人社檔案數字化管理探討

徐光德

摘要：針對人社系統而言，注重其檔案管理調取效率的提升有助于實現檔案管理安全性的提高，這對實現人社系統檔案數字化管理具有重要的現實意義。因此，在人社系統中需要通過行之有效的方式開展數字化管理工作，這樣才能迎合新時代的檔案數字化建設要求。

關鍵詞：人社系統;檔案管理;數字化

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A ?文章編號：1003-9082（2020）07-00-01

在社會管理系統中，人社檔案管理作為重要的組成部分發揮了巨大的作用。這就要求人社檔案管理人員在工作中做到與時俱進，通過對大數據時代下科學技術的合理利用，實現檔案的數字化管理，這樣才可以確保人社檔案的真實性、完整性、安全性，進而滿足人社檔案高效管理、便捷管理的要求。

一、人社檔案數字化建設的意義

1.是社會發展的本質要求

在人社系統中，檔案主要是通過圖片、文字、音頻與視頻等形式加以呈現，而這部分信息資源會對人社系統產生較大的影響，具有極高的經濟價值，也是當前社會發展的重要資源。在信息化技術不斷發展的大背景下，人社系統就需要強調信息化登記建設，能夠致力于檔案管理實效性的提升，這樣才方便對于信息資源的有效管理。在檔案數字化建設的大背景下，人社系統就需要深入利用信息技術，強調各個部門之間的相互關聯，最終促進人社系統的持續發展[1]。

2.是時代發展的必然要求

科學技術的不斷進步使得計算機技術和通信技術得到廣泛的應用，在這一背景下我國也進入到信息化的時代，使得人們的生活方式出現了極大的改變，同時有利于工作效率的提升。將信息技術直接運用到人社系統之中，使得其檔案管理工作出現了較大的變化，并且逐漸朝著數字化的進程發展。同時，新時期和新形勢對人社系統檔案管理人員的要求也在不斷提升，相對于傳統的紙質檔案管理而言，數字化檔案管理變得更加便捷，不僅有利于其后續的查詢利用，同時能與時代發展需求相互匹配。

二、人社檔案的特點分析

人社檔案的特點主要在于社會性與動態性，并且檔案數量較多、內容繁雜，這樣就會對檔案人員開展人社檔案數字化管理工作帶來一定的影響。

1.擁有社會性和動態性

人社系統的建立主要是為了給人們提供良好的社會保障和公共服務，所以人社檔案管理本身具有社會性特征。并且在人社檔案管理工作中還應該兼顧其動態性特點，這是因為參保人員每一年都會增加新的繳費、醫療、退休等事項，這使得人社檔案也要隨時更新，并且確保檔案的準確性，從而更好地服務廣大人民群眾[2]。

2.數量多，內容繁雜

在國內，人社系統檔案數量龐大、內容繁雜，這主要是因為：第一，我國人口眾多，參與社保的人口基數較大，再加上人們越來越重視人身保障，所以參加社保的人員數量較多。第二，社保種類較多，其主要包含了工傷、基本養老、醫療等保險，要求更多的佐證材料和保障申請，這些都是增加人社檔案數量的主要原因。

三、人社系統檔案數字化管理的有效途徑

在當前的人社系統檔案管理中，實現數字化的管理要求檔案人員考慮創新檔案管理制度，建立數字化檔案管理系統，同時加大資金投入、更新技術設備，搭建云計算信息處理平臺，強調檔案管理人員的專業技能與思想建設幾個方面管理的有效實施，這樣才能推動人社系統檔案的數字化管理進程，更好地服務于人社系統的正常運轉，促進其可持續發展。

1.創新檔案管理制度

正所謂：無規矩，不成方圓。在檔案管理的實施中，檔案人員要圍繞科學化的管理制度，再匹配完善的流程來開展工作，這樣不僅可以滿足檔案管理效率的提升，也可以更加高效地開展相關部門的工作。檔案管理制度需要根據人社系統的實際發展以及檔案管理部門的實際工作情況來制定，讓檔案管理方法變得更加科學，可以促進檔案管理與人社系統發展之間的相互協調。在檔案管理制度的制定中，還需要明確檔案管理部門的工作，能夠做好明確分工，并且要求檔案管理人員本身具有信息化處理能力以及專業化的檔案管理知識。對于人社系統檔案部門的老員工以及剛入職的新員工都需要強化信息化方面的培訓，能夠強調部門之間的相互配合。對于檔案資料則需要及時上交，而相關部門領導也要重視檔案管理，要求相關人員遵守檔案管理制度，最終實現工作效率與質量的提升。

2.建立數字化檔案管理系統

落實檔案數字化管理需要先進的系統和應用技術的支撐，數字化技術本身具有較為強大的功能，所以人社系統的檔案管理部門就需要結合檔案資料的具體情況，實現數字化檔案管理系統的建立和完善，做好資料方面的整合與處理工作，以此來保證檔案管理的高效性。另外，在檔案管理數字化建設之中要做好檔案資料的檢索與編目等工作，最終就可以提升檔案資料的實際價值。具體而言：第一，在檔案的檢索與查詢之中利用數字化技術。在開展數字化建設工作時，需要明確檔案資料的實際價值，能夠注重其檢索與查詢，在這一環節應按照固定的關鍵詞來實現檔案資料的檢索。及時確定檔案資料的位置，在數據庫之中利用數字化技術來加以檢索，這樣就可以規避檢索的復雜化，也有利于檢索效率的提升。應用數字化技術還能夠打破空間與時間的限制，極大地提升檔案資料的實際利用率。第二，落實電子文件的收集與整理工作。檔案管理之中包含了諸多電子資料與文件，通過數字化技術的使用就可實現電子檔案的完整收集與科學管理，其中包含了文件、錄音、照片等資料。對于檔案管理部門而言，要利用專業的設備將紙質檔案資料直接轉化為電子文件資料，通過打印機、掃描儀等進行檔案資料的打印、掃描處理。作為檔案部門的管理人員還應該轉變傳統的管理模式，能夠實現科學化的電子文件歸檔處理，節約大量的時間和精力。同時，將掃描機技術規范落實，明確檔案搜索信息，這樣就可以合理控制其掃描環節，做好檔案數字化掃描的監督工作。

3.加大資金投入，更新技術設備

人社檔案數字化管理主要是對具有價值的信息資源進行采集與整理，這一部分具有價值的新型資源主要是服務于特定的組織部門與人員，可以體現其更大的價值，創造更大的效益。檔案作為活動記錄材料，見證了人社系統的成長，并且在組織運營管理之中的使用頻率也在不斷提升，這對于檔案數字化的收集與歸檔也提供了新的參考依據，能夠滿足工作價值的實現。所以，人社系統的管理人員就需要提高對檔案管理數字化建設的重視度，投入專項資金用于計算機設備、打印機設備等對應設施的購買，并且在制定決策、設置目標等方面能夠參考檔案信息資料，能夠在組織政策運行維持方面發揮檔案信息資源的重要作用，真正打破傳統模式的束縛，讓檔案信息變得更加精準[3]。

4.搭建云計算信息處理平臺

云計算和數字化技術之間存在異曲同工的效果。在新時期下，檔案管理本身擁有數字化的特點，云計算技術的應用也是可圈可點的。云計算技術主要是基于用戶的操作指令，通過網絡技術，利用搜索引擎來獲取對應的資料。云計算技術和數字化技術本身都帶有網絡虛擬性，利用其語言形式，提供用戶對應的檔案資料。在開展檔案管理工作的過程中就需要建立對應的云計算平臺，滿足檔案資料的共享要求，并且及時更新信息，確保資料能夠快速傳播與共享，進一步提升檔案管理的便利性。

5.強調檔案管理人員的專業技能與思想建設

在新時期下，人社系統的檔案管理人員應該懂得主動學習檔案管理的新理念、新方法、新技術，合理利用信息技術促進檔案資源標準化建設進程的推進。同時，在開展檔案管理工作的過程中要提升專業知識水平，合理進行檔案系統的分類，合理利用檔案資料。作為檔案管理人員還要學習檔案數字化管理工作所需要的檔案管理知識。基于檔案管理部門的角度來分析，需要為檔案管理人員搭建一個成長的平臺，幫助檔案管理人員培養索引技術和數據庫技術應用能力，使其在數字化技術的支持下提高工作效率。人社系統還要強化思想方面的宣傳，讓全體員工都能夠重視檔案工作，如利用宣傳欄、單位內部的日報等方面來幫助員工轉變其思想，利用工作制度、工作會議、研討交流等傳遞檔案數字化管理的重要意義。在人社系統內部開展日常工作時涉及微信、QQ等交流過程，一旦發現檔案信息的泄漏或者損壞等情況一定要嚴懲行為當事人，這樣才可以幫助人社系統建立重視檔案管理的良好風氣，對檔案管理工作提出合理化的建設，并且強調檔案管理部門與其他部門之間的密切配合，促進人社系統檔案事業健康發展[4]。

結語

隨著社會的不斷發展，在開展人社系統檔案管理工作時要懂得數字化建設的重要性，有針對性地對檔案管理加以優化，這樣才可以規避損失的出現。還要對檔案管理數字化的基本概念有一個清晰的認識與了解，明確保存檔案的基本作用。在檔案管理部門推動數字化建設進程時也需要提升其重視度，采取科學的、有效的措施實現檔案管理數字化平臺的建立與完善，以此來幫助人社系統檔案管理人員提升自我工作能力與素養，確保人社系統檔案數字化管理的有效實施，進而提供良好的發展空間以及對應的發展條件。

參考文獻

[1]吳艷群.淺論機關事業單位數字化檔案管理工作[J].傳播力研究，2019（36）：70.

[2]李曉紅.事業單位檔案數字化建設路徑研究[J].科技經濟市場，2019（10）：105-107.

[3]邢琳.淺談事業單位檔案數字化管理的現狀與對策[J].治黃科技信息，2019（05）：30-31.

[4]佘曉芬.事業單位數字化檔案管理現狀及對策探討[J].科技風，2019（26）：213.