檔案員在學校發展中的職能

陳建壽

摘要：學校的中心工作是為學生提供優質教育服務，學校檔案管理工作應服務于中心工作，為學校發展提供服務。學校檔案管理工作的好壞，與檔案管理人員是否能真正發揮職能作用密切相關，淺談幾點心得。

關鍵詞：檔案員;職能

一、檔案管理人員要主動融入，為學校中心工作服務。

檔案管理工作的基本職能是“收、管、用”。檔案管理是學校管理工作內容之一，檔案管理工作的優劣也是一所學校管理水平的具體體現。學校檔案管理人員要依照“兩法一條例"，圍繞服務中心工作，做好檔案管理工作。一要加強學習，“練好內功”是做好工作的基礎。學校檔案管理人員幾乎沒有科班出生的，都是因工作需要才接觸檔案管理工作的。檔案管理人員要履行好職能，就應認真學習檔案管理專業知識，熟悉檔案管理方面的法律法規、標準，以及學習如何利用計算機技術對檔案進行信息存儲、檢索等知識和技能。此外，還應不斷提高和強化服務意識，更新觀念以適應學校發展;良好的職業道德修養;甘當人梯的奉獻精神;高度的責任感;廣博的知識底蘊;較強的計算機應用能力;始終保持高昂的工作熱情。二要深入處室，為收集學校檔案材料做好基礎性工作。教育工作的特殊性，應收集的檔案材料分布在教育工作的各個環節中，因此，學校專職檔案管理人員要深入處室，了解教育工作流程，及時指導并督促各處室收集應收的檔案材料，并積極推動學校建立檔案收集管理制度。做到該收應收的檔案材料不遺漏、不丟失，學校檔案管理專職人員就要定期深入處室指導工作，才能及時、完整地收集到教育教學過程中所形成的檔案材料。三要推動學校建立三級管理網絡制度。由于歷史原因及學校行業管理的要求，學校綜合檔案室只管理文書檔案、會計檔案和部分實物檔案、音像檔案等，而教育教學專業檔案分屬于各相關處室管理，在一個單位內部形成多部門管理檔案的格局，檔案管理是否標準、規范，在無上級部門檢查評估學校工作時常常會被學校管理層忽略。因此，作為學校專職檔案管理人員應積極推動學校建立三級管理機制，各職能部門和業務科室均應配備兼職檔案管理人員。學校建立三級管理網絡制度，既有校長領導親自抓檔案室、辦公室分管，經辦人員具體抓的檔案管理網絡體系，又能做到合理分工，各負其責，切實落實檔案材料的收集、整理工作，促進學校檔案管理工作有效開展。

二、在學校重大活動中發揮主觀能動性。

在創建文明單位中發揮檔案工作者的優勢。“文明單位”稱號是地方黨委、政府對一家單位的綜合表彰，并與單位每位職工的績效收入相掛鉤，因此，創建文明單位不但學校領導重視、職工也重視。文明單位創建除了硬件指標要求必須達標外，軟件材料部分也是創建工作的重點和難點，因為創建內容涵蓋內容廣泛，創建檔案形式多樣，所以學校一般指定院辦公室或黨辦做好創建日常事務，校辦、黨辦等專兼檔案管理人員應積極主動投入到創建活動中，認真學習熟悉創建對應級別的文明單位考核評分標準，及時收集收理能反映學校創建工作的有關文件資料，按照《文明單位評選標準》的六條標準，將有關材料分六大類，按年度先后列入同一項目，分類立卷、裝訂入盒，按照提供材料的名稱編制目錄等。文字檔案要對照文明單位評選標準中的具體內容進行材料收集、分類整理、分卷裝訂入盒;照片檔案參照文字檔案形式進行分類整理附注說明或按創建工作實際分類即可分為：榮譽篇、領導關懷篇、隊伍建設篇、單位文化篇、環境建設篇等，也可用電子文檔體現等等。通過主動融入創建文明單位活動中，使學校順利通過考核評估工作，檔案管理人員既能提升自身的業務能力又能提高學校檔案資源的利用率，在工作中獲得肯定。

三、發揮學校檔案管理人員職能的保障措施。

一要建立健全規章制度。建立專兼職檔案管理人員工作制度，明確學校綜合檔案室及其他專職從業人員的職責，并明確學校各職能部門和業務部門兼職檔案管理人員的工作范圍;建立送交制度;建立定期檢查索要檔案材料制度;建立檔案管理人員考核獎罰制度。專兼職檔案管理人員工作表現突出的每年給子適當的物質獎勵，優先給予晉升晉級等獎勵措施。通過有效措施激勵學校檔案管理人員做到嘴勤、腿勤，經常與有關處室保持密切聯系，捕捉信息，主動索要應歸檔的材料，改變“坐、等、要”的被動工作方式，積極主動做好學校檔案管理工作。二要加強常態化培訓，提高檔案人員的專業素質。學校也要建立檔案管理人員業務培訓制度。在校內形成老帶新工作機制，高年資的從業人員指導剛剛從業的人員開展工作，專職人員要定期指導兼職人員開展業務工作;密切與上級業務主管部門保持聯系，定期派出專兼人員參加業務培訓;不定期聘請專家到學校開展全面性的業務指導，不斷提高學校檔案管理入員的業務能力。三要人員和經費保障。人是做好工作的第一要素，學校要根據辦校規模或工作量大小合理配備專職檔案人員，在檔案管理人員有保證的情況下，還要加強檔案管理必要的軟硬件設施投入，為學校檔案管理工作提供人員和經費保證。

結束語：

檔案管理人員要主動作為，提高服務意識，提升業務能力和服務水平，學校要創造條件，通過建章立制有效措施促進學校檔案管理人員實現自身價值，使檔案管理工作有效地為全校師生工服務，更好的發揮學校檔案管理人員的職能。

參考文獻：

[1]陳華新，顧建建.高校檔案工作的歷史回顧與現狀思考[J].上海檔案，2000，（01 ）：44-45，42.