探析鄉鎮檔案管理的特點及方式

孟會貞

摘要：加強鄉鎮檔案管理有利于鄉鎮完善基層事務、提高政府公信力。信息化時代背景下，為轉變鄉鎮檔案管理方式迎來了希望。本文基于鄉鎮檔案管理問題進行闡述，分析信息化背景下鄉鎮檔案管理的特點，綜合多個方面為鄉鎮檔案管理方式構建合理對策，旨在為鄉鎮檔案管理提供新的發展思路和管理模式指導。

關鍵詞：鄉鎮檔案;管理特點;管理方式

引言：

城市化進程加快，城鄉一體化建設進程也加快了發展的腳步。鄉鎮檔案管理也成為鄉鎮建設中的重要任務。信息化時代的背景打破原有的管理模式，結合信息化的管理更有利于改善檔案管理工作的效果。現階段鄉鎮信息檔案管理水平處于剛起步階段，還需要各方企業多加完善，更科學化地使用檔案管理。

一、鄉鎮檔案管理的作用

鄉鎮檔案管理的作用主要是：鄉鎮檔案管理是將鄉鎮工作內容以紙質的形式，用文字作記錄保存下來，為后續鄉鎮管理工作提供依據，其內容具有真實性。

鄉鎮部門在工作上具有重復性，若是遇到與之前處理的工作內容相同的工作情況時，之前的紙質檔案就派上了用場;鄉鎮檔案能在出現矛盾的時候，為鄉鎮部門的利益提供保障，檔案存在的目的就是為鄉鎮部門保存以往的工作過程，出現矛盾時，檔案內的說明能有效維護鄉鎮部門的權益，避免產生不必要的誤會;鄉鎮檔案管理還可以為鄉鎮部門后續工作提供經驗，檔案中記錄了鄉鎮發展的過程，能讓鄉鎮部門意識到以往的不足，為今后的發展提供方向;鄉鎮信息公開化，能讓居民更了解鄉鎮部門。

二、鄉鎮檔案管理新特點

（一）保存時間長

傳統檔案在管理方式上有一個較大的缺陷，就是諸多因素影響，無法長期保存，而信息化檔案卻不受這個問題的限制。信息化檔案管理能使檔案管理模式更清晰、更合理，對于特殊意義的檔案，還可以單獨保存，方便后期查閱。信息化檔案管理還可以開放對外平臺，給居民查看的機會，保障其知情權。

（二）管理人員素質高

傳統的鄉鎮檔案為了節約開支，采用的都是當地居民，信息化的高速發展，鄉鎮檔案管理需要借助互聯網得以實現。這個過程就要求檔案管理人員不僅能夠熟練使用計算機，還要有對鄉鎮各類事務整合的能力。

（三）信息化程度高

鄉鎮檔案主要由全宗檔案與非全宗檔案構成，像是人口普查，就屬于全宗檔案;經濟普查類的檔案則屬于非全宗檔案。檔案管理人應該在每一年的年底將所需檔案收納整理，裝訂在冊。現階段，信息化檔案管理，只需要將信息錄入在計算機內，就能完成整理，還方便查閱[1]。

三、有效提升鄉鎮檔案管理的方法

（一）管理方式升級

在檔案管理過程中，鄉鎮政府需要結合信息化知識，在管理方式方面適當地進行優化升級，以滿足 現階段社會發展需求。首先，政府有關部門需要適當簡化檔案管理程序。減去沒有必要的環節，從而有效提高信息化管理效率;其次，在整理檔案時，管理人員應積極轉變傳統管理理念，打破固有的管理模式，在互聯網普及的基礎上實行創新管理模式，以提高信息化檔案的管理效果;最后，改善鄉鎮檔案管理學習模式，政府部門需引進積極，符合當地鄉鎮發展實際情況的多樣化管理模式，并在應用基礎上對新模式進行深入式的探索。

（二）改善硬件設施

想要改善鄉鎮檔案管理，政府部門需要拿出資金，幫助鄉鎮優化檔案管理。可以為鄉鎮購買電腦等信息化設備，為鄉鎮檔案管理提供硬件措施。另一方面，政府相關部門進行信息化檔案管理時，應根據管理模式本身特點，為其創設完善檔案信息管理體系[2]。在管理系統內，相關管理人員可依照自己的經驗或特長，合理發揮自身的優勢管理檔案信息。此外，可以購買電子設備管理軟件，令管理人員慢慢熟悉電子文件與電子檔案，逐步實現對檔案的電子化管理模式。

例如，某鄉鎮人民政府緊跟時代步伐，希望將檔案演變為信息化管理模式。先是為鄉鎮購買了先進的設備，安排相關管理人員，為其培訓，學習相關計算機技術和知識，為實現檔案的信息化做出充足的準備。技術人員獲得信息化知識后，通過分類，將鄉鎮以往的紙質信息整理歸納在電腦中，實現檔案數字化保存功能，在需要查找檔案的時候，可以在電腦中直接查找，不但節約時間，還提高工作效率。技術人員利用先進信息技術，引進的電子設備管理軟件，將不同特點的檔案歸納在檔案庫中，在公開系統中適時公開，提升了鄉鎮政務工作的透明度，讓當地居民更了解政府。

（三）提高管理技術

為了進一步優化信息化檔案管理，鄉鎮政府部門應該為檔案管理配置優秀、專業的管理人才。在招收條件上，適當提高門檻，招收人員必須有過硬的專業技術和豐富的管理經驗，自身有良好的學歷背景。此外，政府部門相關管理人員應該定期地對檔案管理人員開展培訓，提高其對新知識的認知，保障信息化檔案管理工作有序進行。

（四）完善信息管理制度

政府部門為了進一步提高鄉鎮檔案管理水平，應在管理制度上入手。鄉鎮管理部門應當對檔案管理工作實施監察，將與檔案相關的工作都納入監督制度當中，認真地管理。在管理的過程中，對于不同崗位，采取不同程度的管控，讓管理工作變得更加有效、科學。鄉鎮部門領導要注意下發制度的落實性，細化全責到個人，每個崗位出了問題，都要有相對應的負責人，切實推行管理體系。

結論：

綜上所述，鄉鎮檔案記錄著鄉鎮發展過程，是其發展的助推器。傳統檔案管理，已經不再適用于現階段的鄉鎮發展需求。信息化檔案管理是必然發展趨勢，想要完美地實現，還需要鄉鎮領導大力支持構建新檔案管理模式的工作，用當下新技術新知識作為管理的后盾，才能更好發揮信息化檔案的優勢，服務于社會。

參考文獻：

[1]武紀領.探析鄉鎮事業單位檔案管理的新特點[J].辦公室業務，2020（04）：137+141.

[2]劉昌勇.鄉鎮檔案管理新特點及對策探究[J].農民致富之友，2018（18）：6.