如何做好房地產交易檔案工作之我見

林青

摘 要： 房產檔案是整個房產管理的基礎，它的作用是為房產權屬登記、房產交易、房產糾紛仲裁、物業管理、房屋拆遷、住房制度改革、城市規劃、城市建設和保障房產產權人合法權益等各項工作提供服務。

關鍵詞： 房地產交易;檔案管理;熱忱服務

【中圖分類號】 U413? ? ? 【文獻標識碼】A? ? ?【文章編號】1674-3733（2020）14-0297-01

房地產檔案則是房地產企業生產、技術、科研和經營等活動的真實記錄和城市建設發展的一項基礎性工作，是體現政府管理不可缺少的職能。我國各級房地產交易管理部門承擔著所屬范圍內房屋權屬登記、發證和產權產籍管理的職責。這方面的工作是房地產行政管理的基礎性工作。

隨著我國房地產市場的迅速發展，房地產交易量日漸增長，交易事項日漸增多，交易手續日漸周密，交易管理日漸規范。進而檔案工作任務更加繁重，工作要求更加具體。而且這項工作不僅涉及到單位的自身管理問題，更關系到國家和人民群眾的財產安全與切身利益。這就要求房地產交易管理部門在開展工作過程中，應具備依法管檔的法制觀念、制度健全的剛性約束、細致無誤的工作質量、熱忱服務的工作態度。

1 依法管檔的法制觀念

依法管檔的法制觀念一是從學習中來，知法才能執法;二是從實踐中來，體驗勝于感知。

從學習中來，要求各級房地產交易管理部門應該組織所屬工作人員認真學習、正確理解這些法律法規知識，作為檔案管理人員應該自覺的學習和領會這些法律法規的內容。做到三個明確：其一、明確房地產權屬檔案工作的性質是城市房地產行政管理部門在房地產權屬登記、調查、測繪、權屬轉移、變更等房地產權屬管理工作中直接形成的有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是城市房地產權屬登記管理工作的真實記錄和重要依據，是城市建設檔案的組成部分，增強依法管檔的意識。其二、明確房地產權利人、房地產權屬登記權、房地產權屬轉移及變更、設定他項權利等有關的證明和文件;房屋及其所占用的土地使用權權屬界定位置圖;房地產分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖;房地產產權登記工作中形成的各種文件材料，包括房產登記申請書、收件收據存根、權屬變更登記表、房地產狀況登記表、房地產勘測調查表、墻界表、房屋面積計算表、房地產登記審批表、房屋滅籍申請表、房地產稅費收據存根等;反映和記載房地產權屬狀況的信息資料，包括統計報表、攝影片、照片、錄音帶、錄象帶、縮微膠片、計算機軟盤、光盤等;其他有關房地產權屬的文件資料，包括房地產權屬凍結文件、房屋權屬代管文件、歷史形成的各種房地產權證、契證、賬、冊、表、卡等是法律和法規確定給房地產檔案管理部門必須履行好的責任。檔案管理人員要從本崗位必須履行好的責任做起，夯實管理基礎，做實檔案管理工作，在自己的職責范圍內絕不發生違法行政問題。對于出現的反面事例應發揮其警示作用，通過可能的宣傳途徑，對檔案人員進行宣傳教育。

2 細致無誤的工作質量

2.1 強化業務管理手段。房產檔案雖不是商品，但卻是珍貴的信息資源，既有歷史價值也有現實價值，既有地方價值，又有全局價值。房地產檔案保存了大量基礎資料，并擔負著采集、管理與提供房產信息的責任，長期以來，為房地產管理提供了準確而可靠的基礎性資料。可是從業務上看，房地信息管理具有量大、復雜、更新快、用途廣的特點，適應這一特點，就必須注意強化業務手段，努力實現業務管理新突破，進一步完善產權產籍信息化建設。 完善“數字房產”框架，構建和完善權屬登記發證系統、產籍檔案管理系統、抵押登記管理系統、房屋產權平面數字控制系統，徹底改變傳統的產權產籍管理模式，不斷創新管理手段。

2.2 做好檔案編研工作。產權產籍檔案管理工作必須按照編研工作的原則要求，以需求為核心，以服務為主體，不斷地、及時地對檔案史料進行選材、鑒別、考證、加工、整理。根據不同的編研內容，把分散的資料，按照利用規律有機的編制起來，以利于檔案資源的開發利用，建立積極向上的內部激勵機制，建設高素質的產權產籍管理隊伍。勇于創新、培養一支思想品德好、業務能力強、創新意識強、廉潔高效的高素質隊伍。實現權屬管理規范化、信息化的發展。圍繞服務于市場，服務于百姓，服務于發展，進一步簡化、規范流程。對一些不利于當前發展的環節予以調整，盡可能縮短辦件時限，提高辦事效率。

2.3 嚴格日常工作管理。如建立嚴格的庫房管理制度，每天記錄檔案室溫濕度，定期進行安全檢查，尤其是逢節假日更加重視檢查，并做好安全檢查記錄。庫房管理科學，庫內有檔案資料存放示意圖，檔案柜架排放規范，庫內清潔衛生，無火災、水淹事故，無霉變、褪色、污損、蟲蛀、鼠咬現象。建立規范的全宗卷、詳細的檔案移交接收、借閱登記、鑒定銷毀記錄，做到檔案進館詳細無誤，借有憑還有據。

3 熱忱服務的工作態度

房產檔案提供利用的方式包括：設置閱覽室接待查檔，按規定提供電子檔案在閱覽室查閱;根據利用者需求出具查詢結果證明;為權利人提供所繳交房屋原始登記材料的復印件;以房產產權檔案為依據，為利用者提供咨詢服務;向城市建設及房地產開發單位提供產權檔案信息。房地產檔案工作人員應以履行這些只能為基礎，滿腔熱忱的提供服務。

在全面落實社會服務承諾制的基礎上，堅決做到“一與二從三不讓”，即：與服務對象換位思考;從群眾最滿意的地方做起，從群眾最不滿意的地方改起;不讓工作在我手里延誤，不讓差錯在我手里發生，不讓形象在我這里受損。真正做到權為民所用，情為民所系，利為民所謀。以創新管理理念為主線，使窗口建設再上新臺階。規范服務程序考核、職業道德教育;進一步完善工作制度、辦事程序，及時調整和改進服務方式，全面、系統的規范服務工作程序要求，抓好工作檢查和督查。通過抓管理，進一步提高工作效能。

數字化使檔案的編排效率、檢索速度和準確程度有明顯的提高。計算機檢索即能改變目錄單點線性的檢索模式，實現同一界面的多點選擇查詢，還支持關鍵詞的模糊查詢，大大提高了檢索速度、查準率和查全率，而且目錄維護十分方便。數字化緩解了檔案保護與利用的矛盾。隨著社會經濟的發展，房產檔案的利用率不斷提高，對檔案原件的損壞問題越來越突出。把房產檔案資料掃描錄入計算機，不僅可以解決利用與保護的矛盾，還提高了檔案的完整性和安全性。數字化有利于規范房屋產權產籍管理，提高辦事效率。

參考文獻

[1] 唐玲玲，芻議房產檔案管理數字化[J]. 科技資訊. 2007（27）.

[2] 朱遠征，淺談房產檔案數字化管理[J]. 蘭臺世界. 2010（S2）.