企事業單位人事檔案管理初探

李林

摘要：目前大多數單位都在響應中央號召，積極進行各項改革工作，原有人事管理模式面臨巨大挑戰，怎樣提高單位人事檔案的完整性、真實性，為單位提供可靠的人才資源，這是在管理人事檔案時必須注意的部分。所以本文主要闡述企事業單位人事檔案管理問題，提出解決對策，希望能為各單位改革的正常運行提供一定的借鑒。

關鍵詞：企事業單位;人事檔案;檔案管理;問題與對策

現如今，企事業單位的人事檔案管理在其改革與發展進程中得到顯著的改善，但依舊存在一些問題，急需探索切實可行的對策，妥善解決問題，有效提高單位人事檔案管理水平，使其更好地履行服務職能。

一、企事業單位人事檔案管理的普遍問題

（一）檔案管理制度還不完善。完善的制度對于單位加強人事檔案管理是不可或缺的，但不少企事業單位基于目前條件正缺乏完善、系統的人事檔案管理制度，導致業務工作無從著手，落實不到位。沒能建立系統的、規范的人事檔案體系，引發人事檔案混亂以及人力資源流失等問題，不利于單位各項工作的正常進行。

（二）檔案管理內容不夠豐富。在過去，單位的人事檔案管理工作主要是收集、保存、管理查閱等。新時期檔案工作不但要做好這些工作，還要能夠促進單位的發展。然而人事檔案管理的內容并不豐富，無法滿足新時代的新要求，也不利于一些企事業單位的轉型，從而影響單位服務能力的提升，無法讓群眾獲得更多幫助，有待改善。

（三）檔案的信息化程度不高。隨著科技手段的持續更新，人事檔案普遍使用新的信息技術、大數據技術等，但很多單位特別是部分事業單位并未使用一些先進有效的技術手段。在管理人事檔案時缺乏對大數據技術的應用，不僅阻礙單位提高人事檔案管理工作效率，還會在一定程度上浪費人事檔案資源，不利于企事業單位優化人事檔案信息服務。

二、企事業單位人事檔案管理的對策建議

（一）出臺規章制度，強化人事檔案管理。領導干部要秉承我們是為了不忘初心，堅持真理而來，我們的初心，真理就蘊含在這些檔案中，充分認識人事檔案的重要性，在單位出臺一系列強化檔案管理的規章制度，配備專人管理人事檔案，并對檔案專員進行系統培訓。對單位其他部門也要提出嚴格要求，要建立主動送交職工檔案材料歸檔的制度，對于要及時歸檔的相關資料，及時交至人力資源部，做到不拖資料，不欠材料。此外，隨著人事檔案信息化程度的不斷加強，領導們應配備經費，購買先進的設備，早日實現人事檔案的電子信息化，提高檔案的安全性、可利用性。

（三）人事檔案管理者要全面提高自身素質。樹立“以人為本”的公共服務理念，提供細致、耐心、熱情的檔案服務。隨著檔案信息化程度的不斷加強，檔案管理從傳統的紙質整理、調檔向電子化轉變，人事檔案管理者不僅要熟識傳統的業務知識，改變以往的僅僅對人事檔案目錄實現電子化，而應更加深層次地挖掘人事檔案信息，使其為領導干部作出正確的決策提供可靠的資料。通過參加每年的全省檔案專業技術人員繼續教育培訓班發現，從事檔案工作的95%以上為女性，且年齡普遍為40歲以上，但是研究表明，男性的邏輯思維較女性強，且對電子計算機信息技術的敏感程度高于女性，對人事檔案信息化的發展能夠提供更多的幫助，因此單位領導在選擇人員從事人事檔案工作時要適當考慮當前檔案信息化這一大趨勢，合理安排匹配人員。（二）擴充檔案工作內容，豐富信息資源。對于新時代的企事業單位而言，原有人事檔案管理內容不夠豐富，應注意擴充，豐富人事檔案信息資源。例如在人事檔案管理工作過程中要注意保留以前整理、收集、存儲單位相關人員信息的部分，在此基礎上針對人員信息與特點開展分析工作，在分析中找到人事信息的一些規律，加強對人力資源的開發，最大限度挖掘人員的工作潛力，幫助單位儲備更多優秀人才，為有需要的單位提供優質服務;各單位的人事檔案管理工作不但要管理紙質檔案，還要根據新要求管理好電子版人事檔案，工作內容不但涉及到電子版人事檔案的收集、整理、存儲，還要加以核對，及時發現問題，聯系當事人即刻改正，開展定期備份工作和信息錄入、信息核對、信息安全、信息分享等工作，提升人事檔案管理水平。

（四）加強信息化建設，提高檔案利用率。單位的人事檔案是寶貴的人才信息資源庫，應利用各種新技術和資源，提高檔案工作效率，延長單位人事檔案的壽命，最大限度發揮檔案信息的作用。特別是在大數據時代，應基于信息技術的支持做好人事檔案的收集工作、分析工作，從軟硬件兩個方面加強人事檔案管理的信息化建設，提高檔案信息的利用率。例如在硬件上增加建設檔案管理基礎設施的投入，定期檢修事業單位的硬件設備，確保其順暢運行;在軟件上按照人事檔案管理需要優選合適的軟件，做好安全控制，安裝防火墻和補丁，實現信息加密，確保人事檔案信息的安全性、完整性。另外，基于計算機系統完善管理人事檔案的流程，建立信息庫，為利用者快速準確地調出所需檔案信息;轉變人事檔案存儲模式，通過信息化手段確保及時更新檔案數據信息，實現動態化管理，了解人員的個人技能特征、工資發放情況以及獎懲情況等;構建人事檔案管理數據庫，為單位的決策者配置人力資源提供參考，促使人才和崗位匹配，為單位的運作、管理與發展提供便利。

（五）專項審核要做到細致仔細，認而有據。隨著專項審核工作的推進，對人事檔案管理提出了更高的要求，管理人員要認真參加培訓，研習政策，工作中認真負責，一絲不茍，做到認而有據、不錯認、不漏認。

人事檔案是工具價值和信息價值雙元價值的結合體，既能為個人提供必要的個人證明信息，又能為單位作出決策提供依據，是重要的人才信息庫;人事檔案工作者是精細管理的實踐者、文獻邏輯的構造者，核心信息的守護者，身兼重任。新時期人事檔案工作為單位及人事檔案工作者提出了更高的要求，人事檔案工作由傳統載體向數據管理模式轉變，實體管理朝著自動化發展，服務向智慧化、遠程化轉換，這值得單位及人事檔案管理工作者深思。

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