大數據時代背景下的檔案管理工作研究

翁慧

摘要：信息技術的發展為檔案管理工作的開展提供了必要的技術基礎，但是由于檔案管理理念的滯后以及相應的配套設施建設跟不上等因素，導致檔案管理工作開展緩慢。在大數據背景下，如果想提高檔案管理工作的質量，就要轉變傳統的管理模式，構建完善的檔案管理體系，保證檔案管理工作能適應當前時代的發展需要，最大限度地提高檔案資源的利用率。本文分析了大數據時代檔案管理工作存在的問題，提出了相應的解決策略，以供參考。

關鍵詞：大數據;檔案管理;問題;研究

在大數據時代，社會各個行業都面臨著對龐大的數據如何進行有效管理的挑戰，當然檔案管理也不例外。檔案管理工作主要是保存檔案，提供檔案，主要任務就是原始數據的收集、整理、檢索、保存以及有效利用等。在大數據時代，每天產生的數據量非常龐大，對于檔案管理從業者帶來了很大的挑戰。因此，在當前的大數據背景下，探討檔案管理工作具有重要的現實意義。

一、 當前檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理水平有待提高

在實際的檔案管理工作中，缺乏完善的檔案管理體系，管理工作基本上是各自為政，規范性有待提高。同時，隨著信息技術的快速發展，信息技術便捷的優勢讓人們獲取信息的渠道更加多元化，這對于還停留在傳統的檔案管理模式中的管理工作帶來挑戰。因此，檔案管理人員必須要實現紙質檔案向數字檔案的轉換，滿足人們多元的信息需求。

（二）檔案管理隊伍建設不足

多數的檔案管理人員缺乏專業技術知識，對于檔案管理的基本原則和制度了解不夠深，對于檔案管理工作的認識不足，認為只是將檔案收集起來，進行分類保存就可以了，檔案信息的價值不能很好地發揮出來。此外，檔案管理工作多是中老年人員，對于現代的新技術接受能力比較差，對于檔案的編研工作研究不夠深入，而且人員的流動性比較強，很難保證檔案管理工作連續的開展。

（三）檔案管理設施建設不足

隨著大數據時代的到來，數據信息的猛增，檔案的管理工作越來越復雜，工作量越來越大。因此，要做好檔案管理工作還需要借助現代信息技術來完成，這就需要加強對于基礎設施的建設。當前存在的情況是，多數單位對于檔案的基礎設施建設投入不足，導致一些檔案管理的設備、場地配備不足，老化的設備也不能及時更新，出現檔案資料丟失或是損壞的情況。

二、 大數據背景下檔案管理對策分析

（一）加強大數據背景下的檔案安全管理

在大數據發展背景下，面對海量的檔案數據，通過應用大數據技術能夠得到高效的處理。管理人員需要高度重視檔案信息安全，加強對檔案安全的管理。作為檔案管理人員，在工作中要按照規范應用殺毒軟件及時地更新系統補丁、查殺病毒，杜絕惡意軟件的入侵現象。在實際的管理工作中，檔案管理人員還要與大數據公司的技術人員進行高效對接，通過加強技術交流的方式來幫助檔案管理人員提升危機處理能力。最后，還要積極制定檔案數據安全保障制度，進一步規范檔案管理工作的操作流程，包括收集、整理以及調取等，并加強對檔案數據突發情況的緊急預案，確保檔案管理工作穩中有序、安全快捷。

（二）加強對高水準檔案管理人才的培養

對于檔案管理工作而言，管理人員的綜合素質將直接影響檔案管理工作質量。檔案管理機構需對檔案管理人才專門培養，并根據不同的行業進行專項人才培養。以不動產檔案管理部門為例，在對人才進行培養時，要做好對房地產專業領域知識的培訓，可以通過聘請專業的檔案管理人員對管理者進行全面的培訓。此外還可以通過構建科學的激勵機制的方式，督促管理人員不斷通過自我學習提升個人能力。

（三）拓展檔案職業合作領域

大數據時代的一個基本特點在于信息的開放與共享性。檔案管理工作要具備跨專業和跨地域的服務意識，積極進行多領域的檔案管理工作合作。對于檔案管理人員而言，要對現有的檔案領域局限進行積極突破，并深入地與其他領域進行交流，利用新技術和新方法對檔案進行管理。管理人員還要對其他信息學科的先進理論和方法進行借鑒，并與自己的檔案管理工作相融合，實現管理理念和實踐方法的創新。

（四）保障公民檔案利用的數據權

在當前的時代背景下，檔案管理工作也要遵循“以人為本”和“為人民服務”的原則。基于此，要進一步增加檔案數據信息的開放與共享程度，以此來保證公民對檔案利用的數據權。在信息管理行業，檔案管理工作人員則要重視對公民數據隱私的保護。如何對檔案信息資源進行有效開發與利用，并同時保障好公民的隱私應作為管理人員重點關注的課題，以確保在對檔案信息進行利用時，既能夠為公民提供更加全面的服務，又能夠避免公民個人信息受到侵害。

（五）構建完善的檔案管理的準入制度及管理機制

檔案管理工作的規范執行需要檔案管理制度的約束，確保對檔案數據進行合理的應用。首先針對大數據背景下檔案管理的準入條件，要進行適當提高。對于進入檔案系統的人員而言，要對其準入條件進行明確規定。要在檔案管理系統中安裝防火墻，避免黑客入侵，實現對數據的有效保護。同時要建立檔案數據安全的責任機制，對平臺上的數據進行法律責任劃分，明確責任人，提高管理人員對檔案數據保護的重視程度。此外，還要針對檔案管理工作制定完善的監督機制，防止檔案管理工作出現混亂。在具體的管理過程中，應配備專門的監督機構和監督人員，對每一個管理環節都進行嚴格地監督，以及時地發現檔案管理工作中管理人員出現的不當行為和失職行為，確保加強對檔案數據的有效保護。

三、結語

大數據時代的到來為檔案管理工作提供了全新的發展路徑，但面臨的情況也更加復雜，因此，作為檔案管理人員，必須要對大數據時代的相關技術進行應用，以改善當前檔案管理工作現狀。在具體的管理工作中，要重視檔案信息安全管理，積極培養檔案管理高端人才;此外，還要不斷拓展檔案管理的職業領域，通過科學的管理，可以進一步保障公民使用檔案信息的權利，幫助發揮檔案資源的社會價值。

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