淺析如何開展檔案開放與檔案保密工作

宮曉晶

摘 要：本文從正確認識并妥善處理檔案資源開放與保密之間的關系進行詳細闡述，著重強調應在高度重視檔案資源保密的前提之下，通過加大檔案資源的開放力度，以滿足人民群眾對檔案的利用需求，最終服務社會發展。

關鍵詞：檔案;開放;保密工作

前 言

一成不變地看待檔案的秘密性，無視其秘密性的時效和范圍，是不對的;但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。本文結合作者多年來的檔案管理經驗，談一下如何做好檔案開放中的保密工作。

1對檔案資源開放舉措的認識

檔案資源開放是檔案館經封閉型和半封閉型轉變為開放型的重要舉措之一。而且檔案資源開放是時代進步的必然要求，同時也構成了檔案事業得以生存、發展的社會基礎?！吨腥A人民共和國檔案法》第十九條規定：我國檔案館內保存的資料，開放時間通常應該從形成之日起滿30年。文化、科學、經濟、技術等類別檔案資料面向社會的開放期限可以不滿30年，牽涉到國家的安全、重大利益或者其它期滿不適合開放于社會的檔案資料面向外界開放期限的規定，可以超過30年。針對重要工作、活動檔案，各地方根據實際情況制定重要工作檔案的管理制度。一般情況，重要工作檔案從放入國家檔案館之日起滿6個月甚至3個月就要面向外界開放。

檔案資料開放措施反映出社會的開放化程度，揭開檔案部門的神秘面紗，轉變成為人民群眾的權利和利益服務的部門。檔案資料開放，不單單是在利用范圍方面的擴大，同時是對人民群眾利用檔案權利的兌現和承認，政治民主得到了充分體現。

2正確處理檔案資源保密和開放的關系

隨著檔案資源開放范圍的擴大及社會使用程度增多、重視度增強，檔案資源的保密不可小看，我們要從以下四個方面著手，切實保證在現實工作中妥善處理檔案資源保密和開放的關系，促進檔案使用工作順利進行并且快速發展。

（1）以健全完備的管理制度作基礎，有據可依地開展檔案資源開放工作。 （2）加強檔案資料開放鑒定方面工作。（3）掌握寬、嚴之間的分界限。（4）熱情主動的服務，同時大力宣傳工作必不可少，使使用者明白、理解并且主動按照保密規定辦事。要妥善處理檔案資源保密和開放的關系。

妥善處理檔案資源保密和開放的關系，總的原則是可以開放的檔案資料大膽對外開放，應該保密的檔案資料嚴格保守機密，全力爭取寬與嚴結合適度。因此，在工作時我們要遵守適度原則，以科學客觀的態度解決實際工作問題，確立以“檔案信息絕不能中斷，檔案秘密絕不可泄露”為行動指南的工作機制，在思想、方法、制度方面解決檔案資源的控制和開放范圍及標準。

3做好檔案開放過程中的保密工作

一成不變地看待檔案的保密性，無視其保密性的時效和范圍，是不對的;但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會名，界所利用的同時，應當做好相應的保密工作。

3.1做好檔案的審查工作

審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案工作的―個重要環節，其主要任務是科學而準確地區分、判定檔案的開放與控制使用范圍。這項工作可以分三步進行：―是初審，檔案工作人員根據標準，對開放期限內的檔案逐件進行審查，初步啶開放與控制使用范圍;二是中審，由水平較高的專業技術人員重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍;三是終審，由有關領導根據初審和中審的‘隋況，進行綜合分析、審查，最終決定與批準檔案的開放與否。

3.2做好檔案的解密工作

保密檔案是根據《保密法》規定劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級的。確定檔案的密級，就是為了讓檔案工作人雖根據不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供用檔案。但是秘密不是―成不變的，―旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，所以就應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。向社會各界開放的檔案，必須是到了―定時限的檔案，要開放，必須先進行劃控解密，把未解密的列入控制使用的范圍。《中華人民共和國保守國家秘密法》第16條規定：“國家秘密事項在保密期限內不需要繼續保密的，原確定密級和保密期限的機關、單位或者其上級機關應當及時懈密?！币簿褪钦f，解密由原確定密級的機關、單位或其上級機關進行。

3.3做好檔案開放前的基礎工作

開放檔案首先要做好檔案開放的基礎工作，一是要提高開放檔案案卷的內在質量。利用原有基礎，進行系統整理，達到分類科學、組卷合理、編目清楚、排列系統的要求。二是要建立健全檔號。要適應開放后檢索與管理的要求。三是要編制檢索工具。首先是基礎性檢索工具，如《開放檔案目錄》;其次是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》;最后文字敘述性檢索工具，如《開放檔案全宗介紹》《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現檢索途徑的多元化。四是要準備好副本。對珍貴、重要的檔案，應采取抄錄、復印、照相等形式進行復制，制作好檔案副本。

4加強涉密檔案的科學管理

在調密工作中我們發現，過去經常把密和非密文件混合組卷、混合保管、混合提供，造成了擴散機密的漏洞。對此，可以采取分段治理的辦法。以1991年貫徹〔國檔發28號〕文件實施館、室、藏涉密檔案解密劃空工作為界，對以前大量混訂在卷內的密級文件可以原封不動，但在今后一般查檔中提供所查內容，不提供含涉密文件的原卷。外公卷時，可采取與所查檔案無關的涉密文件進行密封等措施。今后對密級文件特別是絕密文件應當單份盒裝保存，徹底解決與非密的文件材料混卷問題，堵塞過去那種因混卷在提供利用中造成機密擴散的漏洞，以及涉密檔案文件分散不集中，日后調密不變的問題。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理，準確的掌握，有效的保密，及時的提供創造條件。

5結束語

機密檔案要嚴格保密，而保密有時間、地點、范圍等方面的限制，如果保而不用則根本沒有失保的意義，利用均是于保密基礎上而實現的，無限制的使用檔案會帶來極大的安全危害。檔案工作的保密與開放非常重要，要根據實際情況正確處理好檔案保密與開放的關系，而始終不變的對待檔案秘密性，則其秘密性實效根本不能實現，無限制拓展開放利用范圍并不有效。本文探討了正確處理好檔案保密與開放的關系，并提出了實用性應用措施，要不斷加強開放檔案審查與檔案解密、檔案開放基礎，并根據實際情況加強保密檔案解密時限設置與檔案分卷歸類、檢索工作信息化，還應有效提高管理者保密意識教育，為檔案保密與開放提供參考依據。

參考文獻

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