檔案價(jià)值。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)已實(shí)現(xiàn)了全覆蓋，信息技術(shù)早已應(yīng)用于各行各業(yè)并取得了可喜的成果。為應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，事業(yè)單位也要積極轉(zhuǎn)變檔案管理工作，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和安全性、保持檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)定。

一、檔案管理的重要作用

事業(yè)單位檔案管理工作是指單位內(nèi)部檔案管理部門對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國(guó)家檔案事業(yè)最基本的組成部分。具體包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等內(nèi)容，其重要作用體現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：一是決策參考。檔案管理屬事業(yè)單位行政管理工作范疇，是單位制定各項(xiàng)規(guī)章制度的主要參考依據(jù)。二是憑證功能。事業(yè)單位檔案可分為人事檔案和業(yè)務(wù)檔案，詳細(xì)真實(shí)地記錄單位的日常活動(dòng)，具有憑證功能。三是與事業(yè)單位文化密切相關(guān)。檔案是事業(yè)單位文化的重要構(gòu)成，它包含單位的發(fā)展歷程，是事業(yè)單位精神文化與價(jià)值觀的融合和體現(xiàn)。四是證據(jù)功能。檔案信息具有真實(shí)性的特點(diǎn)，是單位業(yè)務(wù)活動(dòng)的真實(shí)寫照，有助于明晰責(zé)權(quán)，保障單位和職工的合法利益。五是教育資源。檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)的發(fā)展歷程，在培訓(xùn)員工時(shí)，它可以被當(dāng)作教材或參考資料，具有較強(qiáng)的說服力。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的主要問題

（一）多數(shù)單位對(duì)檔案管理不夠重視

由于事業(yè)單位的特殊性質(zhì)，很多領(lǐng)導(dǎo)干部都存在重業(yè)務(wù)輕管理的問題，尤其是職能邊緣化的部門，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意思薄弱，缺少正確的管理認(rèn)知，不在意內(nèi)部的管理，更不會(huì)給予檔案管理人員相應(yīng)的待遇，使得檔案科室的工作人員責(zé)任心差，工作不積極，日常工作蒙混現(xiàn)象嚴(yán)重。當(dāng)前，很多事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不了解檔案管理工作的具體內(nèi)容，無法體會(huì)檔案管理工作的重要性。檔案理念的匱乏使得檔案管理水平無法提升，日常工作錯(cuò)漏百出，對(duì)事業(yè)單位的健康發(fā)展無法起到積極的促進(jìn)作用。

（二）缺少專業(yè)檔案管理人才

目前，多數(shù)事業(yè)單位沒有設(shè)立單獨(dú)的檔案管理人員，多為兼職或臨時(shí)借調(diào)。部分規(guī)模大、檔案數(shù)量多的單位設(shè)立了專職人員，但通常年齡較大，沒有經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)，對(duì)專業(yè)知識(shí)掌握的較少，更沒有參加過相關(guān)技能培訓(xùn)，各別檔案管理老員工還不會(huì)操作計(jì)算機(jī)，大大拖累了信息化建設(shè)的腳步。簡(jiǎn)單來說，就是事業(yè)單位檔案管理人員的能力無法滿足現(xiàn)代化檔案管理工作需求。

（三）缺乏檔案管理制度

檔案管理工作具有工作量大、細(xì)微繁瑣、要求嚴(yán)格的特點(diǎn)，不建立完善的管理制度則無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的管理效果。按相關(guān)部門要求，多數(shù)事業(yè)單位都建立了檔案管理制度，但照搬挪用現(xiàn)象嚴(yán)重，沒有從單位自身特點(diǎn)出發(fā)，落實(shí)執(zhí)行不到位，制約了制度效力的發(fā)揮。部分單位雖依照制度開展工作，但受限于制度設(shè)計(jì)存在的缺陷，使得各部門間無法順暢溝通，影響了檔案整理的及時(shí)性，拉低了檔案管理的效率。

三、提升事業(yè)單位檔案管理工作效率的相關(guān)策略

（一）摒棄傳統(tǒng)的管理理念

管理理念的建立應(yīng)從事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)隊(duì)伍抓起。通過大力宣傳和理論學(xué)習(xí)，提升單位管理層的檔案管理工作認(rèn)知，提高對(duì)檔案管理工作的重視，并起到榜樣和引導(dǎo)功能。管理觀念的轉(zhuǎn)變有助于提升事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理的重視，建立正確的檔案認(rèn)知，確保信息資料收集及時(shí)、準(zhǔn)確。為提升檔案管理效率，各事業(yè)單位要從自身實(shí)際情況出發(fā)，編制具有實(shí)際性和可行性的管理考核機(jī)制，制定明確的考核指標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)崗位責(zé)任、明清責(zé)權(quán)。實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，組建專門的考核小組，分級(jí)評(píng)定管理工作，按工作完成情況給予獎(jiǎng)勵(lì)，充分激發(fā)員工的積極性。

（二）高度重視檔案管理工作的保密性

檔案資料記錄的是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)期間的重要信息，很多內(nèi)容涉及單位機(jī)密、需要保密管理。為確保檔案管理的保密性，各單位要按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)選擇場(chǎng)所、建造辦公室，以獨(dú)立性好、安全性強(qiáng)為最佳。檔案管理人員是檔案工作的直接負(fù)責(zé)人，其素質(zhì)高低直接影響保密工作的開展。因此，在選擇檔案室管理人員時(shí)，應(yīng)以責(zé)任心、專業(yè)技能、管理經(jīng)驗(yàn)為考察標(biāo)準(zhǔn)。其中，責(zé)任心是最主要的標(biāo)準(zhǔn)。值得強(qiáng)調(diào)的是，非工作人員嚴(yán)禁進(jìn)入檔案室。各事業(yè)單位要定期組織檔案管理人員參加相關(guān)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能，確保檔案管理工作的保密性。

（三）開發(fā)檔案信息資源

各事業(yè)單位要想充分開發(fā)檔案管理信息資源，就要先從管理思想和管理方式入手，建立現(xiàn)代化管理理念，用科學(xué)技術(shù)指導(dǎo)具體工作。提升對(duì)檔案信息資源的重視程度，優(yōu)化工作質(zhì)量，使其對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展產(chǎn)生積極的促進(jìn)作用。為提升工作人員的積極性，各單位可按實(shí)際情況采用多元化的檔案信息匯編方式，拓寬檔案信息的內(nèi)容范圍和收集渠道，為單位領(lǐng)導(dǎo)層決策提供真實(shí)有效的參考。各事業(yè)單位還應(yīng)注意使用現(xiàn)代化技術(shù)，通過構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，幫助提升信息資源采集的效率，讓檔案服務(wù)工作更上一個(gè)層次。增加檔案信息的公信力，創(chuàng)建健康的檔案管理工作環(huán)境。

（四）全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

當(dāng)前社會(huì)是知識(shí)的社會(huì)、是信息技術(shù)的時(shí)代。在此背景下，作為事業(yè)單位的珍貴資源，檔案的管理和保存更顯重要，必須安排專業(yè)人員進(jìn)行管理。某些事業(yè)單位成立的時(shí)間長(zhǎng)、留存的檔案資料多，如執(zhí)法單位和業(yè)務(wù)單位，其檔案管理工作對(duì)專業(yè)性和實(shí)踐性要求較高。如果工作人員經(jīng)驗(yàn)不足，會(huì)給案管理工作的順利開展造成阻礙，制約礙檔案資料價(jià)值的發(fā)揮。為實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值最大化，各單位要同時(shí)加強(qiáng)管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)和專業(yè)技能培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員樹立崇高的職業(yè)道德和責(zé)任感，提升信息化檔案技能和文字編輯能力，為事業(yè)單位的良性運(yùn)營(yíng)奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案是事業(yè)單位生存發(fā)展的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。信息時(shí)代的到來給檔案管理工作帶來了巨大的挑戰(zhàn)，各事業(yè)單位應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，建立現(xiàn)代化檔案管理認(rèn)知、不斷分析管理工作中存在的各種問題并及時(shí)制定各種應(yīng)對(duì)措施，突破管理工作瓶頸、不斷創(chuàng)新管理思維、充分利用信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)助益檔案價(jià)值發(fā)揮，為事業(yè)單位的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

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