照片檔案管理工作探究

楊舒棋

【摘要】照片能夠更加形象的記錄活動，并且目前照片檔案管理活動中設計的照片類型和內容越來越多，若不能有效的對照片檔案進行管理將極大的影響檔案管理工作，為此本文對如何做好照片檔案管理工作進行討論。本文首先對照片檔案管理工作中存在的問題進行分析，著重從收集、整理、保管幾方面進行，并對存在的問題提出相應的建議和對策。

【關鍵詞】照片檔案? 檔案整理? 檔案收集

隨著歷史時代的變遷，科學技術的迅猛發(fā)展，檔案載體也不斷更新換代，尤其數碼相機、手機等現代化電子設備的出現，人們記錄信息的方式更加多樣化，其中照片成為記錄檔案信息的主要形式之一。照片檔案以真實記錄歷史為目的，是為形象地記載和反映國家機關、社會組織或個人的工作、生活的歷史真實面貌而拍攝的社會或個人活動的整個發(fā)展過程中的某些重要場面。照片檔案與文字檔案相比，有著得天獨厚的屬性，其優(yōu)勢表現在它具有真實性、形象性和再現性，不僅能形象再現社會工作活動的生動畫面，還能使后人親眼目睹歷史發(fā)展變化的真實情景。因此，照片檔案的收集、整理和保管，應當引起檔案工作單位的重視。

1.照片檔案面臨的問題

1.1收集、整理方面

照片檔案的收集范圍廣，存在收集不全的問題。

《照片檔案管理規(guī)范》中明確規(guī)定了歸檔照片的歸檔范圍，即：反映單位主要職能和工作成果的照片;記錄本單位重大事件、事故、災害及其異常情況和現象的照片;領導人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關的重大公務活動的照片;本單位組織或參加的重要外事活動的照片;本單位召開的各類重大會議活動等有價值的照片。但在照片收集過程中，存在有些攝影部門（攝影者）不及時將照片檔案歸檔，造成照片檔案形成后，只存在于本處室電腦中，檔案管理人員如不及時溝通、協調、跟蹤，很有可能遺漏掉珍貴的照片檔案。檔案管理人員也因條件和職能的限制，不能及時了解單位重大活動時間，因而在收集過程中顯得被動，檔案管理人員想了解各單位照片檔案形成情況和存儲情況其難度可想而知。往往是各單位交多少，就存多少，很容易造成歸檔不全。

1.2保管方面

以照片、底片形式存在的感光材料是傳統(tǒng)照片檔案，以數碼影像技術與計算機技術形式存在的數碼數據是新型的照片檔案，又被稱之為電子檔案。照片檔案的保存是照片檔案管理的重點，眾所周知照片所需的存儲空間要遠遠大于文字類內容。而在照片檔案管理中，所涉及的圖片數量又極為龐大，這在存儲空間上便需要極大的存儲容量。有部分單位收集的照片和底片并不是存放在特定的器具中進行保存的，一些膠片類底片的保存更是需要特殊的環(huán)境，有的單位是將收集到的照片和底片與文書案卷整理歸檔在一起;存放照片、底片的庫房并不具備一定的儲存條件和設施，如沒有相應的恒溫、恒濕調節(jié)和控制設備等，使照片檔案保存條件基本與紙質檔案的保存條件等同。上述做法如若保存不當可能縮減照片檔案的壽命或者導致照片檔案損壞，最終導致無法恢復。

面對照片檔案管理存在的眾多問題，需要進一步思考問題的解決對策，尤其是在現代化技術飛速發(fā)展的環(huán)境中，我們需要尋找正確的思路和方式來解決這些問題。

2.建立健全照片歸檔制度

建立和健全照片歸檔制度非常重要，它是照片檔案收集工作的起點，也是為國家積累照片檔案財富的重要保證。照片歸檔制度主要包括三方面內容，即歸檔范圍、歸檔時間、歸檔案卷的質量要求。明確照片歸檔范圍，哪些照片應該歸檔，哪些照片不必歸檔，確定照片的歸檔范圍十分重要。明確攝影部門（攝影者）歸檔時間為隨時歸檔，隨時歸檔的優(yōu)越性在于能夠防止照片材料的散失;原版、原件易于區(qū)分;文字說明易于整理，有利于保證歸檔照片的完整與質量。因此，照片檔案的歸檔移交工作要著眼于平時，檔案人員應隨時了解本單位活動的信息和動向，一次會議、一項活動結束后，及時聯系攝影部門（攝影者）進行接收歸檔，以確保歸檔照片的齊全和完整。明確照片歸檔質量要求，一般要符合六項要求，即原版原件、齊全完整、結構合理、清晰無損、格式規(guī)范、介質優(yōu)良等。

3.規(guī)范照片檔案整理制度

照片檔案的整理工作是在對照片檔案鑒定的基礎上進行分類、排列和編目，使之形成有機聯系整體的過程。建立照片檔案的管理秩序，使所保存的照片檔案有序化、條理化，它是照片檔案管理工作的一個重要環(huán)節(jié)，是實現照片檔案科學管理和有效利用的一項基礎工作。不同類型的照片檔案具有不同的整理方法，應根據不同類型的照片檔案規(guī)范整理制度。

4.加強照片檔案保管措施

照片檔案在日常管理及使用過程中的保管，影響到其安全保存問題，不可忽視。一要健全制度。照片檔案保管部門應制定管理制度和管理措施，如：照片檔案的入庫檢查制度和定期檢查制度、庫房環(huán)境衛(wèi)生責任制、工作人員規(guī)范操作手冊及出入換衣、換鞋制度等。二要做好質量檢查。照片入庫前后都要進行質量檢查，只有通過不斷地檢查，才能及時發(fā)現問問題，以便有效針對性的采取相應措施進行補救或重新復制。三要合理存放。庫房、設備、環(huán)境是保存照片的重要外部因素，必須要制造一個良好的保存環(huán)境，才能減慢照片的衰變速度。四要做好備份與轉換。為保證數碼照片的數據的安全，需對其進行備份，以防止損壞和丟失，備份載體的選擇多樣化，可采用在線、離線相結合的方式實現多套備份，并注意異地保存。

參考文獻：

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[2]姚曉姍.機關照片檔案管理工作淺談[J].時代金融，2017（08）.