淺析福利院收養人員檔案的收集與整理

孫強

摘 ?要：福利院收養人員檔案的收集與整理工作是福利院工作的核心環節，相關工作人員必須對此引起高度的重視，通過不斷改進和完善工作中的不足之處，來推動我國社會福利事業的穩步成長。

關鍵詞：福利院;收養人員檔案;收集與整理

引言

檔案收集與整理工作作為福利院工作的關鍵部分，對實現福利院社會保障功能起到了一定的推動作用，收養人員的檔案資料涉及到了收養人員的切實利益以及今后的人生發展，因此，福利院對此必須引起高度的重視，以便于為收養人員提供切實可行的保障。

一、簡述福利院收養人員檔案的收集范疇和建檔方式

1福利院收養人員檔案的收集范疇

規范收養人員檔案的收集范疇，是進行福利院收養人員檔案收集工作的首要任務，針對檔案收集管理的工作范疇主要有：首先，必須確定檔案信息的真實可靠性，并完整的記錄下收養人員的所有信息資料;其次，應該嚴格把控檔案收集工作的成本和便捷性，以便促進檔案的歸檔效率和完整性。同時，應該保障收集范疇的準確性，避免產生收養人員相關信息遺漏的現象，從根本上將對收養人員未來正常生活帶來的不良影響降至最低。在出現收集范圍過寬的情況時，相應的就會增加檔案收集的成本，還會在一定程度上降低檔案歸檔效率，并且完整性也會遭受影響。

因此，在實際的工作過程中，工作人員必須以國家有關的法律法規為準則，從收養人員的實際情況出發，劃分出完整準確的收養人員檔案信息收集范疇，其具體內容有：收養人員的心理信息、健康信息、入院時間及離院時間和個人影像資料等，同時還應該將入院登記表、病歷情況、身體檢查、成長報告及受教育記錄和家庭收養記錄的重要信息進行全面整理，以便于后續工作的順利進行。

2福利院收養人員檔案的建檔方式

福利院收養人員的檔案不同于其他的普通文件檔案，它主要是以收養人員為重心，通過對收養人員的實際情況、總體信息和生活軌道為依據，對收養人員整體情況實施記錄，并把收養人員的入院和離院時間等信息數據及影像資料進行歸納整理，最終整合而成的檔案信息資料。對福利院收養人員檔案的建檔工作可以參考人事檔案的建檔方式，并依據具體信息資料進行調整，要保證每一位收養人員的檔案都秉承“一人一卷”的準則，此外，還必須對有關的法律文件加以重視。

針對福利院收養人員都還尚未成年，在缺乏保護人的情況下，只能將自身的生存權、受教育權和相關法律權益等都托付于收養檔案來保護，當個人進入到福利院成為收養人員時，工作人員就必須對其實施建檔管理，其相關信息除了基本的健康資料外，還應該包括戶籍的相關信息，建檔完畢之后，再將檔案交給專門的檔案維護和管理機構，此外，還需要為收養人員編制統一的檔案編碼，以此來明確檔案信息的獨立性。針對建檔環節，除了要保證檔案的獨立性外，還需要保證檔案的連貫性，同時，這些檔案還需要擁有一定的開放性和完整性，有利于后續檔案錄入工作和收養人員離開福利院之后相關工作的順利開展。

二、提升福利院收養人員檔案收集與整理工作的具體建議

1加強收養人員檔案的收集工作

首先，福利院工作人員必須端正自身的工作態度，對收養人員檔案收集工作引起足夠的重視，對自己手中收發的檔案文件必須要保存完整，嚴格按照每個工作流程進行處理，在資料整理完畢之后必須要認真核實，構建完善的管理制度，以此約束每個工作人員的行為準則，做到賬目清楚，手續齊備，此外，還要認真落實好年度桂東和移交進室的相關工作。

2運用群眾的力量完善收養人員檔案收集工作

由于現階段大部分福利院檔案管理人員的緊缺，嚴重影響了福利院的正常運行，對此我們可以可以招聘一些兼職人員，通過群眾力量和專業人員的有效配合，有利于將分散收集整理和集中收集整理完美的融合到一起，這樣能夠有效的減少文件資料的失散情況，與此同時，還促進了收養人員檔案收集工作的規范化管理。

3提升收養人員檔案收集整理的信息化水平

①優化服務模式

隨著信息技術的飛速發展，收養人員檔案的收集與管理工作也應跟上時代的發展步伐，對于工作人員的服務模式也必須不斷創新與完善，我們可以定期為工作人員組織專業的培訓，在提升工作人員的業務水平的同時不斷優化傳統的服務模式，讓工作人員可以為人們提供更優質的服務。

②完善檢索系統

將先進的信息技術用于完善檢索系統，將其運用于福利事業，可以切實的做到檔案信息的在線查詢，設置檢索渠道，以此拓展檢索平臺，這樣有利于意愿收養家庭在線查尋適合自己的收養對象。

③強化信息化業務學習

傳統的檔案整理方式一般是運用紙質記錄，而隨著信息化的發展，現在已經實現了向電子化錄入的轉變，這就需要檔案管理人員必須掌握熟練的網絡技術，通過對先進設備和技術的不斷提升，來實現檔案整理的完整性和安全性，以此推動福利院的現代化信息管理。

結語

福利院收養人員檔案的收集與整理工作涉及到每一位收養人員的自身利益和今后的發展，所以，福利院應該對此給予足夠的重視，隨著信息化時代的發展，完善檔案的信息化管理，是推動社會福利事業現代化管理的有力途徑。

參考文獻

[1] 張旭.福利院收養人員檔案的收集與整理[J].陜西檔案，2016（06）：31-32.

[2] 羅佳婧.兒童福利院檔案管理研究[J].民營科技.2016（01）