美國NARA勝任力模型的分析與啟示

謝琦琦 顏祥林

摘 要??檔案事業發展的關鍵之一是人才，建立合理的檔案勝任力模型有利于鑒別、選拔和培養優秀的檔案工作者。但國內的檔案機構目前尚未建立成熟的勝任力模型來參與人才管理實踐。結合勝任力理論，通過對美國國家檔案與文件管理署（NARA）在其官網上發布的檔案工作人員勝任力模型的框架和要素的相關信息的研讀與分析，可以總結其理論和實踐經驗，為我國相關檔案機構開發檔案工作人員勝任力模型提供借鑒與參考。

關鍵詞? 檔案工作者 人力資源 勝任能力 勝任力模型 NARA

中圖分類號 G279.3 文獻標識碼 A 收稿日期 2020-02-10

Abstract One of the keys to the development of archival undertaking is talent. Establishing a reasonable archival competency model is conducive to identifying， selecting， and training outstanding archivists. But domestic archival institutions have not yet established a mature competency model to participate in talent management practices. Based on the theory of competency， this paper summarizes NARAs theoretical and practical experience by studying and analyzing the relevant information about the framework and elements of the archivist competency model published by the National Archives and Records Administration （NARA） on its official website. It will provide reference for the development of archivist competency models by relevant archival institutions in China.

Keyword archivist; human resources; competency; competency model; National Archives and Records Administration （NARA）

一、引言

在現今機構改革的大背景下，我國檔案機構面臨著新的機遇和挑戰，檔案事業的發展需要依托符合時代發展要求的檔案人才。那么，怎樣通過合理的標準來界定和評價人才就顯得至關重要。然而，現今國內檔案機構并沒有制定統一、科學的人才評價標準。檔案館等相關部門在人才管理上尚處于參照機關公務員或事業單位行政人員考評標準的階段，且人才的選拔和考核并未充分體現檔案職業特點。所以，建立起一個有利于檔案機構選拔和考評人才且具有一定通用性的科學模型迫在眉睫。

勝任力模型作為國內外部分企事業單位人力資源管理的重要工具，是實現從業者素質測評的有效方法之一。在初期的文獻檢索和網絡調研中，可以發現目前我國在檔案領域尚未對“勝任力”理論及實踐進行深度研究。在理論方面，張銳[1]、韓萌[2]、李宏[3]等介紹了勝任特征、勝任力模型等相關概念以及簡單展望了其應用方向，黨志峰[4]提出了勝任力視角下的檔案安全建設，趙亮[5]著手指標體系的構建，但對勝任力的理論研究不夠深入;在實踐方面，李成[6]在其碩士學位論文中提到了澳大利亞、尼德蘭等國開展了檔案工作者能力的相關研究及成果，但此篇論文發表時間較早，對于最新的國際動態未有所反映。基于此，若將視角轉向國外，通過網站檢索和調研，可以發現在美國、法國，也有開展過針對檔案工作者的勝任力模型的開發活動和應用實踐，此類實踐并未在中外文數據庫中得以記錄，且經過初步分析，美國國家檔案與文件管理署（以下用NARA簡稱）在其網站上公開發布的勝任力模型是一個較為典型的通用勝任力模型，對目前我國檔案機構開發具有較好普適性的勝任力模型具有一定的借鑒意義。所以，通過研讀NARA網站上發布的模型文本，根據文本進行分析和解讀，可以總結其理論和實踐經驗，為我國檔案人力資源的開發和管理拓展思路，為相關機構開發檔案工作人員勝任力模型提供參考和建議。

二、勝任力與勝任力模型

勝任力（competency）研究源于工業革命后的社會分工，它從誕生以來一直未有一個統一的概念界定，可翻譯為勝任力、勝任素質、勝任特征等，在它的發展過程中，具體的內涵一直在發生變化。在誕生之初，勝任力是一個模糊的概念，泛指“超過合格的所有狀態”;后來，行業出現了新的分化，勝任力開始以從業人員的背景知識和經驗來定義。直到1973年，哈佛大學教授麥克利蘭正式提出勝任力概念，開始關注通過研究高績效者的特質而確定勝任力內容。此后，勝任力概念不斷豐富，勝任力研究開始與實踐應用相結合[7]。即“記錄區分高績效者與一般績效者的核心因素和勝任特征”，勝任力的內容包含：動機、特征、自我概念、態度、價值觀、知識、可識別的行為技能和個人特質[2]。

而勝任力模型則指的是“勝任特征的集合”，是“某個崗位或職業的績效優秀者為了成功而出色地完成工作任務所使用的知識、技能和行為的組合”。一般來說勝任力模型的結構有三個層次：勝任力類別、定義、典型行為表現[7]。

三、NARA勝任力模型分析

NARA在其官網NationalArchives[8]上公開發布了可供NARA員工及其他普通用戶閱讀、下載的相關資源，希望能為尋求就業或其他目的的不同用戶提供所需信息。

1.建設背景。NARA在2018年2月發布的《2018—2022的戰略發展計劃》中提出了“通過員工創造未來”的重要戰略目標，希望能夠真正將員工和NARA的使命聯系起來，通過各種策略以培養多元化的員工隊伍，為他們提供明確且可實現的職業發展道路，以人才的發展和人才隊伍的完善來推動機構的數字化轉型，更好地實現對國家和民眾的價值[9]。

NARA認為，恰當地利用勝任力模型可以在檔案部門相關的招聘活動、入職培訓、績效管理和人力規劃、學習發展等多方面產生顯著且積極的影響，因此，NARA下設的首席人力資本辦公室（Chief Human Capital Office，H），聯合了其他辦公室開發了一套涵蓋組織下各部門的完整的勝任力模型。

此前，開發并應用勝任力模型并且已經成為美國許多聯邦機構和私營組織的普遍做法。其中，基于對政府和私營部門高管的廣泛研究以及機構高級管理人員和人力資源經理的投入，美國人事管理辦公室（OPM）發布了聯邦領導能力模型[10]，該模型描述了與高級行政服務和管理人員、領導成功表現至關重要的個人和專業屬性。該模型就成為NARA勝任力模型的來源或基礎。

2.模型框架。NARA將勝任力模型分為（基礎）勝任力模型和領導勝任力模型兩大類，并且在（基礎）勝任力模型的基礎上構建了機構各個辦公室、各個崗位對應的勝任力模型。這種構建模型的方法在保持通用勝任力模型的靈活性的同時兼顧了單一工作勝任力中針對性的優點，讓每個細分崗位都有模型可依。

一般來說，勝任能力模型通常包含三類能力：全員核心勝任能力、序列通用勝任能力和序列專業勝任能力。

NARA的（基礎）勝任力模型正是在此理論的基礎上構建了以核心勝任力、通用勝任力、技術勝任力三個評價維度的勝任力模型框架，其中的核心勝任力、通用勝任力分別與全員核心勝任能力、序列通用勝任能力相對應，而技術勝任力則可以理解為專業勝任能力，是某個特定的崗位或者職務所需具備的專業技能。

此外，由于NARA在《2018-2022戰略計劃》中提出的目標是“到2020財年，所有NARA員工中有40%將參加正式的領導力發展計劃”[9]，即認為NARA必須擁有一批技術嫻熟的領導者處于監督和非監督職位，以便有效地過渡到完全電子化的環境。因此，NARA投資于領導力發展活動，以確保該機構擁有多元化的領導者，并擁有適當的技術技能和經驗。

于是，在勝任力模型的構建方面還提出了領導勝任力這一維度，將其與（基礎）勝任力加以區分，用以對應相關的領導者。領導勝任力模型框架的搭建借鑒利用了美國人事管理辦公室（the U.S. Office of Personnel Management，OPM）的聯邦領導勝任力模型。

3.模型結構與要素。為了更好地說明兩個勝任力模型所涉及的具體結構及要素，論文在搜集和閱讀網站資料的基礎上繪制出了一個NARA勝任力模型結構圖，即圖1。

NARA（基礎）勝任力模型和領導勝任力模型都是由三個勝任力維度構成，在文中以A—核心勝任力、B—技術勝任力、C—通用勝任力、D—領導勝任力指代，其中A—核心勝任力和B—技術勝任力是兩者都包含的;此外，（基礎）勝任力模型則對應C—通用勝任力維度，適用于各個機構內對應的各個崗位，D—領導勝任力模型還包含領導勝任力維度，適用于參加NARA“領導力發展計劃”的員工。

以下對各個勝任力維度加以詳細說明。

（1）核心勝任力維度。核心勝任力共分為六項勝任力要素（Competency Cluster，能力集群），分別是：解決問題的能力、人際交往的能力、計劃執行和評估結果的能力、為客戶服務的能力、溝通能力和組織能力。并且在能力集群中具體區分了四個級別的勝任力水平，并作了具體的說明，這些不同級別分別對應著具體崗位上所要求的不同能力水平。例如，解決問題的能力共分為四個水平層級，依次是作出明智選擇、分析思考、創造性地思考、從戰略角度思考，它們之間的差異在于收集分析信息的能力、鎖定核心問題能力和提出解決方案的能力以及更高級的對于效率和創新的把握。不同的任職崗位需要根據需求匹配具有不同水平核心能力的工作者。

（2）通用勝任力維度。通用勝任力分為七種勝任力要素，分別是：與他人談判的能力、引領團隊的能力、管理項目的能力、持續學習的能力、利用計算機技術的能力、展示商業頭腦的能力和合同管理的能力。與核心勝任力維度不同的是，在各個勝任力要素下，并未區分能力的不同等級。

（3）技術勝任力維度。技術勝任力是NARA勝任力模型中包含內容最為豐富的，它細分了100余種不同的勝任力要素，這些要素可以作為具體崗位制定勝任力模型的要素選取參考。NARA的各個辦公室中的各個不同崗位，都有對應不同的技術勝任力要素。

（4）領導勝任力維度。領導勝任力維度是NARA勝任力模型中更為復雜和詳細的，包含了適用于管理、監督、高級行政服務三者不同職位的內容。其中，NARA的管理職位和監督職位領導能力模型所設置的要素相同，都從核心競爭力、領導能力和技術能力三個維度構建勝任力體系;而高級行政服務則借鑒了美國人事管理辦公室（the U.S. Office of Personnel Management，OPM）的聯邦領導勝任力模型。

管理職位和監督職位的領導勝任力維度細分為管理人力資源的能力、引領變革的能力、領導團隊的能力、精簡業務的能力、促進道德和問責文化的能力、激勵員工的能力和利用多元化的能力這七個要素。這兩類職位的勝任力模型的細微區別在于，“人力資源管理的能力”和“業務精簡的能力”作為領導能力的組成部分對于兩者的工作都很重要，但在篩選應聘者時，這兩項要素僅作為篩選管理職位的應聘能力要求而不作為監督職位的應聘能力要求。

高級行政服務勝任力模型適用于高級行政服務（SES）相關崗位的能力測評，該模型描述了在崗位上取得成功所應具備的重要的個人素質和專業能力（包括人際交往、書面溝通、繼續學習等基本能力，以及領導變革、團隊建設、商業頭腦、建立聯盟等領導能力），這些能力的提出是基于對政府和各私營部門高管的廣泛研究，也是基于機構的高級管理人員和人力資源經理的全心投入。在該領導力模型中，給出了不同責任級別的能力和不同標準熟練程度的定義和分級，共有五個熟練程度，分別是1—知道、2—基本、3—中間、4—高級、5—專家，其等級能力體現了不同層級的領導在不同困難程度下的應用能力和需要或給予指導的程度。

4.分析結論。

（1）從NARA勝任力模型的結構和內容可以推斷出，該模型的開發方式與基于具體崗位的工作分析不同，而是從定位工作者應具備的知識、技能、能力以及其他有效的個人品質出發去研究勝任力，根據實際工作中勝任力的具體表現，重點區分工作者的技術勝任力、管理勝任力和人際勝任力幾個方面，并且關注元勝任力（指能獲得其他技能的能力，包括分析和解決問題的能力、創造能力、自我發展能力等）的識別與評估。

（2）NARA勝任力模型內容主要有三個層次：勝任力要素、相應的定義以及典型行為表現（不同等級的行為表現代表著不同程度的勝任能力），這三個層次是勝任力模型的核心部分。是開發勝任力模型的基本框架;而領導勝任力模型則是NARA在結合自身戰略目標和發展規劃的基礎上提出的具有組織特色的模型，如果我國檔案機構也有意于培養具有管理才能的檔案專業人員，NARA的整體模型框架是一個不錯的借鑒方向。

（3）由于該模型的開發并不十分依賴具體的工作崗位，所以其可推廣性很強，對于其他單位和組織具有可借鑒性，同時也比較靈活，可以在借鑒框架與要素的前提下，從已有模型中收集素材，快速建立起自身機構的勝任力模型，能節約構建單一崗位工作模型所花費的時間、金錢。但需要注意的是，由于不同單位的目標和戰略不同，崗位的設置和要求也不同，所以在借鑒的同時，也需要模型開發者根據實際情況進一步修改和完善。由于通用勝任力模型存在針對性較差、注重不同層級間區別但忽略不同職能間區別的缺點，需要有關機構在開發模型前達到明確的認知，包括：模型用于何處、建模成本預算、掌握信息量大小以及組織的實際情況等[7]。

四、NARA模型對我國的啟示

1.關注檔案人員元勝任力的培養。在NARA勝任力模型中，涉及檔案人員的具體的業務操作和技術技能方面的能力只是一部分，更多的是關注他們的元能力。我國檔案部門在關注檔案工作者的能力方面，不僅僅要關注表面表現出來的檔案理論和檔案管理經驗，更要注意到其潛在的不易被發覺的價值觀念、就業動機、個性特征和是否具備快速獲得其他技能的元能力。只有在觀念上將檔案工作人員也視為有特定能力取向的一個群體，才能提高檔案人才在廣大就業市場的競爭力，提升其就業熱情，從而進一步推動檔案事業的發展。

2.建設多元化檔案人才隊伍。NARA在其《2018—2022年戰略計劃》中將“通過我們的員工建設我們的未來”[9]作為四大戰略目標之一提出，充分認識到將員工與機構的使命聯系起來的重要性。NARA為了加快實現數字化的愿景，為普通員工制定職業發展計劃，培養技術勝任力強的領導團隊，建設多元化員工隊伍這點，十分值得我國重視和學習。

我國檔案界也應重視一個包容而積極的工作文化對工作者的影響，同時還應為員工提供成功過渡到數字環境所必需的學習和領導機會，從而最大限度地提高檔案工作人員的主觀能動性，充分發揮其在改進工作流程與創造檔案產品的作用，最終有利于檔案機構在信息化的新階段更大地發揮作用和價值。

3.融合創新構建勝任力模型框架。從NARA勝任力模型來看，國際上的模型開發已經越來越重視立足于組織戰略理論，來探索研究組織的核心勝任力，而不是僅僅停留在對工作者個人的勝任力層次，而且NARA重視領導勝任力的培養可以給我國有關檔案部門一些思路的啟發，檔案工作人員不一定只有業務培養一條發展道路，領導力也是需要重視培養的一個方面。

所以要想得到一個具有科學性和可應用性的勝任力模型，我國檔案部門的模型開發者不但要注重基于崗位的勝任力的研究，還要懂得結合管理特征，同時要意識到組織的核心勝任力的重要性，結合自身機構的戰略目標來開發模型。只有全方位地探析、融合了個人、崗位、組織三個層級的勝任力關系，才能使得被開發出來的勝任力模型最終得到有效的應用和實施。

4.因地制宜確定勝任力要素。美國NARA勝任力模型的開發參考了斯賓賽的勝任力辭典（該辭典在對286個工種的分析研究基礎上，建立了包括技術人員、銷售人員、社會服務人員、經理人員和企業家在內的五個大類的通用行業的勝任力模型，為勝任力理論在人力資源管理中的應用提供了可以實際操作的工具），在其《才能評鑒法——工作中的勝任力》一書中總結了六個能力族，檔案工作人員所具備的勝任力要素主要涉及幫助與服務族、管理族等[10]。我國有關檔案部門在開發勝任力模型的時候也可以適當借鑒國際上已有的勝任力開發工具，如澳大利亞出版的《國家與檔案能力》、尼德蘭文化遺產協會制定的涵蓋文件管理和檔案制度九部分的能力目錄以及能力要素數據庫等。在結合我國國情的基礎上，關注自身機構的文化特點，制定出科學、合適的勝任力模型。

檔案工作隊伍的建設對于我國發展檔案事業具有舉足輕重的作用，在各行各業蓬勃發展的當今社會，為了提高檔案事業的競爭力，甄選、培養更多優秀的檔案工作者，同時為他們提供可見的職業發展目標，開發出科學合理的人力資源管理工具是十分必要的。上述對美國NARA勝任力模型內容的探討，可以為我國有關部門和組織開發檔案工作者勝任力模型提供了一定的參考。鑒于檔案工作者勝任力模型的開發實際上是一項實踐性的項目，所以相關研究還需要結合具體的檔案機構進行調研和檢驗，這也是未來我們需要不斷探索的方向。此外，在文中關于各個能力要素所涉及的內容，也需要進一步的闡釋。

參考文獻

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[10]凌淼，董甜甜，田國梅.無邊界職業生涯背景下的勝任力模型構建與應用研究[M]. 四川大學出版社，2018：7-35.