保護Excel數據重要資料輕松上鎖

平淡

首先新建一個名稱為“輔助表”的新工作表，按提示輸入員工的地址、電話號碼等信息。定位到靠后的某個空白單元格（如B12），建立一個分配給每名員工的打開密碼的列表（圖2）。

再新建一個名為“初始表”的新表，內容按照圖1的格式輸入表頭數據，定位到C2并輸入公式“=IF（$A2=輔助表！$C13，輔助表！B2，""）”，向下向右填充到C5、D6單元格（圖3）。

公式解釋：這里使用IF函數進行判斷來顯示數據，當在A2的數據輸入符合輔助表中對應的密碼字符即C13數值，此時在C2單元格顯示輔助表B2的數據（即張三的地址信息），其他類推;否則C2單元格就顯示空白。這里注意“$A2”、“$C13”使用列相對引用，這樣下拉后依次引用A2→A4、C13→C17的單元格。

同上，繼續新建一個名為“訂正表”的新表，定位到B2并輸入公式“=IF（初始表！F2<>0，初始表！F2，輔助表！B2）”，向下向右填充公式。公式表示當初始表中的F2數據不為0（即張三地址信息進行修改時），那么B2就顯示修改后的數值，否則顯示原來輔助表B2的原始地址信息數據，這樣員工修改后的信息數據會自動同步到該表中（圖4）。

完成上述設置后切換到“初始表”，選中F2：G5，右擊選擇“設置單元格格式→保護”，去除“鎖定”的勾選，這樣在開啟工作表和工作簿保護后，就僅有這些單元格可以錄入編輯數據。同上，選中A2：A5，也執行類似的操作（圖5）。

切換到“審閱→保護工作表”，勾選“選定解除鎖定的單元格”，點擊“確定”輸入保護密碼，再次輸入確認密碼，完成工作表的保護。這樣整個工作表就只能在上述未鎖定的單元格中輸入內容（圖6）。

在工作簿底部的列表中，按Ctrl鍵選中“訂正表”和“輔助表”，右擊選擇“隱藏”。點擊“審閱→保護工作簿”，按提示設置保護密碼（密碼建議設置成和保護工作表的一致，方便記憶），這里一定要記住這個密碼，否則后續操作無法打開隱藏的工作表提取數據。這樣兩個表就被自動隱藏起來了，避免其他用戶查看到在“輔助表”中設置的密碼。沒有工作簿保護密碼無法取消隱藏。

由于默認每位員工輸入密碼并編輯完成文檔后，當前操作員工輸入密碼會保存在A列。為了防止下一位操作員工查看到上次編輯員工的密碼，可以在文檔中添加一個宏來清除A列顯示的密碼。先啟用Excel宏信任，切換到“初始表”后按“Alt+F11”進入ExcelVBA環境，雙擊“ThisWorkbook”，在彈出的窗口中從對象下拉框中選擇“WorkBook”，在類型下拉列表框中選擇“Open”，然后輸入下列的代碼生成一個宏。這個宏的作用是用戶每次重新打開該文檔后，A2：A5的數據都會被自動清空。完成后保存為.xlms文檔（圖7）。

Sub wordkbook_open（）

Range（"A2：A5"）.Select

Selection.ClearContents

Range（"A2"）.Select

End Sub

現在我們就可以根據“輔助表”中設置的密碼，將上述文檔發給每位員工，員工打開該文檔后，他們就只有在A列輸入我們提供的密碼才可以看到自己的數據信息，并且只能在F、G列進行修改。沒有對應的密碼，當前操作者是無法看到其他員工的相關信息的（圖8）。

每位員工修改的信息會自動同步到訂正表中，該表被隱藏，其他員工也無法查看。而且每次將文檔發給另外一個員工打開后，上一位員工保存的密碼會自動清零，這樣每個打開文檔編輯的員工都無法看到其他人的信息數據。完成所有核對工作后，制作者只要點擊“審閱→取消保護工作簿”，輸入上述密碼后取消保護，然后將隱藏“訂正表”取消隱藏，將其中的數據提取出來即可。