OA環境下事業單位電子檔案管理方法探究

趙閩麗

摘要：在現代化信息技術快速發展的背景下，計算機技術和信息技術等多種先進的技術手段被廣泛應用到各個行業領域的生產和人們的日常生活中。計算機網絡結合的新型辦公方式得到了越來越多的重視，事業單位中應用信息化技術手段管理電子檔案，是OA環境下的必然趨勢，不僅提高了工作人員的檔案管理效率，大大提高了檔案管理科的安全性和穩定性。本文對事業單位電子檔案管理中存在的問題進行了探討，詳細分析了OA環境下事業單位電子檔案管理的優化策略。

關鍵詞：單位;電子檔案;管理;信息技術

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

前言

新時期背景下的OA環境給事業單位的各項工作帶來了全新的機遇和挑戰，辦公自動化推動了各項工作的快速展開。在事業單位的電子檔案管理工作中，采用電子化的管理方式，在電腦系統中錄入檔案信息，通過高級處理的方式形成電子檔案，給事業單位檔案管理人員的工作提供了更多的便利。目前OA環境下的事業單位電子檔案管理工作仍舊存在諸多不足，需要工作人員結合實際的問題，制定切實可行的高效管理方案，促進檔案管理效率和安全性的提高。

一、事業單位電子檔案管理中存在的問題

1.檔案管理工作人員的綜合素質不高

現代化信息技術快速發展的背景下，相較于以往傳統的檔案管理工作來說，現階段的電子檔案管理工作難度有所增加，要求事業單位的檔案管理人員具備較強的信息技術應用水平和專業素質。但是根據目前的事業單位電子檔案管理工作人員現狀來看，整體的員工綜合素質有待提升，部分檔案管理人員的專業技能能力較差，缺少自我管理的能力。也有部分新員工缺少實際的電子檔案工作實踐經驗，而事業單位的檔案管理工作內容繁多復雜，并且具有較強的分散性，檔案管理工作人員的專業素養不高導致檔案管理工作中很容易出現諸多問題[1]。

2.電子檔案管理存在風險

在過去的一段時間內，傳統的檔案管理工作中，通常是使用紙質材料來記錄文字和相關材料。隨著現代化信息技術和計算機技術的逐漸普及完善，現階段的事業單位電子檔案管理工作中應用計算機技術進行材料收集和記錄，管理方式更加便捷高效，但是卻在網絡連接的大環境下，降低了電子檔案的安全性，事業單位的電子檔案管理工作面臨著一定程度的風險。電子檔案管理工作中涉及發送文件、傳輸文件等環節，可能會發生電腦病毒、信息泄露、信息被篡改等安全隱患問題。事業單位的電子檔案發生網絡安全問題，如病毒入侵等，泄露員工信息和單位重要信息，將會對事業單位的安全運行造成嚴重的威脅。

3.電子檔案管理方式落后、不規范

在現代事業單位的建設和發展過程中，電子檔案已經被普遍使用，但是在開展電子檔案實際的管理工作時，缺少系統、規范的管理制度。傳統的紙質檔案管理當出現檔案丟失時，是沒有備份可用的，而借助計算機存儲等技術，電子版的檔案可以被存儲和備份在硬盤、U盤中，因此部分電子檔案管理工作人員對于檔案的管理重視度降低。另外，電子檔案管理缺少統一的標準、規范性不足，導致電子檔案管理人員在存儲和管理檔案的過程中很容易出現爭議，無法明確需要備份保存的檔案具體有哪些，電子檔案管理效率不高[2]。

二、OA環境下事業單位電子檔案管理的優化策略分析

1.強化電子檔案管理技術

在事業單位的電子檔案管理中，為了保證電子檔案管理工作的高效開展，離不開良好的軟硬件設施和技術保障。過去傳統的紙質檔案管理模式下，不僅儲存和使用需要占據大量的空間和時間，并且需要投入大量的人力和物力成本。而目前的電子檔案管理方式借助先進的軟硬件，提高了檔案管理的效率。事業單位應選擇正版的電子檔案管理軟件和系統，養成日常工作中定期殺毒等習慣，避免發生檔案信息被盜竊或泄露等問題的出現，強化電子信息技術水平，及時升級和改造電子檔案管理中使用的相關軟件。

2.加強電子檔案管理人才建設

借助電子信息技術開展電子檔案管理工作，需要應用到高素質的專業型信息技術人才，要求相關工作人員在電子檔案的各項管理工作中能夠正確判斷信息的價值，全面掌控其中關鍵的信息資料，具備應對各種工作變化的能力，結合事業單位的制度規定提高檔案管理的質量和效率。選用檔案管理工作人員時，應選用專業素養能力較強的人才，避免頻繁的人員調整、對檔案管理工作的質量和效率造成不利影響。培養檔案管理人員的專業能力，提高人才和崗位的適配度[3]。

3.建設檔案管理安全保障體系

在事業單位中，電子檔案管理安全問題應從人員管理著手，實時監控檔案，避免發生文件外流的情況。制定切實可行的訪問制度，限制訪客使用，提高電子檔案運行和使用的安全性。對硬件設施定期維護，拒絕使用來源不明的軟件，強化管理人員的管理意識，對電子檔案系統定期進行安全檢查、實時更新安全殺毒軟件。

4.加大檔案管理的資金投入

在OA環境下的電子檔案管理工作中，需要運用到的現代化計算機技術較多，為了優化檔案管理的環境，要求事業單位將更多的資金投入到電子檔案管理部門中，致力于提高電子檔案管理的工作質量和效率。對檔案管理加強監督，結合檔案管理部門的實際運行情況，為其配備完善的設備設施，提高管理水平。根據現階段的時代發展步伐和電子檔案管理工作需求，最大程度地改善電子檔案管理條件，為檔案管理工作的高效開展提供基礎保障[4]。

結語

綜上所述，在現代化信息技術的快速發展下，事業單位的電子檔案管理工作迎來了新的機遇和挑戰。電子檔案管理方式和目前快節奏的社會高度一致，在電子檔案的管理和保存等各個方面發揮了電子檔案管理的優勢作用，相較于傳統的檔案管理方式，更加便捷、安全。事業單位應從建立安全可靠的電子檔案系統著手，投入更多的電子檔案管理資金，最大程度地提供技術方面的支持，全面優化電子檔案管理方案，為事業單位未來的可持續發展夯實基礎。

參考文獻

[1]車明懿，羅衛民.新媒體環境下事業單位檔案信息化工作探析[J].國際公關，2020（05）：131-132.

[2]陳小華.事業單位管理中計算機信息管理系統的應用[J].科技風，2020（12）：114.

[3]趙玉清.事業單位電子檔案管理方法研究[J].課程教育研究，2017（50）：247.

[4]孫可.事業單位檔案管理中的電子檔案管理方法探析[J].黑龍江科學，2017，8（17）：114-115.