如何做好數字化檔案規范管理淺述

趙曉紅

摘要：在我國的經濟文化建設上，不管是走上數字化時代、電子化時代還是信息化時代，都是在迎接新世紀帶給我國發展的新機遇，這就迫使我國的各項建設項目都應朝著數字化的進程邁入。檔案的整理與管理，是我國建設過程中不能忽視的重要工程，也應該不斷加強數字化形態和建設。與發達國家在檔案事業上進行對比，我國的進程是較為落后的，因此有必要注入更多的精力來建設數字化檔案。

關鍵詞：數字化;檔案規范管理;對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

前言

隨著科技的進步，信息技術的廣泛運用打破了傳統工作方式，檔案管理也是如此。檔案數字化在檔案利用中的便捷性和檔案保存的便攜性上，較傳統檔案有著無可比擬的優勢。數字化加工后的檔案，可以利用大數據云計算技術，合理地計算和調整實際需求，快速匹配相關資源，并迅速反饋，有效地解決了傳統檔案管理中存在的“脹庫”問題。

一、概述

1.檔案數字化建設的基本概念。

所謂的“數字化”，就是集齊了光、電、聲和磁等數字信號，并且將這些信號利用信息技術的作用來轉化為數字編碼，當然檔案中時常所見的文字、語音和圖像視頻都可以作為信息轉變為數字編碼。所以說，“數字化”就是一種可以傳輸和處理信息的技術，優點是快速便捷，直觀有效。

2.檔案數字化建設的內容。

從數字化的內容來看待，檔案數字化可以從兩個方面和兩個層次分析。首先，針對對象而言可分為兩個方面，一是紙質檔案，通過數字化建設，可以將紙質檔案轉化為數字化。也就是將館藏或各企業保存的紙質檔案或傳統載體的檔案，通過掃描技術、加工技術和最終處理技術三個環節，進行真實有效的數字化轉換。二是電子檔案，有些電子檔案必須及時進行歸檔處理和保存，才能真正地將其儲存起來，不造成缺失。其次，針對數字化發展順序可分為兩個層次，一是檔案目錄順序可以數字化。也就是建立出一個包含目錄信息的數據庫，嚴格地按照規范要求把檔案的信息變為目錄標準，并且為其選擇一個科學合理的目錄格式，實現資源便捷化。二是檔案全文信息資料的順序可以數字化，也就是把檔案內全文的內容按照原貌逐頁地為圖像等文件歸類，并且編制出目錄和索引，這些都需要通過掃描錄入的技術。另外，也可以采用光學字符識別技術對其進行識別，采用文本的格式來儲存全文。

3.檔案數字化建設的重要性。

面對時代日新月異的變化，檔案數字化建設符合時代進步的要求。各個行業都需要進行檔案整理和管理，這一工作也在不斷革新中，只有從復雜轉變為數字化管理，才能迎合信息化的要求，符合時代進步的要求。從現目前的狀況看來，信息技術取得了不俗的成績，但是卻還沒在檔案管理工作中大展作用，很多檔案整理工作人員與管理者也沒意識到信息技術的真正價值。另外，檔案數字化建設還能提高企業的競爭力。近些年來，經濟進步帶來利益的同時，也使很多企業面臨難以承受的競爭壓力，企業也開始走向國際化市場，不再局限于本土市場。數字化檔案建設來對企業檔案進行管理，可以匯總不同的語言、錄像和文本圖片等信息，最后生成檔案。通過生成的檔案，可以提升檔案資源的管理效率和利用效率，與此同時成為企業走向國際化市場的助推劑。傳統的檔案整理與管理，要保存紙質文檔，很多管理人員在重復性工作中會感到無聊，且需要保證檔案儲存的環境干燥無塵，工作量較大。另外，紙質檔案易受到蟲蛀和潮濕的影響，既耗費工作人員的整理時間，也耗費了管理人員的精力。

二、優化數字化檔案規范管理的有效策略

1.加大資金投入的力度

加大檔案數字化建設的資金投入，能夠在一定程度上提升檔案數字化管理的水平。因為有了資金支撐，可以引進更加先進的軟硬件設施，從內部提高檔案數據的整理和處理效率，保證用戶能夠更加便捷和易懂。不管是企業的檔案整理還是其他行業的檔案處理，都要做好硬件設施的日常維護工作，確保檔案數字化硬件設施能夠一直具有擴展性和維護性，這也需要投入大量的資金。

2.建立健全檔案數字化建設制度。

目前的很多團體和組織里，管理的信息總是分開的，比如說傳統的信息活動和檔案是分開的，和情報部門也是分開的，這就使得信息與信息之間具有一定的距離感。處于分離狀態的信息，難以融合傳統信息與新型信息，阻礙了檔案數字化建設。所以，應建立健全檔案數字化建設制度，責任落實到各個信息部門，加強信息生成、傳輸和利用的工作效率。第一點，在確定檔案數字化制度時，要先研究國家頒布的相關法律法規，分析實際情況，保證建立的制度在符合國家規定的檔案管理法的同時，能夠迎合企業單位進步的需求。另外，建立之后就是落實制度，要嚴格落實制度就要盡早處理傳統內部檔案數字化管理的混亂狀況。最終，制度的落實離不開有關部門的堅守，需要設立一支專門的管理部門，做到真正的責任落實到位。

3.加快檔案數字化建設以提高安全性。

從總體上看，檔案數字化建設是一項有利于檔案整理與利用的工作，是一項能夠實現文檔共享的有效策略。所以，加快檔案館的建設，可以通過加快檔案數字化建設進程。在保證能夠投入大量資金的同時，檔案管理部門可以邀請專業的軟件系統研發人員，根據自身檔案館的實際情況，開發并制定一套適合的優化系統。能夠在保證基本的檔案管理工作的同時，取得一定的安全性，消除傳統數字化建設的安全隱患。最后可以進行多地區和多實景的試點，確保成功之后，就可以全面推行。

4.引入和培養專業人才，打造人才隊伍。

檔案數字化建設離不開專業隊伍的付出，因為數字化工作既要求了管理的工作人員能夠具備專業的理論知識，還要求他們能夠實際操作計算機、掃描和處理技術，所以有必要打造一支專業性高、技術水平過關、能力高超的人才隊伍，負責數字化的建設和實施。在進行檔案數字化建設時，要加強人員培訓，必要時引入專業人才，促使管理人員能夠擁有理論知識，掌握技術操作，不斷優化數字化能力，以此來提升檔案整理和管理的工作效率。

結語

綜上所述，信息時代和數字化時代，迫使傳統的檔案數字化建設必須轉化為迎合時代的事物，這也決定了檔案數字化建設要面臨諸多挑戰，經歷諸多波瀾。應對新時代帶來的挑戰，就要解決檔案數字化建設中的若干問題，通過多角度多方面地考慮，實施有效的解決策略，不斷更新知識和技術，才能保證我國檔案工作順利發展。

參考文獻

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