企業固定資產投資項目檔案管理研究

摘 ?要：本文從固定資產投資項目檔案的概念出發，闡述了固定資產投資項目檔案的重要作用，分析了企業固定資產投資項目檔案管理存在的問題，探索了固定資產投資項目檔案管理的路徑。

關鍵詞：：固定資產投資項目;檔案管理

1.固定資產投資項目檔案的概念

固定資產投資項目檔案是指項目提出、立項、設計、施工、竣工，以及配套工藝設備儀器申購、研制、安裝、調試和經費使用等建設過程中形成的具有保存價值的文字、圖樣、表格、聲像、照片、電子文件等各種形式、各種載體的歷史記錄。

2.固定資產投資項目檔案的重要作用

固定資產投資項目具有以下特點：一是建設周期跨度長。二是建設項目種類多。三是建設單位（部門）參與多。四是建設文件材料數量大。五是檔案整理要求高。固定資產投資項目檔案和檔案工作的好與壞決定于固定資產投資項目管理工作的質量與水平。根據《國防科技工業固定資產投資項目檔案工作管理規定》明確規定，固定資產投資項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設項目，不得進行或通過整個固定資產投資項目的竣工驗收。由此可見，項目檔案驗收對整個項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現了檔案在固定資產投資項目竣工中的重要性。此外，項目檔案對建設項目日后的管理、使用、維護、改（擴）建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全，整理不規范，保管不安全都會直接影響項目發揮最大效益。

3.企業固定資產投資項目檔案管理存在問題及原因分析

目前企業固定資產投資項目檔案主要存在文件材料收集不完整、檔案整理不規范、檔案人員業務水平參差不齊等問題。其原因主要有：

對建設項目檔案管理工作重視不夠。從建設單位到施工單位，檔案意識淡薄，片面認為只要把工程搞好就行了，檔案資料工作差一點問題不大，因而對檔案工作不夠重視。部分建設單位人員都是兼職，造成職責不清，兼而不顧，工作不到位。

施工記錄滯后，各參建檔案人員素質偏低，業務不熟悉。施工過程中，監理單位不能嚴格按照規范標準確保施工記錄與工程同步形成，沒有實行工程中的檔案質量否決制。對工程按時完工有較高的要求，對工程進度和質量比較重視，而忽視了檔案資料的形成和積累，有些施工單位甚至未設專職檔案人員，多是兼職或臨時抽人整理立卷，這些人沒有參加過檔案專業培訓，造成檔案資料質量差，移交的檔案資料質量低。

4.企業固定資產投資項目檔案管理的路徑探析

從固定資產投資項目全過程來看，項目檔案管理工作可以從項目前期、施工中、竣工驗收及竣工后等幾個階段著手。

4.1固定資產投資項目前期項目檔案管理工作

4.1.1企業要深入貫徹執行項目檔案管理體系

工程立項開始，項目各參建單位就應將檔案工作作為工程建設的重要組成部分列入議事日程，將檔案工作納入項目建設規劃，建立檔案工作領導責任制和崗位責任制，明確工作職責，制定規章制度和業務規范;建立項目檔案工作網絡體系，強化業務基礎建設，著手開展文件材料的收集、積累和整理工作。貫徹執行項目檔案 “三納入”、“四參加”、“三同時”工作，項目專兼職檔案人員應從項目啟動開始，全程跟蹤，一站到底。責任單位要將項目檔案管理納入事故終身負責制。

4.1.2申明檔案資料保證金制度

為保證能夠有效控制工程質量，可采取收質量保證金的做法，即在招標合同文件中就明確將大約占工程款百分之五左右的費用作為質保金，工程質量（包括檔案資料質量）不符合要求，則不予計量支付，并及時將招標合同文件下發到各職能部門和施工單位貫徹執行。

4.2固定資產投資項目施工中項目檔案管理工作

4.2.1定期召開施工例會，加強學習培訓與溝通協調

項目施工中，檔案人員必須經常深入施工現場與項目實施單位（部門）建立聯系，對各階段形成的檔案資料及時追蹤和檢查，提出具體的檔案收集指導意見。企業要定期召開施工例會，定期召集有關單位人員參加會議，在會議中，檔案管理部門要注意相關文件的宣貫，加強相關人員培訓，執行人的工作能力和水平直接制約著固定資產投資項目檔案管理體系的執行效果。在施工例會上，多個部門協調工作進度、質量、安全施工等方面的工作，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。

4.2.2參加重要設備的開箱驗收

設備運到施工現場后，項目牽頭部門應及時通知檔案人員到場參加設備開箱，與項目相關單位人員根據裝箱單清點隨機文件，一一對照設備驗收歸檔，收集設備合格證等質保證書，簽字確認，有問題的，不予簽字。

4.3固定資產投資項目竣工階段項目檔案管理工作

4.3.1加大重點環節管控，不放過細節

項目竣工過程中，檔案人員將所有項目檔案分卷整理歸檔，應著眼整個項目全過程，系統把握項目檔案收集整理。要著重檢查項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質檢文件、重要合同、協議等重點環節，對項目建設的重要階段和關鍵環節（重要部位、重要工藝、重要工序、重大事件、重要活動），重要結構和關鍵部位的隱蔽工程形成的文件資料進行重點把控，也要注意歸檔材料細節的檢查，這些細節往往都是項目檔案驗收中容易出現的扣分項。個別專項工程（環保、消防、職業衛生、勞動安全、人防、防白蟻）有遺漏的，暫停施工，整改完畢，經甲方驗收后方可復工。

4.3.2高標準、嚴要求，自查自糾，確保順利驗收

項目檔案的驗收內容包括三個方面：一是項目檔案的基礎管理工作;二是項目檔案的完整、準確、系統情況;三是項目檔案的安全狀況。要按照這三個方面在項目竣工驗收前組織項目管理人員、檔案管理人員進行細致認真的自查，堅持高標準、嚴要求，對發現的問題及時解決，以確保項目檔案的質量，以保證項目順利通過驗收。

4.4固定資產投資項目竣工后項目檔案管理工作

項目經過竣工驗收后，建設單位要及時對項目全部檔案進行整理，歸檔，歸檔的文件資料應完整、準確、系統、有效，以備后續查閱和利用。按照紙質檔案數字化技術規范對項目紙質資料進行數字化轉化。建設單位應根據國家或行業電子文件管理的有關法律和標準規范，按照“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密”的原則，加強對項目所形成的全部電子文件的收集、管理和歸檔工作。按照檔案信息化建設的要求，及時將項目檔案資料輸入到檔案管理信息系統。

參考文獻

[1] 歐陽旭明.重大建設項目檔案工作全過程管理[J].中國檔案

[2] 黃靜雅.企業重大建設項目檔案管理的幾點體會[J].四川檔案

作者簡介：韓曉輝，男，1982年12月，河南省漯河市，漢族，館員，檔案編研與業務指導。