現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策

楊召

摘要： 信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用為各個行業(yè)提供了革新基礎(chǔ)，影響基礎(chǔ)工作的效率和效果，對于檔案管理工作來說，其經(jīng)過長時間的發(fā)展，已經(jīng)形成流暢的管理步驟，但由于多種因素的限制，僅依靠紙質(zhì)檔案達到管理要求十分困難。因此，利用現(xiàn)代辦公技術(shù)，提升檔案管理的信息化程度，從而應(yīng)對管理工作所帶來的挑戰(zhàn)，提升質(zhì)量和效率，進而保證辦公質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 現(xiàn)代化辦公技術(shù);檔案管理;影響;對策

【中圖分類號】G472.4【文獻標識碼】A【文章編號】1674-3733（2020）15-0297-01

引言：現(xiàn)代化進程的逐漸加快，解決了生活中的各項難題，有助于優(yōu)化現(xiàn)實作業(yè)，保證各領(lǐng)域發(fā)展的完備性和科學(xué)性，更好的貼近現(xiàn)代化社會構(gòu)建的要求，確保企事業(yè)單位辦公的效率。利用現(xiàn)代辦公技術(shù)將有效解決人員工作量大、工作效率低的問題，強化檔案管理的效果，積極應(yīng)對各項有待解決的難題，對接高效工作的要求，滿足新時期高速發(fā)展的需求。

1現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響

1.1提供新型檔案管理辦法

過去檔案管理從建檔到儲存的整個過程大部分以紙質(zhì)文件的形式保障原始資料的完整程度，雖然一部分原始資料以光盤、磁帶等形式管理，仍然會出現(xiàn)丟失的情況。目對此種問題，利用現(xiàn)代辦公技術(shù)將改變檔案管理的形式，利用電子檔案取代紙質(zhì)檔案，便于傳送和更改，確保安全性的基礎(chǔ)上，有助于后期的檢索和利用，相關(guān)人員僅需要輸入關(guān)鍵詞即可在獲取權(quán)限后直接獲取到可利用的資料信息，便于儲存和整理。過去檔案借閱過程十分麻煩，對于借閱資料記錄不夠詳盡，而應(yīng)用現(xiàn)代辦公技術(shù)的檔案管理無需人員的輔助作業(yè)，在網(wǎng)上查閱的過程中已經(jīng)將借閱人資料準確記錄，不僅提升了管理效率，同時創(chuàng)新管理辦法，確保原始資料的完備程度。

1.2改變原有的檔案管理模式

過去開展檔案管理工作帶有政治性的色彩，導(dǎo)致管理人員在制定管理辦法和創(chuàng)建管理模式的過程中經(jīng)常出現(xiàn)思維和意識上的偏差，認知上存在一定的誤區(qū)，并沒有準確認識到檔案是一種為有需要的人提供公益性和服務(wù)性內(nèi)容的要素。利用現(xiàn)代辦公技術(shù)將準確反映出檔案管理的性質(zhì)，提升管理的服務(wù)性能，對接信息服務(wù)的要求，拓展可利用的空間的范圍。信息化的發(fā)展轉(zhuǎn)變了原有的管理模式，充分體現(xiàn)出原始資料的作用，輔助建設(shè)基礎(chǔ)工作，與社會轉(zhuǎn)型方向保持高度的一致性[1]。

1.3促使管理人員提升個人素養(yǎng)

現(xiàn)代辦公技術(shù)的應(yīng)用需要在人員素質(zhì)水平提升的前提下，為準確使用互聯(lián)網(wǎng)和信息化的管理技術(shù)，管理人員要具備專業(yè)知識與能力，熟知辦公軟件的使用方法，秉持科學(xué)辦公的理念，重點研究不同類別檔案所需要的管理方式。為保證工作效率的提升，工作人員要能夠明確現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用方式，準確理解信息技術(shù)的使用方法，理順電子檔案記錄、整理、儲存和取閱的流程，切實滿足信息化設(shè)備使用和工作效率提升的需要[2]。

2強化現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工組中應(yīng)用效果的辦法

2.1準確辨析數(shù)字化檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的不同之處

過去使用傳統(tǒng)的管理辦法，不僅不利于檔案真實性的反饋，同時無法保證檔案數(shù)量和內(nèi)容的完備性，數(shù)字化檔案管理能夠準確解決上述問題，其管理方式與過去的辦法存在一定差異。管理人員要能夠了解二者間的不同之處，避免直接將紙質(zhì)檔案管理的辦法施用于數(shù)字化檔案管理中，因此要求工作人員明確現(xiàn)代辦公技術(shù)使用的特征，明晰其區(qū)別于傳統(tǒng)管理辦法的具體流程，實現(xiàn)以計算機網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，輔助使用多種媒介的方式管理數(shù)據(jù)和信息，強化管理特點，提升對現(xiàn)代辦公技術(shù)的認知程度。同時，由于管理辦法的準確應(yīng)用需要借助計算機，工作人員要能夠知曉計算機網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的辦法，進而保證工作效能的提升。

2.2建立完整且真實的檔案

無論是使用紙質(zhì)亦或是數(shù)字化檔案，其基本特征是完整性和真實性，一些工作人員尚不具備安全管理檔案信息和數(shù)據(jù)的能力，對于管理軟件使用不熟練，無法保證管理工作的完備性。因此，要求領(lǐng)導(dǎo)人員構(gòu)建管理意見，明確在整個管理過程中相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)予以注意的位置解決工作不規(guī)范、不恰當(dāng)?shù)膯栴}，形成符合互聯(lián)網(wǎng)運行的管理制度，切實提升標準內(nèi)容的合理性。信息技術(shù)發(fā)展的另一面是安全挑戰(zhàn)，檔案管理工作應(yīng)對挑戰(zhàn)的基礎(chǔ)是工作人員具備安防技術(shù)，擁有高度的安全意識，在日常工作中，將數(shù)據(jù)信息的安全性和真實性放在首位，促進信息檔案管理的精細化水平，為后續(xù)工作提供強有力的支持。

2.3加強對管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)力度

檔案管理人員的素質(zhì)水平將直接影響工作的效果，因此要構(gòu)建培訓(xùn)計劃，形成常態(tài)化的培訓(xùn)、考核形態(tài)，切實提升工作人員的思想道德素質(zhì)水平。首先，要求領(lǐng)導(dǎo)人員在甄選管理人員的過程中，核定其思想道德水平，了解其政治素養(yǎng)，采用實操和理論測試相結(jié)合的方式，確定每個應(yīng)聘者的真實能力水平，對于能力和素養(yǎng)不滿足現(xiàn)代辦公技術(shù)使用要求的人員，不予錄用。在日產(chǎn)工作中，領(lǐng)導(dǎo)人員要及時發(fā)現(xiàn)每個工作人員的誤區(qū)，強化辦公軟件使用的基本辦法，講解每個檔案管理流程所應(yīng)當(dāng)具備的真實化水平。提升其對于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的使用能力，促使工作人員準確認識檔案管理在實際工作中與現(xiàn)代化技術(shù)間的聯(lián)系，能夠使用平臺管理的相關(guān)功能，保證在實際使用過程中可以直接給出原始材料信息[3]。

2.4保障電子檔案的安全

信息技術(shù)的發(fā)展使得管理過程要承擔(dān)篡改和修改的風(fēng)險，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)定期檢查，設(shè)置殺毒軟件，定期殺毒，并將所有內(nèi)容全部備份，避免因數(shù)據(jù)丟失影響其他工作的開展。技術(shù)人員要深入研究防火墻的構(gòu)建，利用自身技術(shù)水平分析現(xiàn)有防火墻的優(yōu)缺點，加入創(chuàng)新技術(shù)，確保計算機在使用中能夠穩(wěn)定運行。對于借閱權(quán)限的認定，使用人臉識別等智能化辦法，提升借閱的安全性，同時便于直接將借閱人信息傳送到平臺上，達到實名認證的效果。

3結(jié)束語

綜上所述，利用現(xiàn)代辦公技術(shù)將有效轉(zhuǎn)變過去的檔案管理的模式，推進信息化水平提升進程，充分滿足現(xiàn)代化辦公形態(tài)的發(fā)展，為檔案管理工作創(chuàng)造機遇。目前，現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的使用較為廣泛，但人員素質(zhì)與實際要求不匹配，因此要重視管理人員素質(zhì)提升的工作，利用常態(tài)化的培訓(xùn)方式，邀請專業(yè)人員為其講解有關(guān)電子檔案管理的流程和內(nèi)容，提升能力水平，準確辨析檔案的安全狀態(tài)，促使檔案管理工作效率的提高。

參考文獻

[1]秦云艷.關(guān)于現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策探討[J].產(chǎn)業(yè)創(chuàng)新研究，2019，12：63-64.

[2]張玉梅.基于電子信息技術(shù)的檔案備份與管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，06：168-169.

[3]許耀文.達州市中心醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[D].電子科技大學(xué)，2018.