淺談大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的探索和思考

郭穎珺

【摘要】大數(shù)據(jù)時代的到來讓人們重新意識到了檔案管理的重要性，也在一定程度上推動了檔案管理部門的進(jìn)一步發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足當(dāng)今時代的發(fā)展需求，必須深入思考大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的發(fā)展。通過分析大數(shù)據(jù)時代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)和機(jī)遇同，探索性提出了大數(shù)據(jù)時代檔案管理的應(yīng)對舉措。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;探索

一、大數(shù)據(jù)相關(guān)概念

大數(shù)據(jù)概念大數(shù)據(jù)是一個抽象多元化的概念，是一種信息資產(chǎn)，具有海量、高增長率、多樣化的特點，是一種與以往結(jié)構(gòu)化信息不同的數(shù)據(jù)模式，如置標(biāo)信息、即時信息等，是一種對數(shù)據(jù)處理的新模式。在數(shù)字化時代，數(shù)據(jù)在交易中的作用被掩蓋，數(shù)據(jù)只是被交易的對象。而在大數(shù)據(jù)時代，事情發(fā)生了改變，數(shù)據(jù)的價值從它最基本的用途轉(zhuǎn)變?yōu)槲磥淼臐撛谟猛尽?shù)據(jù)的價值是其所有可能用途的總和，這些似乎無限的潛在用途不再是傳統(tǒng)意義的，而是實際意義上產(chǎn)生的價值，這就是數(shù)據(jù)的價值，即數(shù)據(jù)的“潛在價值”。

大數(shù)據(jù)時代（IT行業(yè)術(shù)語），最早提出“大數(shù)據(jù)”時代到來的是全球知名咨詢公司麥肯錫，麥肯錫稱：“數(shù)據(jù)，已經(jīng)滲透到當(dāng)今每一個行業(yè)和業(yè)務(wù)職能領(lǐng)域，成為重要的生產(chǎn)因素。人們對于海量數(shù)據(jù)的挖掘和運用，預(yù)示著新一波生產(chǎn)率增長和消費者盈余浪潮的到來。”“大數(shù)據(jù)”在物理學(xué)、生物學(xué)、環(huán)境生態(tài)學(xué)等領(lǐng)域以及軍事、金融、通訊等行業(yè)存在已有時日，卻因為近年來互聯(lián)網(wǎng)和信息行業(yè)的發(fā)展而引起人們關(guān)注。數(shù)據(jù)正在迅速膨脹并變大，它決定著企業(yè)的未來發(fā)展，雖然很多企業(yè)可能并沒有意識到數(shù)據(jù)爆炸性增長帶來問題的隱患，但是隨著時間的推移，人們將越來越多的意識到數(shù)據(jù)對企業(yè)的重要性。

二、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的挑戰(zhàn)

（一）數(shù)據(jù)處理難題

大數(shù)據(jù)時代意味著數(shù)據(jù)信息的海量增長，這便利檔案信息管理工作中的數(shù)據(jù)處理仍面臨難題。面對呈指數(shù)增長的大量數(shù)據(jù)信息檔案管理機(jī)構(gòu)不足以有效和全面完整的存儲日常獲得的數(shù)據(jù)信息，不能以科學(xué)的方式對各種類型的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選應(yīng)用。即使大數(shù)據(jù)提供了云盤技術(shù)也還無法有效應(yīng)對數(shù)據(jù)信息實時變化的情況。而且當(dāng)前云計算的分散式存儲形式對大數(shù)據(jù)的分析造成較大的困擾，大數(shù)據(jù)在處理檔案數(shù)據(jù)信息時需要把數(shù)據(jù)信息從分散點傳輸?shù)教幚睃c，如果僅在存儲點進(jìn)行數(shù)據(jù)處理又可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)缺乏完整性和數(shù)據(jù)信息來源不明的問題。

（二）面臨技術(shù)方面挑戰(zhàn)

目前大數(shù)據(jù)應(yīng)用于檔案管理工作還面臨著技術(shù)挑戰(zhàn)，還有較多的技術(shù)難題亟待解決。首先，目前大數(shù)據(jù)方法在數(shù)據(jù)信息處理過程中存在著容錯率較高的問題，大數(shù)據(jù)的容錯計算還存在較大困難，現(xiàn)有涉及的算法較為復(fù)雜，而且現(xiàn)有算法不能保證數(shù)據(jù)的絕對安全，在減少錯誤概率的過程中還帶來較大的運算成本，如果在計算的過程中發(fā)生錯誤往往導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息處理失敗。其次，現(xiàn)有大數(shù)據(jù)設(shè)備的可擴(kuò)展性依然不足，日前使用的基于大數(shù)據(jù)方法分析管理檔案數(shù)據(jù)基于高層次的數(shù)據(jù)信息共享，而使得整體系統(tǒng)面臨著更高的維護(hù)成本，大數(shù)據(jù)環(huán)境下出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息故障的頻率也會增加，而且會在很大程度上影響整個系統(tǒng)的安全。

（三）數(shù)據(jù)的安全與隱私成難題

在大數(shù)據(jù)時代下，電子文件是檔案資料的主要呈現(xiàn)方式，對其安全性提出了很大挑戰(zhàn)，如果在檔案管理過程中，沒有嚴(yán)格管理電子文件，會很容易遭到不法分子的攻擊，一旦這些檔案信息被泄露，就會對檔案管理部門及個人造成嚴(yán)重?fù)p失，甚至?xí)o國家?guī)硪欢ǖ奈C(jī)。所以，必須借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)加強(qiáng)管理，以保護(hù)數(shù)據(jù)的安全與隱私。

三、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的機(jī)遇

（一）提高工作效率，減少管理成本

大數(shù)據(jù)優(yōu)勢明顯，能力突出，可以在短時間內(nèi)完成對大量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確處理，在檔案工作中可以發(fā)揮巨大的作用，一方面，可以提高檔案管理工作的整體效率，另一方面，可以切實有效地減少檔案管理工作所需要的經(jīng)濟(jì)成本。目前，隨著經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展，每一個領(lǐng)域，每一個行業(yè)，每一個企業(yè)，每一個單位，每一個部門，甚至是每一個人，都在隨著制造數(shù)據(jù)。同時，各種類型的主體，無論是組織還是個人，所產(chǎn)生出來的檔案數(shù)量也都在不斷增加，若是仍然使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對信息進(jìn)行整理與保存，則需要大量的紙質(zhì)資源，同時，要占據(jù)巨大的保存空間，其經(jīng)濟(jì)成本較高。若是利用充分利用大數(shù)據(jù)對信息檔案進(jìn)行整理與保存，則可以發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢，將大量信息保存在信息庫當(dāng)中，在節(jié)約空間，減少工作時間的同時，還可以減少保存載體所需要的經(jīng)濟(jì)成本。

（二）提高檔案保存質(zhì)量

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理下，檔案的抗風(fēng)險能力弱，容易受到外界因素影響，造成檔案的損壞，甚至導(dǎo)致檔案的丟失。若是檔案保存地發(fā)生意外情況，如火災(zāi)、水災(zāi)，則會對紙質(zhì)檔案造成嚴(yán)重的破壞，與此同時，紙質(zhì)檔案在保存一定的時間后，不可避免的會出現(xiàn)字跡模糊，以及紙質(zhì)老化損壞的情況，還會受到一些蟲害的侵襲，遭到破壞。而大數(shù)據(jù)，則可以有效地避免上述問題，通過大數(shù)據(jù)對檔案進(jìn)行保存，只要通過數(shù)據(jù)存儲空間就可以完成大量檔案的保存，同時，檔案保存的穩(wěn)定性高，不易受到其他因素的干擾與影響，檔案保存時間久，并可以切實提高檔案的保存質(zhì)量。

四、大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來的思考

（一）要有大數(shù)據(jù)就是檔案，但檔案數(shù)字化不等于大數(shù)據(jù)的理念

大數(shù)據(jù)并不是像有一些檔案界學(xué)者認(rèn)為的那樣與檔案毫無關(guān)系可言，而是有著密切的關(guān)系。“在信息化時代，記錄即是檔案，數(shù)字化的記錄一旦生成便變成了不可刪改的檔案。”而“大數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主體是人，這些數(shù)據(jù)是對人類生活和客觀世界的測量和記錄，涵蓋了人們生活的各個方面，它不僅是人們發(fā)表的隨身小記錄，更是整個大社會的記憶庫”。四大數(shù)據(jù)與檔案都屬于信息，也都是社會記憶，“在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，一切數(shù)據(jù)和記錄都將成為檔案”，因此，大數(shù)據(jù)就是檔案，或者說，檔案是大數(shù)據(jù)的一部分。有了大數(shù)據(jù)是檔案的理念，對于做好大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案工作有著重要的意義。要認(rèn)識到檔案數(shù)字化不等于大數(shù)據(jù)。檔案數(shù)字化在一個時期以來都是檔案工作信息化的重點工作，因而，“有同志樂觀地將檔案數(shù)字化與‘大數(shù)據(jù)等同起來，似乎只要實現(xiàn)了館藏檔案數(shù)字化，檔案工作就進(jìn)入了‘大數(shù)據(jù)時代”。曰顯然，這種認(rèn)識是不正確的。紙質(zhì)檔案數(shù)字化雖然與大數(shù)據(jù)有著密切的關(guān)系，但是不能等同于大數(shù)據(jù)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，不僅要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化，也要收集原生電子文件，更要收集各個業(yè)務(wù)部門通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)，這樣才能在數(shù)量上向大數(shù)據(jù)靠攏，還有運用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好檔案的編研、開發(fā)利用等等。大數(shù)據(jù)要比檔案數(shù)字化的內(nèi)涵豐富得多。

（二）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)時代檔案信息資源的安全體系建設(shè)，提高檔案數(shù)據(jù)的安全性

我們要充分認(rèn)識到，大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)的高度共享性必然帶來數(shù)據(jù)的安全問題。由于大數(shù)據(jù)是處于網(wǎng)絡(luò)化社會這樣一個開放的環(huán)境中，加上大數(shù)據(jù)中隱含的價值，使大數(shù)據(jù)更容易受到來自網(wǎng)絡(luò)上的攻擊，而檔案館長期以來處于一個相對封閉的環(huán)境中，且有相當(dāng)部分的檔案涉及一定的密級，稍有不慎，就容易造成檔案信息安全問題。因此，要提高檔案的安全性。具體而言，檔案管理人員要具有安全意識，在日常工作中要注意預(yù)防計算機(jī)感染病毒，同時，相關(guān)的政府部門，要出臺相關(guān)的管理規(guī)范和工作細(xì)則。一是加強(qiáng)安全制度建設(shè)。要保證檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)工作的安全，需要建立規(guī)范的人數(shù)據(jù)建設(shè)安全管理策略和制度，讓檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)工作在統(tǒng)一、安全、規(guī)范的管理框架下進(jìn)行，用管理來保證檔案大數(shù)據(jù)建設(shè)的安全;二是建立檔案數(shù)據(jù)分級制度，用能公開的檔案數(shù)據(jù)建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)，涉密的檔案數(shù)據(jù)按照國家相關(guān)法律法規(guī)嚴(yán)格管理;三是建設(shè)數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)，保證存儲上的大數(shù)據(jù)信息不會遭到人為破壞;四是建立大數(shù)據(jù)容災(zāi)機(jī)制，確保檔案大數(shù)據(jù)遭到破壞后能有效恢復(fù)。

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