PPT也能“郵件合并”

周建峰

首先，安裝OneKeyTools插件（下載地址：http：//oktools.xyz），簡稱OK插件，該插件所有功能都免費。打開PowerPoint，插入空白證書圖片，輸入固定的文本內容，這里的姓名是單獨的文本框（圖1）;選中頁面后按下“Ctrl+D”復制出第2頁，將該頁的姓名（某某某）刪除，留著后面自動填充姓名;再選中第2頁并按住“Ctrl+D”不放，復制99個頁面，這樣沒有填充姓名的頁面是100個，一共是101個頁面。

然后，回到第1個頁面中，將“某某某”修改為獲獎者的姓名，不需要把100個姓名分別輸入在文本框中，輸入一個姓名按回車鍵換行即可，也就是一個姓名一個段落，也可以直接從其他地方復制粘貼過來;如果姓名是2個字，則中間加上空格（圖2）。選中文本框，切換到“Onekey Lite”，選擇“拆合文本→按段拆分”，此時會復制出所有姓名并分解在單獨的文本框中。

接著，刪除整段的姓名文本框，然后選中所有單個文本框中的姓名，切換到“格式”選項卡，使用“對齊”工具中的“頂端對齊”和“左對齊”，將所有姓名重疊在一起，并且移動到姓名位置（圖3）。由于有100個姓名，分別選中比較麻煩，可以按“Ctrl+A”全選頁面中的所有內容，然后按住“Shi f t”鍵不放，單擊不需要的內容便會取消選中;也可以借助“選擇窗格”選取文本框，這樣會比較便捷。

隨后，選中第1個頁面中的獲獎者姓名，切換到“Onekey Lite”，選擇“輔助功能→多圖統一→選圖分頁”（圖4），此時這里的姓名會自動依次分配到后面的頁面中，姓名的順序是由文本框的上下層次決定的，層次高的排在前面。OK插件在按段拆解文本框時，段落越往后，在頁面中的疊放層次則會越往上，因此如果排名有先后，排名在前面的應該放在段落的后面。

最后，刪除第1個頁面，切換到“視圖”選項卡，單擊“幻燈片瀏覽”，便可縱覽所有獎狀頁面（圖5）。如果獎狀中還有其他選項需要變動的，同樣可以采用類似的方法來實現。比如，前50位是優秀教師，后50位是優秀校長，則可以在文本框的前50段輸入優秀教師，后50段輸入優秀校長，最后用OK插件進行“郵件合并”即可。