數字時代下的衛生監督機構檔案信息化建設路徑探究

王麗

摘要：信息數字化的時代已經到來，這在無形之中也提高了對衛生監督機構檔案信息化的要求，為滿足信息化檔案使用暢通，應積極完善各部門、各環節的信息技術。在當今數字時代下，衛生監督機構檔案信息化已經成為當今衛生監督管理工作中的重要環節。本文圍繞著數字時代下的衛生監督機構檔案信息化進行討論，主要明晰衛生監督機構檔案信息化的主要內容，并在此過程中找到衛生監督機構檔案信息化發展中現存的問題，意在加速衛生監督機構檔案信息化，早日提高衛生監督機構的整體水平。

關鍵詞：數字時代;衛生監督機構;檔案信息化

一、衛生監督機構檔案信息化的主要內容

1.文字檔案信息化管理：文書工作是衛生監督機構管理工作中的基礎內容，且數量龐大，文書內容是否能夠得到妥善處理，是監督工作能否高效完成的重要影響因素。使用信息化手段處理文書內容，即使用計算機對文書管理工作進行處理，實現文書工作處理及整理的全過程都信息化、計算機化，為整理文書內容節省大量時間，且方便日后對文書內容的提取。

2.聲像檔案信息化管理：由于聲像檔案記錄形式的多樣性，我們通常會將其按類別進行分類，但存儲及查找并不方便，難以在需要某一資料時，及時將其所對應的聲像資料調出。當我們使用信息化手段，將所有聲像資料清晰分類，使用對應的計算機技術，對資料進行層層分級，以計算機可讀的形式進行保存，在調取檔案資料時，能夠更加快捷、直觀地調動所需資料。

3.機構專業檔案信息化管理：衛生監督機構所儲存的專業信息，是記錄衛生監督的全過程的重要信息，是衛生監督機構的工作重心，而對機構專業檔案的信息化，實質上是全面信息化的重要環節。如果能夠順利完成對專業檔案信息的信息化，則能夠將各類資料的信息化過程聯通，在一定程度上完成衛生監督全過程的信息化。

二、衛生監督機構檔案信息化有何優勢

1.有利于檔案信息的保護：傳統的檔案信息儲存方式通常為紙質儲存，紙質儲存長期積累之下，紙質內容容易出現氧化或被污染的現象，一旦受損難以恢復，即會出現年份過早的檔案難以查詢或受損資料無法使用的狀況。而信息化的儲存方式，對原版檔案進行電子掃描，錄入電腦之中，做備份保存，能夠更好地保護檔案信息，以防丟失或濫用，減少重要文件的丟失及損毀。

2.有利于檔案信息的儲存：由于衛生監督機構的工作繁雜，且成立時間已久，檔案的數量極多，且規模較大，使用傳統的儲存方式需要大量的勞動力及時間，并且一旦完成整理，難以從中進行刪改。使用信息化的儲存方式，首先能夠節省大量的人力物力，其次能夠將人工管理轉變為計算機管理，更方便其他人員的查詢，而不需要雇傭專門的管理員。

3.有利于檔案信息整合：目前，衛生監督機構的工作量已經十分龐大，日后，隨著經濟不斷發展，該機構所需要監督的單位會愈來愈多，隨之而來的是檔案信息的不斷增加，如果繼續使用傳統手段整合信息，效率極低且容易出錯，難以形成系統性的資料庫。使用信息化的整合方式，能夠迅速、有效地對所有信息進行整合，還能夠隨之列出對比情況，能夠有效展現衛生監督機構的工作成效。

三、建設衛生監督機構檔案信息化的必要性

1.推進檔案信息現代化管理：衛生監督機構對檔案信息信息化的轉變，是衛生監督機構工作的重大轉變，意味著在未來的監督工作中，衛生監督機構將以更高的效率及更完整的工作內容，為社會及國家做出更大貢獻;亦是衛生監督機構內部，資源合理分配，工作更加高效的重要手段。

2.為監督的后續工作提供可靠依據：對衛生監督機構檔案信息化管理，并依靠計算機技術將所有信息完整整合并進行有效分析，是能夠有效進行后續工作及正確進行宏觀調控的可靠依據。相較于傳統的整合方式，信息化管理更加高效、準確，能夠有效提升工作效率及工作質量[1]。

3.及時更新管理工作人員的知識儲備：在檔案管理信息化的同時，能夠有效構建資源共享平臺，使得管理工作人員能夠及時有效地更新自己的知識儲備，更好的為管理工作服務。

四、衛生監督機構檔案信息化過程中包含的問題及解決方案

1.機構配置等級低：衛生監督機構成立時間較早，并沒有對所有部門都進行科技化處理，大部分部門都使用傳統手段進行工作，隨著經濟的發展，逐漸在財務管理及監督部門使用了科技化的管理手段，但檔案信息的管理卻并沒有跟上，而信息管理的硬件設施水準很大程度上限制了檔案信息管理信息化的發展。我們需要完善機構的硬件設施配置，以此為起始，發展信息化管理。

2.管理人員水平低：衛生監督機構的本職工作在于對其他單位或機構的監督工作，而自身的后勤管理工作常常被忽視，所以現階段的檔案信息化工作發展較為緩慢，且由于該技術的前瞻性，很多機構內人員對該方式的使用并不熟悉，甚至完全陌生，這是衛生監督機構檔案信息化工作開展的重要阻礙。我們需要對機構內人員進行相應的理論及操作培訓，保障信息化的開展能夠得到所有員工的有效支持[2]。

3.缺乏統一標準：數字時代下的衛生監督機構檔案信息化成功的重要標志就是能夠實現全機構標準化管理，從而使檔案管理的全過程都實現井然有序，并且保障檔案管理過程中檔案傳遞的完整性和準確性，以防出現錯漏。在衛生監督機構中能夠形成有效的統一標準，是衛生監督機構檔案信息化能夠成功的重要一步，我們需要以明確命令的方式，對將要開展的信息化管理進行統一要求[3]。

結束語

衛生監督機構檔案信息化建設路徑尚未完全準備好，為提高檔案信息化水準我們仍需不斷努力，從多方面共同向信息化發展，早日落實衛生監督機構檔案信息化，讓衛生監督機構的監督工作及后續處理工作都有更好的成效，保障監督事業長期高效地完成，推動監督事業向更高處發展。

參考文獻：

[1]梁小蘭.基于數字化時代的高校檔案管理信息化建設優化路徑分析[J].課程教育研究（學法教法研究），2018（08）：5.

[2]呂穎君.數字化時代企業檔案管理信息化建設[J].長江叢刊，2018（09）：161.

[3]李騫.大數據下衛生計生監督機構檔案信息化管理建設的思考[J].智富時代，2018（08）：145.